Cách hợp nhất hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp ở Trung Quốc

Cách hợp nhất hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp ở Trung Quốc

Tìm nguồn cung ứng từ một số nhà cung cấp Trung Quốc có thể tiết kiệm tiền hoặc mang lại cho người mua những lựa chọn sản phẩm tốt hơn. Nó cũng có thể biến việc chuẩn bị vận chuyển thành một nút thắt.

Đối với người mua quản lý đơn hàng nhập khẩu Trung Quốc đầu tiên của họ, việc hợp nhất là một phần của quy trình lớn hơn. Xem hướng dẫn của chúng tôi về cách nhập hàng từ Trung Quốc: quy trình làm việc đặt hàng đầu tiên.

Một nhà cung cấp kết thúc sớm. Một người khác đến muộn. Thùng carton sử dụng các nhãn khác nhau. Một sản phẩm cần đóng gói lại. Người giao nhận yêu cầu chi tiết hàng hóa nhưng người mua chỉ nhận được tin nhắn rải rác từ ba nhà máy.

Việc hợp nhất giúp đưa những phần rời rạc đó vào một kế hoạch vận chuyển.

Hợp nhất hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp ở Trung Quốc thường có nghĩa là nhận hàng hóa của mỗi nhà cung cấp tại một nhà kho hoặc điểm tập kết, kiểm tra số lượng và thùng carton, sửa nhãn hoặc bao bì khi cần thiết, chuẩn bị một danh sách hàng hóa tổng hợp và điều phối việc xếp hàng cuối cùng và bàn giao lô hàng.

Lập danh sách nhà cung cấp trước

Bắt đầu với một bảng đơn giản. Đối với mỗi nhà cung cấp, hãy ghi lại tên công ty, người liên hệ, sản phẩm, SKU, số lượng, ngày hàng sẵn sàng, số lượng thùng carton, phương pháp đóng gói, địa điểm nhà máy và người liên hệ giao hàng.

Điều này nghe có vẻ cơ bản bởi vì nó là như vậy. Không có danh sách này, mọi bước sau sẽ trở nên khó khăn hơn.

Thống nhất hướng dẫn nhận hàng trước khi nhà cung cấp gửi hàng

Đừng cung cấp địa chỉ kho cho một số nhà cung cấp và cho rằng kho đã chấp nhận công việc. Trước tiên, hãy lấy văn bản xác nhận về phạm vi tiếp nhận, liên hệ, thủ tục đặt chỗ, giờ hoạt động và các hạn chế về hàng hóa. Hỏi xem mỗi lần giao hàng có cần một cuộc hẹn, tài liệu tham khảo về việc giao hàng hoặc danh sách đóng gói trước hay không. Xác nhận ai sẽ dỡ hàng và liệu có cần sử dụng pallet hoặc phương tiện tiếp cận cụ thể hay không.

Cung cấp cho mỗi nhà cung cấp một tài liệu tham khảo về đơn hàng và hướng dẫn đánh dấu thùng carton mà nhà kho đã đồng ý có thể sử dụng. Một tài liệu tham khảo hữu ích kết nối người mua, nhà cung cấp, đơn hàng, SKU và trình tự thùng carton. Không đặt thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm về mặt thương mại không cần thiết trên thùng carton bên ngoài. Gửi cho kho danh sách nhà cung cấp riêng biệt để biết lô hàng nào thuộc cùng một hợp nhất.

Sử dụng một tờ hướng dẫn nhận như thế này. Đây là mẫu lập kế hoạch chứ không phải thỏa thuận dịch vụ của Alex.

Việc nhận các thùng carton kín không xác nhận các đơn vị bên trong, chất lượng sản phẩm, sự tuân thủ quy định hoặc giấy phép vận chuyển. Nếu cần kiểm tra sản phẩm, hãy thống nhất phạm vi và thời gian riêng. Sử dụng danh sách kiểm tra trước khi giao hàng cho quyết định đó thay vì coi các bức ảnh kho hàng như một báo cáo kiểm tra.

Quyết định nơi nhận hàng

Hàng hóa có thể được gửi đến kho, kho giao nhận, điểm tập kết hoặc đôi khi được bốc từ nhà máy. Nếu hàng hóa đến từ nhiều nhà cung cấp thì đưa hàng về một kho thường dễ điều phối hơn.

Việc nhận hàng tại kho sẽ hỗ trợ khi người mua cần kiểm tra thùng carton, đóng gói lại, tách SKU, gom hàng, chuẩn bị xếp hàng hoặc một danh sách hàng hóa cuối cùng trước khi vận chuyển.

Để chuẩn bị cho lô hàng sau khi gom hàng, người mua cũng nên lập kế hoạch chi tiết xếp hàng, hồ sơ hàng hóa và chuẩn bị container trước khi hàng rời Trung Quốc.

Xác nhận lịch giao hàng của từng nhà cung cấp

Trước khi vận chuyển hàng hóa, hãy hỏi từng nhà cung cấp về ngày sẵn sàng, số lượng thùng carton, tổng trọng lượng, kích thước thùng carton, ảnh đóng gói, người liên hệ và phương thức giao hàng.

Nếu một nhà cung cấp đến trễ, hãy quyết định xem nên đợi, chia lô hàng hay điều chỉnh kế hoạch xếp hàng. Không phát hiện ra sự chậm trễ trong ngày tải.

Đặt ngày quyết định chờ hoặc tách

Lùi lịch từ hạn chót giao hàng và nộp chứng từ đã được đơn vị giao nhận xác nhận, chừa thời gian nhận hàng, kiểm tra, đóng gói lại theo phê duyệt và bàn giao. Thời hạn đến kho không tự động là thời hạn của người vận chuyển. Hỏi người giao nhận điều gì sẽ xảy ra nếu chi tiết, số lượng hoặc ngày tháng của hàng hóa thay đổi; việc đặt chỗ dự kiến ​​không phải là bằng chứng cho thấy hàng hóa có thể được vận chuyển.

Khi nhà cung cấp trượt, hãy yêu cầu ngày sẵn sàng sửa đổi và bằng chứng về những gì thực sự đã hoàn thành. So sánh các lựa chọn sau bằng cách sử dụng báo giá bằng văn bản hiện tại và mức độ ưu tiên giao hàng của người mua. Không có số ngày chung nào đáng để chờ đợi.

Chỉ so sánh các chi phí bổ sung do quyết định gây ra: giữ hàng sẵn sàng, thay đổi đặt chỗ và gửi một lô hàng riêng. Không thêm báo giá cước vận chuyển ban đầu đầy đủ vào một lựa chọn trong khi chỉ tính phụ phí cho một lựa chọn khác. Kiểm tra tiền tệ, xử lý thuế, tính hợp lệ của báo giá, các điểm loại trừ và liệu lô hàng sau này có cần xử lý hoặc chứng từ điểm đến riêng hay không. Để lại một mục không báo giá được đánh dấu là không xác định; đừng cho rằng nó là miễn phí.

Người mua quyết định mức độ ưu tiên thương mại. Kho xác nhận những gì nó có thể nhận, lưu trữ và xử lý; người giao nhận xác nhận các lựa chọn vận chuyển và thời điểm giao hàng. Các hạn chế về sản phẩm và yêu cầu về điểm đến vẫn cần được kiểm tra thích hợp. Chia nhỏ hàng hóa không phải là cách để vượt qua chúng.

Tiếp tục nhận hồ sơ

Khi hàng đến kho, hãy ghi lại tên nhà cung cấp, ngày đến, số lượng thùng carton, chủng loại sản phẩm, hư hỏng thùng carton có thể nhìn thấy, ảnh nhãn và bất kỳ thông tin đóng gói nào không khớp với thông tin đóng gói của nhà cung cấp.

Hình ảnh rất hữu ích. Chúng cung cấp cho người mua một cái nhìn đơn giản về những gì đã thực sự được giao đến.

Đối với mỗi lần giao hàng, hãy kết nối bản ghi hàng đến với phiên bản danh sách đóng gói của nhà cung cấp. Ghi lại các thùng carton dự kiến, các thùng carton đã nhận, những hư hỏng có thể nhìn thấy, ai đã kiểm tra chúng và mọi giới hạn đối với việc kiểm tra. Giữ lại các bức ảnh ban đầu trước khi đóng gói lại hoặc dán nhãn lại. Ghi lại các tham chiếu thùng carton bị ảnh hưởng và gửi thông báo sai lệch đến người liên hệ có tên.

Ví dụ: nếu phiếu giao hàng ghi 20 thùng nhưng chỉ có 19 thùng được giao đến, hãy ghi "19 thùng đã nhận; thiếu 1 thùng; chưa kiểm tra hàng bên trong" khi điều đó mô tả việc kiểm tra thực tế. Đây là một minh họa, không phải trường hợp của khách hàng Alex. Yêu cầu nhà cung cấp và nhà vận chuyển đối chiếu hồ sơ của họ. Không âm thầm thay đổi số lượng mua hàng để khớp với danh sách hoặc coi chữ ký là cách tự động giải quyết khiếu nại.

Cho phép làm thêm và tính phí một cách rõ ràng

Trước khi mở thùng carton, đóng gói lại, dán nhãn lại, xếp hàng lên pallet, chuyển hàng sang kho khác hoặc sắp xếp lấy hàng bổ sung, phải có sự hướng dẫn đã được người mua đồng ý. Làm rõ công việc đề xuất, thùng carton bị ảnh hưởng, lý do, báo giá, chi phí bị loại trừ, thời gian dự kiến ​​và bằng chứng cần cung cấp sau khi hoàn thành. Chi tiết liên hệ khẩn cấp rất hữu ích; một tin nhắn chưa được trả lời là không được phê duyệt.

Đối với việc lưu kho, hãy hỏi khi nào bắt đầu tính phí, có áp dụng thời gian miễn phí hay không, sử dụng ngày theo lịch hay cơ sở khác và liệu các khoản phí được tính theo pallet, diện tích, thể tích, thùng carton hay lô hàng. Hỏi về mức tối thiểu và yêu cầu khi đến lấy hàng. Không được giả định miễn phí lưu kho và mức giá tiêu chuẩn từ quảng cáo của nhà cung cấp khác.

Giữ người phê duyệt công việc, bên thanh toán ban đầu và bên cuối cùng chịu chi phí dưới dạng các trường riêng biệt. Việc phát hiện bao bì bị hư hỏng không chứng minh được rằng nhà cung cấp phải thanh toán mọi khoản phí tiếp theo. Thỏa thuận riêng về mọi khoản thu hồi chi phí với các bên liên quan; hướng dẫn này không quyết định trách nhiệm pháp lý theo hợp đồng hoặc đảm bảo hoàn trả.

Kiểm tra bao bì và nhãn

Các nhà cung cấp khác nhau thường đóng gói hàng hóa khác nhau. Một số thùng carton rất chắc chắn. Một số thì không. Một số có ký mã hiệu vận chuyển rõ ràng. Những người khác sử dụng nhãn viết tay hoặc không có nhãn nào cả.

Trước khi hợp nhất, hãy kiểm tra tình trạng thùng carton, ký mã hiệu vận chuyển, nhãn SKU, bảo vệ sản phẩm, nhu cầu về pallet và xem bao bì có phù hợp để xuất khẩu hay không.

Đóng gói lại trước khi tải nếu cần

Có thể cần phải đóng gói lại khi thùng carton bị hư hỏng, sai nhãn, sản phẩm cần được bảo vệ chắc chắn hơn, thùng carton nhỏ cần phân nhóm hoặc SKU cần phân chia rõ ràng hơn.

Việc đóng gói lại sẽ diễn ra trước ngày tải. Việc đóng gói lại vào phút cuối sẽ chậm hơn, lộn xộn hơn và có nhiều khả năng mắc lỗi hơn.

Chuẩn bị danh sách hợp nhất

Danh sách tổng hợp phải bao gồm tên nhà cung cấp, tên sản phẩm, SKU, số lượng, số lượng thùng carton, tổng trọng lượng, kích thước thùng carton, tổng thể tích, trạng thái đóng gói và điểm đến.

Danh sách này giúp người mua, nhà kho và người giao nhận làm việc từ cùng một thông tin.

Sau khi đóng gói lại, cập nhật số lượng thùng carton, kích thước, trọng lượng, nhãn hiệu và ánh xạ từ thùng cũ sang thùng mới. Giữ phiên bản trước đó để truy xuất nguồn gốc. Phân biệt số liệu do nhà cung cấp khai báo với số đo trong kho. Danh sách đóng gói chính không được che khuất nhà cung cấp hoặc đơn đặt hàng của từng mặt hàng và nó không thay thế các tài liệu thương mại hoặc vận chuyển cần thiết. các Hướng dẫn chứng từ xuất khẩu phổ biến của Cục Thương mại Quốc tế mô tả các mục đích khác nhau của hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói và chứng từ vận chuyển; yêu cầu chính xác phụ thuộc vào lô hàng và điểm đến.

Phối hợp tải sớm

Trước khi xếp hàng, hãy xác nhận xem tất cả hàng hóa đã đến chưa, tất cả các thùng carton đều được kiểm tra, nhãn mác chính xác, việc đóng gói lại đã hoàn tất và ngày xếp hàng được xác nhận.

Để biết danh sách kiểm tra tải chi tiết, hãy xem danh sách kiểm tra tải container Trung Quốc của chúng tôi dành cho người mua ở nước ngoài.

Nếu người mua cần ảnh hoặc video ghi lại quá trình xếp hàng, hãy báo cho kho trước khi container đến.

Chia sẻ chi tiết rõ ràng với người giao nhận

Người giao nhận có thể cần ngày hàng sẵn sàng, địa chỉ kho, số lượng thùng carton, tổng trọng lượng, thể tích, cảng đích, loại container, ngày chốt hàng và thông tin tài liệu.

Để biết sự chuyển giao giữa các nhà cung cấp, kho hàng và đại lý vận chuyển của Trung Quốc, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về Danh sách kiểm tra chuyển giao đại lý vận chuyển và giao nhận hàng hóa Trung Quốc.

Dữ liệu hàng hóa xấu có thể tạo ra vấn đề về đặt chỗ. Dữ liệu sạch giúp vận chuyển dễ dàng hơn.

Trước khi nhận hàng, hãy yêu cầu nhà kho và người giao nhận được chỉ định xác nhận phiên bản danh sách đóng gói hiện tại, mã tham chiếu lấy hàng, tình trạng hàng hóa, số lượng thùng carton thực tế và mọi lệnh tạm giữ chưa được xử lý. Ghi lại những gì đã được bàn giao, khi nào, cho ai và những gì vẫn bị loại trừ. Biên nhận lấy hàng ghi lại một sự kiện; nó không tự động thiết lập việc chấp nhận sản phẩm, chuyển giao mọi rủi ro theo hợp đồng hoặc thông quan.

Sao chép yêu cầu này trước lần giao hàng đầu tiên

Vui lòng xác nhận địa chỉ nhận hàng, quy trình đặt chỗ giao hàng, hạn chế vận chuyển hàng hóa và phạm vi kiểm tra nhận hàng đối với danh sách nhà cung cấp đính kèm. Nêu rõ cơ sở tính phí lưu trữ và mọi khoảng thời gian miễn phí, mức tối thiểu và hiệu lực của báo giá. Xác định ai sẽ nhận được báo cáo về sự khác biệt. Yêu cầu này không cho phép đóng gói lại, dán nhãn lại, chuyển hoặc gửi riêng. Vui lòng báo giá riêng công việc bổ sung được đề xuất để phê duyệt. Trước khi thu thập, hãy cung cấp danh sách đóng gói cập nhật và xác định bất kỳ thùng carton nào bị thiếu hoặc lệnh tạm giữ còn hiệu lực. Vui lòng xác nhận hạn chót hàng đến kho và ngày bàn giao với người giao nhận được chỉ định của chúng tôi.

Điều chỉnh yêu cầu này cho phù hợp với thỏa thuận đã thỏa thuận của các bên. Đây là mẫu thông tin liên lạc hoạt động, không thay thế cho các điều khoản đã thương lượng, tư vấn bảo hiểm hoặc xem xét pháp lý.

Alex Trading Group có thể trợ giúp như thế nào

Alex Trading Group có thể hỗ trợ nhận hàng tại kho, lưu kho ngắn hạn, kiểm tra thùng carton, đóng gói lại, gom hàng, chuẩn bị xếp hàng và lập kế hoạch vận chuyển nếu có. Những người mua cần xử lý phía Trung Quốc này có thể xem xét hỗ trợ kiểm tra, kho hàng và vận chuyển của chúng tôi.

Nếu bạn đang tìm nguồn cung ứng từ nhiều nhà cung cấp, hãy gửi danh sách nhà cung cấp, chi tiết sản phẩm, thông tin thùng carton, điểm đến, dòng thời gian và chi tiết người giao nhận nếu có.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên gom hàng tại Trung Quốc?

Việc gom hàng rất hữu ích khi hàng hóa đến từ nhiều nhà cung cấp và cần được kiểm tra, đóng gói lại, nhóm lại hoặc xếp hàng cùng nhau.

Việc hợp nhất có thể làm giảm sự nhầm lẫn khi vận chuyển không?

Đúng. Nó tạo ra một kế hoạch vận chuyển hàng hóa rõ ràng hơn thay vì việc giao hàng của nhiều nhà cung cấp bị ngắt kết nối.

Tôi nên chuẩn bị những gì?

Chuẩn bị tên nhà cung cấp, danh sách sản phẩm, số lượng, số lượng thùng carton, ngày sẵn sàng, nhu cầu về kho, điểm đến và thông tin chi tiết về người giao nhận nếu bạn đã có sẵn.