Thông tin chi tiết
Sau khi bắt đầu đặt hàng, thông báo "sản xuất đúng tiến độ" không đủ để quyết định liệu việc kiểm tra, giao hàng tại kho hay giao hàng có thể được tiến hành hay không. Giữ một bản ghi cột mốc liên kết cập nhật của nhà cung cấp với phiên bản đặt hàng, bằng chứng, các câu hỏi chưa được giải quyết và hành động tiếp theo.
Việc theo dõi sản xuất giúp việc kiểm tra đơn hàng dễ dàng hơn. Nó không đảm bảo chất lượng hoặc giao hàng, thay thế việc kiểm tra hoặc thay đổi các điều kiện thanh toán và cho xuất hàng đã thỏa thuận.
Đặt tham chiếu đơn hàng trước khi theo dõi tiến độ
Ghi lại đơn đặt hàng hoặc số đơn đặt hàng, sản phẩm và SKU, số lượng, thông số kỹ thuật hoặc bản sửa đổi bản vẽ, tham chiếu mẫu đã được phê duyệt, phiên bản bao bì và nhãn, các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận và sắp xếp giao hàng. Nêu tên người ra quyết định được ủy quyền của người mua và người liên hệ với nhà cung cấp.
Giữ những ngày đã thỏa thuận làm cơ sở. Ghi lại các đề xuất sau này một cách riêng biệt; không ghi đè lên kế hoạch ban đầu khi nhà cung cấp đề xuất ngày mới. Nếu một yêu cầu không được xác nhận, hãy đánh dấu nó là mở và xác định ai phải giải quyết nó.
Sử dụng hướng dẫn phê duyệt mẫu đối với hồ sơ phê duyệt và các sai lệch cho phép. Bản cập nhật sản xuất không được phép thay đổi mẫu hoặc thông số kỹ thuật đã được phê duyệt.
Sử dụng một bản ghi cột mốc
Sao chép cấu trúc này vào bảng tính hoặc tệp đơn hàng dùng chung. Sử dụng một hàng cho mỗi cột mốc và thêm bản cập nhật mới khi trạng thái của nó thay đổi. Ngày tháng, người và tài liệu tham khảo bằng chứng phải theo thứ tự thực tế; những lời nhắc dưới đây không phải là hồ sơ đã hoàn thành.
| Cột mốc | Kế hoạch / ngày thực tế | Tuyên bố của nhà cung cấp và bằng chứng đặt hàng | Vấn đề mở / chủ sở hữu / hành động tiếp theo |
|---|---|---|---|
| Vật liệu đã sẵn sàng | Ngày đã thống nhất; ngày thực tế hoặc chưa xác nhận | Tình trạng vật liệu; đơn hàng/SKU và thông số kỹ thuật; tài liệu tham khảo bằng chứng ngày tháng | Thiếu tài liệu hoặc phê duyệt; chủ sở hữu có tên; ngày cập nhật tiếp theo |
| Bắt đầu sản xuất / sản phẩm đầu tiên | Bắt đầu theo kế hoạch và báo cáo; tình trạng thực tế | Bằng chứng về sản phẩm đầu tiên hoặc dây chuyền, gắn với đơn hàng này; mẫu/bản vẽ tham chiếu | Sự khác biệt so với tham chiếu; ai kiểm tra; quyết định cần thiết |
| Tiến độ sản xuất | Điểm kiểm tra đã thống nhất; ngày cập nhật thực tế | Số lượng đã hoàn thành và còn lại theo SKU, như đã báo cáo; bằng chứng và giới hạn | Trì hoãn hoặc số lượng chưa được xác minh; hành động của nhà cung cấp; kiểm tra tiếp theo |
| Đã sẵn sàng đóng gói | Tình trạng thực tế và kế hoạch | Sửa đổi nhãn/đóng gói; bằng chứng về thùng carton và nhãn | Thay đổi không được phê duyệt hoặc thiếu nhãn; chủ sở hữu sửa chữa; kiểm tra lại |
| Sẵn sàng kiểm tra | Ngày kiểm tra được yêu cầu và xác nhận | Trạng thái hoàn thiện/đóng gói; vị trí; tài liệu tham khảo kiểm tra khi có sẵn | Truy cập, hàng hóa chưa hoàn thành hoặc chỉnh sửa; điều phối viên; hành động tiếp theo |
| Sẵn sàng bàn giao tại kho / bốc hàng | Ngày bàn giao đã lên kế hoạch và xác nhận | Danh sách đóng gói hiện tại; liên hệ nhận/chuyển tiếp; các yêu cầu tạm dừng chưa được giải quyết | Tài liệu bị thiếu hoặc khoản giữ chưa được giải quyết; người sở hữu; quyết định của người mua |
Trong mỗi lần cập nhật, hãy lặp lại tham chiếu và sửa đổi đơn hàng, ngày tuyên bố của nhà cung cấp, ngày bằng chứng và ai đã kiểm tra nó. Nếu không xác định được ngày hoặc số lượng thực tế thì ghi "không xác nhận"; không sao chép giá trị theo kế hoạch vào trường thực tế.
"Nhà cung cấp báo đã hoàn tất", "đã nhận được bằng chứng", "đã được kiểm tra theo yêu cầu đã thỏa thuận" và "người mua đã ủy quyền cho bước tiếp theo" là các trạng thái khác nhau. Ghi lại chúng một cách riêng biệt.
Yêu cầu bằng chứng trả lời một câu hỏi cụ thể
Yêu cầu bằng chứng cho thấy sản phẩm có liên quan, SKU, số tham chiếu lô hoặc đơn hàng, giai đoạn hiện tại và ngày tháng. Ảnh chụp sản phẩm đầu tiên trên dây chuyền có thể hiển thị một đặc điểm rõ ràng; họ không chứng minh được rằng toàn bộ đơn hàng đã hoàn chỉnh hay mọi mặt hàng đều phù hợp. Yêu cầu nhà cung cấp xác định những gì hình ảnh bao gồm và những gì chưa được hiển thị.
Đối với số lượng tiến độ, hãy tách số liệu báo cáo của nhà cung cấp khỏi số lượng được kiểm tra độc lập trong phạm vi đã thỏa thuận. Đối với bao bì, hãy so sánh nhãn, ký mã hiệu vận chuyển, chi tiết thùng carton và phụ kiện hiện tại với phiên bản đã được phê duyệt. Nếu hàng hóa sẽ được gộp lại, hãy xác nhận thông tin nhận dạng nhà cung cấp và SKU trước khi giao hàng.
Ghi nhận việc đã nhận ảnh. Chỉ đóng cột mốc khi đáp ứng được việc kiểm tra hoàn thành đã thỏa thuận và các mục chưa được giải quyết được ghi lại. Một bản cập nhật hình ảnh không thay thế quy trình kiểm tra trước khi giao hàng.
Khi một ngày trôi qua, hãy lấy kế hoạch sửa đổi và quyết định
Nếu một cột mốc đã thỏa thuận bị bỏ lỡ hoặc nhà cung cấp đề xuất một ngày muộn hơn:
- Giữ ngày gốc và ghi lại thời điểm báo cáo sự chậm trễ. Hỏi những gì đã hoàn thành, những gì còn lại, lý do đưa ra và SKU hoặc bước nào bị ảnh hưởng.
- Yêu cầu bằng chứng liên quan đến đơn hàng về trạng thái được báo cáo và thông tin còn thiếu cần thiết để đánh giá trạng thái đó. Ghi lại sự không chắc chắn thay vì coi lời giải thích là sự thật đã được xác minh.
- Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp trình tự sửa đổi với ngày tháng, phụ thuộc được đề xuất và chủ sở hữu hành động được nêu tên. Kiểm tra tác động của việc tiếp cận kiểm tra, nhận kho và lịch trình của người giao nhận với các bên liên quan.
- Đưa các tùy chọn có sẵn, rủi ro chưa được giải quyết và mọi thay đổi về chi phí hoặc thanh toán được đề xuất cho người ra quyết định được ủy quyền của người mua. Lấy quyết định bằng văn bản của người mua trước khi chấp nhận những thay đổi ngoài thỏa thuận hiện tại hoặc gỡ bỏ yêu cầu tạm dừng có liên quan.
- Lưu kế hoạch và quyết định đã sửa đổi dưới dạng phiên bản mới, thông báo cho người nhận bị ảnh hưởng và ghi lại xác nhận của họ. Giữ các hành động đang mở hiển thị cho đến khi được kiểm tra.
Đừng phát minh ra một khoảng thời gian theo đuổi hàng ngày hoặc hàng tuần phổ biến. Đồng ý cập nhật tiếp theo về mặt hàng chưa được giải quyết, trình tự sản xuất và mọi thời hạn nhận hoặc đặt chỗ có liên quan. Nếu câu trả lời vẫn chưa rõ ràng, hãy nêu bằng chứng còn thiếu và quyết định; chỉ nhắc nhở lặp đi lặp lại không tạo nên sự sẵn sàng.
Kết nối trạng thái sản xuất với kiểm tra và bàn giao
Xác nhận địa điểm kiểm tra, quyền truy cập, trạng thái hoàn thành và đóng gói, các yêu cầu tham khảo và ngày đề xuất trước khi sắp xếp tham dự. Hỏi xem việc kiểm tra có thể diễn ra trước khi thanh toán số dư theo các điều khoản hiện tại hay không. Cuộc kiểm tra theo kế hoạch, báo cáo được ban hành và quyết định cho xuất hàng của người mua là những hồ sơ riêng biệt.
Đối với việc tiếp nhận kho và nhiều nhà cung cấp, hãy sử dụng hướng dẫn hợp nhất. Để truyền dữ liệu đóng gói, danh bạ và phiên bản tài liệu, hãy sử dụng danh sách kiểm tra bàn giao giao nhận vận tải. Kiểm tra tải chi tiết thuộc về danh sách kiểm tra tải container.
Đưa các điều kiện về chất lượng, tài liệu, số lượng và thanh toán/cho xuất hàng chưa được giải quyết vào hồ sơ bàn giao. Không đánh dấu hàng hóa đã được xuất xưởng vì nhà cung cấp cho biết chúng đã hoàn thành, vì có ảnh đã đến hoặc vì người giao nhận đã sẵn sàng nhận hàng. Giữ thỏa thuận hiện có và hướng dẫn bằng văn bản được ủy quyền của người mua làm cơ sở cho bước tiếp theo.
Alex Trading Group có thể trợ giúp như thế nào
Trong phạm vi đã thỏa thuận, Alex Trading Group có thể theo dõi thông tin cập nhật của nhà cung cấp ở Trung Quốc, thu thập bằng chứng liên quan đến đơn đặt hàng, làm rõ chi tiết đóng gói, phối hợp hỗ trợ kiểm tra và giúp chuẩn bị kho hàng, bốc hàng hoặc bàn giao lô hàng. Xem báo giá, mẫu và hỗ trợ theo dõi sản xuất của chúng tôi.
Nhà cung cấp vẫn chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ sản xuất đã thỏa thuận của mình; người mua giữ lại các quyết định phê duyệt và cho xuất hàng. Việc theo dõi của Alex không đảm bảo về ngày giao hàng hoặc chất lượng sản phẩm của nhà cung cấp và công việc kiểm tra, lưu kho hoặc vận chuyển phải được thống nhất cho đơn đặt hàng.
Để yêu cầu hỗ trợ tiếp theo, hãy gửi tham chiếu đơn hàng, liên hệ hoặc liên kết của nhà cung cấp, thông số kỹ thuật/mẫu hiện tại và tài liệu tham khảo về bao bì, số lượng, giai đoạn thanh toán, điểm đến, ngày thỏa thuận, cập nhật mới nhất và câu hỏi cụ thể chưa được giải quyết. Nêu rõ hành động tiếp theo cần xác nhận.
Câu hỏi thường gặp
Tôi nên yêu cầu cập nhật tiến độ sản xuất với tần suất như thế nào?
Thống nhất các điểm kiểm tra và ngày cập nhật tiếp theo cho đơn hàng thực tế. Nguyên vật liệu, thành phẩm đầu tiên, tiến độ sản xuất, đóng gói, sẵn sàng kiểm tra và bàn giao là những giai đoạn hữu ích; khoảng thời gian phụ thuộc vào trình tự sản xuất và các vấn đề mở.
Hình ảnh sản xuất có chứng minh được đơn hàng đã sẵn sàng không?
Không. Ghi lại đơn hàng, ngày tháng, giai đoạn và các mục trong ảnh. Họ có thể hỗ trợ kiểm tra cụ thể, nhưng họ không chứng minh được đầy đủ số lượng, sự phù hợp, chấp nhận kiểm tra hoặc ủy quyền vận chuyển.
Tôi nên làm gì khi nhà cung cấp thay đổi ngày hoàn thành?
Giữ lại ngày gốc, yêu cầu bằng chứng và kế hoạch sửa đổi, kiểm tra ảnh hưởng của việc kiểm tra và sắp xếp vận chuyển, đồng thời lấy quyết định bằng văn bản được ủy quyền của người mua về những thay đổi cần được phê duyệt. Tiếp tục ghi rõ các yêu cầu tạm dừng chưa được xử lý.
Việc theo dõi sản xuất có thể đảm bảo chất lượng hoặc giao hàng không?
Không. Nó cải thiện khả năng hiển thị và ghi lại các quyết định. Năng lực của nhà cung cấp, các yêu cầu đã được thống nhất, việc kiểm tra và việc thực hiện thực tế vẫn quyết định kết quả.
