Danh sách kiểm tra bàn giao đại lý vận chuyển và giao nhận hàng hóa Trung Quốc cho người mua ở nước ngoài

Một công ty giao nhận hoặc đại lý vận chuyển hàng hóa Trung Quốc cần một hồ sơ vận chuyển có thể sử dụng được chứ không phải một số danh sách đóng gói xung đột. Trước khi bàn giao, hãy xác định ai cung cấp từng mặt hàng, ai kiểm tra nó, phiên bản nào mà người giao nhận nhận được và mặt hàng nào vẫn cần quyết định của người mua.

Giữ bốn bước riêng biệt: yêu cầu ước tính cước phí, hướng dẫn đặt chỗ, xác nhận đã nhận thông tin và cho phép giải phóng hàng hóa. Việc hoàn thành một cái không tự động ủy quyền cho những cái khác.

Để biết quy trình đặt hàng rộng hơn, hãy xem quy trình nhập đơn hàng đầu tiên.

Đồng ý phạm vi trước khi gửi hướng dẫn

"Người giao nhận vận tải" và "đại lý vận chuyển" có thể mô tả các phạm vi dịch vụ khác nhau. Xác nhận ai xử lý việc nhận hàng, nhận hàng tại kho, gom hàng, xếp hàng, chứng từ vận chuyển, điều phối xuất khẩu/hải quan, bảo hiểm, xử lý tại điểm đến và giao hàng cuối cùng, nếu có. Ghi lại các trường hợp loại trừ và người liên hệ chịu trách nhiệm cho từng dịch vụ đã thỏa thuận.

Ghi lại điều khoản thương mại đã thỏa thuận, địa điểm hoặc cảng được chỉ định và ấn bản áp dụng. Tổng quan về Incoterms 2020 của ICC giải thích vai trò của họ trong trách nhiệm của người mua/người bán. Quy tắc và vị trí được đặt tên là tham chiếu cho quá trình chuyển giao; chúng không thay thế phạm vi đã thỏa thuận của đơn hàng hoặc hướng dẫn chuyển tiếp bằng văn bản. Yêu cầu các bên liên quan làm rõ mọi khoảng trống trước khi tiến hành bước bị ảnh hưởng.

Đừng cho rằng người giao nhận đang kiểm tra chất lượng sản phẩm hoặc nhóm tìm nguồn cung ứng/hỗ trợ đang cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa, môi giới hải quan hoặc bảo hiểm. Xác nhận riêng các dịch vụ này với nhà cung cấp có trách nhiệm.

Xây dựng một bảng theo dõi bàn giao

Sử dụng một tham chiếu lô hàng và một phiên bản ghi ngày tháng cho tệp này. Các vai trò bên dưới là lời nhắc phân bổ công việc theo thỏa thuận hiện có, chứ không phải hợp đồng mới giao nhiệm vụ chung. Nêu tên nhà cung cấp, người kiểm tra và người nhận thực tế cho từng hạng mục; đồng ý phân bổ khác một cách rõ ràng nếu cần thiết.

"Đã nhận" có nghĩa là người nhận được nêu tên đã xác nhận phiên bản đó. Điều đó không có nghĩa là người nhận đã xác minh hàng hóa thực tế, chất lượng sản phẩm được chấp nhận hoặc việc xuất xưởng đã được phê duyệt. Giữ những quyết định đó trong lĩnh vực riêng của họ.

Nhãn ước tính trước khi yêu cầu giá cước

Để ước tính ban đầu, hãy đánh dấu số lượng thùng carton, kích thước, trọng lượng, thể tích và mức độ sẵn sàng theo ước tính ở những nơi chưa được xác nhận. Bao gồm các đơn vị, mô tả sản phẩm/SKU, địa điểm nhận hàng, điểm đến, phương thức đề xuất, điều kiện thương mại/địa điểm được chỉ định và các đặc điểm hàng hóa có liên quan như pin, chất lỏng, nam châm, tính dễ vỡ hoặc bao bì quá khổ. Hỏi người giao nhận những chi tiết bổ sung cần thiết cho tuyến đường và nhà vận chuyển.

Yêu cầu mức giá kèm theo các giả định, dịch vụ bao gồm và loại trừ, tính hợp lệ và mọi điều kiện để sửa đổi. Ước tính dựa trên dữ liệu đóng gói sơ bộ không phải là đặt chỗ vận chuyển được xác nhận hoặc đảm bảo về khoản phí cuối cùng.

Trước khi hướng dẫn đặt chỗ, hãy lấy dữ liệu hàng hóa hiện tại và trạng thái sẵn sàng, xác định các ước tính còn lại và yêu cầu người giao nhận xác nhận những gì họ có thể đặt trên cơ sở đó và mọi điều kiện. Nhận hướng dẫn được ủy quyền của người mua theo thỏa thuận hiện có. Ghi lại xác nhận đặt chỗ vận chuyển riêng biệt với yêu cầu; không mô tả không gian hoặc chuyến đi như đã được xác nhận cho đến khi người giao nhận xác nhận.

Kiểm tra chứng từ đối với cùng phiên bản hàng hóa

Liên kết danh sách đóng gói và hóa đơn thương mại với tham chiếu lô hàng và dữ liệu hàng hóa được chia thành từng khoản hiện tại. Kiểm tra mô tả sản phẩm, số lượng, số lượng thùng carton, nhãn hiệu, kích thước và trọng lượng trên các hồ sơ liên quan; xác định ai phải sửa từng điểm không khớp. Hỏi ai cung cấp và xem xét vận đơn hoặc dự thảo vận đơn hàng không và khi nào thông tin chi tiết về người nhận phải được xác nhận.

Hướng dẫn chứng từ xuất khẩu phổ biến của Cơ quan Quản lý Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ mô tả các tài liệu như hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và chứng từ vận chuyển. Sử dụng nó làm mô tả chung về các loại tài liệu, không phải là danh sách kiểm tra tuân thủ dành riêng cho điểm đến hoặc điểm xuất phát từ Trung Quốc. Yêu cầu phụ thuộc vào hàng hóa, tuyến đường và điểm đến; xác nhận chúng với nhà nhập khẩu, người giao nhận và người môi giới hải quan nếu thích hợp.

Liệt kê mọi tài liệu xuất xứ được yêu cầu, báo cáo/chứng nhận sản phẩm, chi tiết về nhà nhập khẩu/thuế hoặc tài liệu nhãn mác với nhà cung cấp, người đánh giá và ngày đến hạn. Đánh dấu các mục có điều kiện "nếu được yêu cầu" cho đến khi khả năng áp dụng được xác nhận. Mã HS do nhà cung cấp đề xuất là thông tin đầu vào để xem xét chứ không phải là quyết định phân loại cuối cùng.

Khi hàng hóa hoặc tài liệu thay đổi, hãy tạm dừng bước bị ảnh hưởng

Nếu số lượng thùng carton, kích thước, trọng lượng, nhãn hiệu, số lượng hoặc tài liệu không thống nhất:

1. Xác định các phiên bản xung đột và hàng hóa/bước bị ảnh hưởng. Yêu cầu bên liên quan tạm dừng bước đó trong khi sự khác biệt được giải quyết; ghi lại xác nhận giữ và người nhận.
2. Yêu cầu nhà cung cấp, nhà kho hoặc người kiểm tra chịu trách nhiệm về việc kiểm đếm lại, đo lại, tài liệu đã chỉnh sửa hoặc bằng chứng khác đã được thống nhất. Giữ phiên bản gốc và ghi lại những gì đã thay đổi và ai đã kiểm tra nó.
3. Hỏi người giao nhận xem thay đổi đó có ảnh hưởng đến giá cả, đặt chỗ, nhận hàng, chứng từ vận chuyển hay thời gian hay không. Xác định chủ sở hữu hành động và quyết định của người mua được yêu cầu; đừng cho rằng một báo giá hoặc hướng dẫn trước đó bao hàm sự thay đổi.
4. Phát hành một phiên bản thay thế có ghi ngày tháng cho những người nhận bị ảnh hưởng. Nhận được xác nhận rằng nó thay thế phiên bản trước đó và ghi lại mọi báo giá/xác nhận đặt chỗ đã được sửa đổi. Chỉ tiếp tục khi các bước kiểm tra bắt buộc và quyết định được ủy quyền cho bước đó được ghi lại.

Ví dụ: nếu số lượng thùng carton cuối cùng khác với ước tính, đừng để lại ước tính trong hồ sơ đặt chỗ. Đối chiếu số lượng và danh sách đóng gói, gửi dữ liệu đã xác nhận với sự thay đổi được xác định rõ ràng và nhận được xác nhận cập nhật của người giao nhận cũng như mọi sự chấp thuận cần thiết của người mua. Đừng âm thầm thay thế file đính kèm cũ.

Bàn giao cả các yêu cầu tạm dừng liên quan đến kiểm tra và nhận hàng

Ghi lại xem việc kiểm tra đang chờ xử lý, các sửa chữa đang được tiến hành, cần kiểm tra lại hay người mua đã ủy quyền cho bước tiếp theo. Có báo cáo không có nghĩa là người mua chấp nhận kết quả. Luôn hiển thị các điều kiện thanh toán và giải phóng đã thỏa thuận; việc đã đặt chỗ vận chuyển hoặc có lịch lấy hàng không làm mất hiệu lực các điều kiện này. Xem hướng dẫn kiểm tra trước khi giao hàng.

Đối với nhiều nhà cung cấp, hãy thống nhất địa điểm nhận hàng, địa chỉ liên hệ, sắp xếp giao hàng, nhận dạng nhà cung cấp/SKU và cách báo cáo những khác biệt trước khi hàng hóa đến. Sử dụng của chúng tôi hướng dẫn hợp nhất để nhận và đóng gói lại, và danh sách kiểm tra tải container để ghi chép việc xếp hàng. Sổ đăng ký chuyển giao nên tham chiếu các bản ghi đó thay vì lặp lại các thủ tục của chúng.

Alex Trading Group có thể trợ giúp như thế nào

Trong phạm vi đã thỏa thuận, Alex Trading Group có thể giúp theo dõi các nhà cung cấp, làm rõ tình trạng sản xuất và đóng gói, phối hợp kiểm tra, nhận kho, kiểm tra thùng carton, đóng gói lại, hợp nhất, chuẩn bị xếp hàng và bàn giao lô hàng tại Trung Quốc. Xem lại tìm nguồn cung ứng trực tiếp tại nhà máy trong khi lựa chọn nhà cung cấp, hỗ trợ thực hiện giao dịch để biết các chi tiết chưa được giải quyết của nhà cung cấp hoặc hỗ trợ kiểm tra, kho hàng và vận chuyển trước khi hàng hóa được vận chuyển.

Nhà cung cấp, người mua, người giao nhận và Alex giữ nguyên trách nhiệm đã thỏa thuận của họ. Sự phối hợp của Alex không thay thế sự chấp thuận của người mua, phạm vi vận chuyển của người giao nhận hoặc lời khuyên về điểm đến cụ thể từ chuyên gia chịu trách nhiệm; công việc làm thêm và những thay đổi cần có sự cho phép có liên quan.

Để gửi chi tiết lô hàng của bạn, bao gồm thông tin liên hệ của nhà cung cấp, danh sách sản phẩm, dữ liệu thùng carton hiện tại và liệu nó được ước tính hay xác nhận, điểm đến, thông tin liên hệ của người giao nhận, trạng thái kiểm tra/lưu giữ, phiên bản tệp mới nhất và câu hỏi hoặc quyết định cần giải quyết.

Câu hỏi thường gặp

Người giao nhận vận tải có giống như đại lý tìm nguồn cung ứng không?

Không. Giao nhận chủ yếu liên quan đến việc di chuyển lô hàng và chứng từ; hỗ trợ tìm nguồn cung ứng hoặc thực hiện giao dịch có thể giải quyết vấn đề chuẩn bị cho nhà cung cấp, sản xuất, kiểm tra và kho hàng trong phạm vi đã thỏa thuận. Xác nhận ai thực hiện từng nhiệm vụ.

Tôi có thể yêu cầu báo giá cước vận chuyển trước khi đóng gói cuối cùng không?

Có, dán nhãn dữ liệu sơ bộ là ước tính và yêu cầu các giả định cũng như điều kiện sửa đổi. Xác nhận dữ liệu hiện tại và hướng dẫn cần thiết trước khi đặt chỗ; yêu cầu báo giá không cho phép đặt chỗ hoặc giải phóng hàng hóa.

Tôi nên làm gì nếu danh sách đóng gói và số lượng thùng carton khác nhau?

Tạm dừng bước bị ảnh hưởng, xác định người kiểm tra chịu trách nhiệm, đối chiếu hàng hóa và chứng từ, đồng thời cấp bản thay thế có ghi ngày tháng. Nhận được xác nhận và bất kỳ xác nhận đặt chỗ/giá sửa đổi nào cũng như quyết định của người mua cần thiết trước khi tiếp tục.

Xác nhận của người giao nhận có nghĩa là hàng hóa đã được phê duyệt?

Không. Việc nhận hồ sơ, xác minh thực tế, chấp nhận kiểm tra và hướng dẫn giải phóng của người mua là các trạng thái riêng biệt. Hãy ghi lại từng điều một cách rõ ràng.