Danh sách kiểm tra trước khi giao hàng cho các đơn đặt hàng tại Trung Quốc

Việc kiểm tra trước khi giao hàng cung cấp cho người mua bằng chứng về một lô hàng được xác định. Quyết định tiếp theo vẫn thuộc về người mua: cái gì phải sửa, cái gì phải kiểm tra lại và hàng hóa nào nếu có thì được phép di chuyển.

Sử dụng danh sách kiểm tra này trước khi đăng ký chuyến thăm và khi xem xét báo cáo. Nó dành cho người mua sắp xếp việc kiểm tra thành phẩm theo đơn đặt hàng của Trung Quốc; các thử nghiệm chính xác, kế hoạch lấy mẫu và tiêu chí chấp nhận phụ thuộc vào sản phẩm và điểm đến. Nó không thay thế thử nghiệm trong phòng thí nghiệm dành riêng cho sản phẩm hoặc đánh giá sự phù hợp bắt buộc.

Trước chuyến thăm: thực hiện kiểm tra đơn hàng

Hãy thống nhất những điều sau đây với nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ kiểm tra trước khi thanh tra viên đi công tác. Một đơn hàng đã hoàn thành không nhất thiết phải sẵn sàng cho một cuộc kiểm tra có ý nghĩa.

Đối với ví dụ về thời gian cụ thể của một nhà cung cấp, SGS mô tả đợt kiểm tra ngẫu nhiên cuối cùng diễn ra sau khi tất cả hàng hóa được sản xuất và ít nhất 80% hàng hóa được đóng gói. Không áp dụng ngưỡng đó cho mọi dịch vụ: hãy xác nhận các yêu cầu của nhà cung cấp của bạn đối với đơn đặt hàng này.

Theo dõi tiến độ sản xuất trước ngày đặt lịch bằng cách sử dụng Danh sách kiểm tra theo dõi sản xuất tại Trung Quốc. Thiết lập tài liệu tham khảo sớm với danh sách kiểm tra phê duyệt mẫu.

Nội dung kiểm tra nên bao gồm

Gửi một danh sách kiểm tra ngắn gọn, dành riêng cho sản phẩm thay vì yêu cầu "chất lượng tốt". Phạm vi có thể bao gồm:

• Hình thức: vết xước, vết ố, vết lõm, vết nứt, độ hoàn thiện, màu sắc và chất lượng in.
• Đặc điểm kỹ thuật và chức năng: kích thước, độ vừa vặn, lắp ráp, phụ kiện và kiểm tra chức năng đã thống nhất.
• Số lượng: tổng số đơn vị, SKU, phân tích màu sắc, thùng carton và đơn vị mỗi thùng.
• Đóng gói: bảo vệ bên trong, tình trạng thùng carton, phương pháp đóng gói và các kiểm tra liên quan đến vận chuyển đã được thống nhất.
• Nhãn và nhãn hiệu: Nhận dạng SKU, ký mã hiệu vận chuyển và nhãn dành riêng cho điểm đến trong các yêu cầu đã được phê duyệt của bạn.
• Dữ liệu lô hàng: tính nhất quán của danh sách đóng gói, kích thước thùng carton cũng như trọng lượng tổng và trọng lượng tịnh nếu được bao gồm.

Những kiểm tra này có giới hạn. Một chuyến tham quan trực quan không thể thiết lập được mọi đặc tính vật chất, đặc tính hoạt động lâu dài hoặc yêu cầu tuân thủ của thị trường điểm đến. Chỉ định các bài kiểm tra và tài liệu riêng biệt khi cần thiết; PASS kiểm tra chung không thể thay thế cho chúng.

Nếu sử dụng phương pháp lấy mẫu, hãy hỏi cỡ lô, cỡ mẫu, phương pháp lựa chọn, phân loại khuyết tật và tiêu chí chấp nhận đã thống nhất. Intertek mô tả việc kiểm tra ngẫu nhiên lần cuối là kiểm tra một mẫu thành phẩm được chọn ngẫu nhiên. Kết quả lấy mẫu là bằng chứng cho lô được đánh giá theo kế hoạch đó chứ không phải là bằng chứng cho thấy mọi đơn vị chưa được kiểm tra đều không có khuyết tật.

AQL: thống nhất phương án lấy mẫu trước khi đếm lỗi

AQL có nghĩa là Giới hạn chất lượng chấp nhận. Nó là đầu vào cho kế hoạch lấy mẫu chấp nhận, không phải là sự đảm bảo cho mọi đơn vị. Trước khi kiểm tra, hãy thống nhất về tiêu chuẩn và phiên bản, cỡ lô, mức độ kiểm tra, kế hoạch lấy mẫu và mức độ kiểm tra nghiêm ngặt (bình thường, chặt chẽ hoặc giảm bớt). Những lựa chọn này xác định cỡ mẫu có thể áp dụng và các quy tắc quyết định; chỉ giá trị AQL quen thuộc là không đủ.

Xác định các điểm không phù hợp ở mức tới hạn, nghiêm trọng và nhẹ đối với sản phẩm này, kèm tiêu chí cho từng mức. Thống nhất cách đếm: đếm số sản phẩm không phù hợp hay đếm từng điểm không phù hợp. Nêu rõ cách báo cáo, chẳng hạn tỷ lệ phần trăm sản phẩm không phù hợp hoặc số điểm không phù hợp trên 100 sản phẩm. Một sản phẩm có thể có nhiều điểm không phù hợp; hai cách đếm không thể dùng thay nhau.

Đối với phương án lấy mẫu một lần, Ac là số chấp nhận và Re là số loại bỏ đối với cơ sở và loại đếm đã thống nhất. Yêu cầu nhà cung cấp hiển thị bảng áp dụng, cỡ mẫu và giới hạn Ac/Re. Các kế hoạch khác có thể yêu cầu thêm mẫu trước khi quyết định. Đừng biến tỷ lệ phần trăm AQL thành tỷ lệ hàng hóa bị lỗi được phép trong mỗi lô hàng.

ISO 2859-1:2026 là phiên bản hiện tại; ASQ giải thích sơ đồ lấy mẫu thuộc tính. các bảng AQL do QIMA công bố được dán nhãn ANSI/ASQ Z1.4–2008, vì vậy chúng không phải là bản sao đã được xác minh của các bảng ISO 2026. Xác nhận phiên bản và điều kiện áp dụng với nhà cung cấp của bạn. Việc lấy mẫu không đảm bảo chất lượng, độ an toàn hoặc sự tuân thủ của toàn bộ lô hàng.

Đọc phạm vi trước ĐẠT hoặc THẤT BẠI

Trước tiên, hãy kiểm tra xem báo cáo có xác định đúng đơn hàng, địa điểm, ngày tháng, SKU, số lượng và phiên bản tham chiếu hay không. Sau đó đọc những phát hiện và hạn chế, bao gồm mọi thứ được đánh dấu là chưa được kiểm tra, đang chờ xử lý hoặc không thể truy cập được.

Các nhà cung cấp sử dụng các nhãn kết quả khác nhau. Sau đây là cách thực tế để sắp xếp hành động tiếp theo chứ không phải cách thay thế cho định nghĩa của nhà cung cấp.

Tuyên bố của nhà cung cấp rằng hàng hóa "tất cả đều được cố định" không kết thúc một cuộc kiểm tra chưa từng được thực hiện. Tương tự như vậy, đừng lặng lẽ coi việc kiểm tra hạn chế hoặc không đầy đủ là ĐẠT đầy đủ.

Nếu phát hiện vấn đề: xây dựng bản ghi chỉnh sửa

Yêu cầu một danh sách vấn đề được chia sẻ được liên kết với báo cáo. Mỗi hàng phải xác định phát hiện, yêu cầu, SKU hoặc lô bị ảnh hưởng, hành động, chủ sở hữu, ngày hoàn thành và bằng chứng xác minh.

Tách kết quả quan sát được khỏi nguyên nhân giả định của nó. "Chiều rộng đo được nằm ngoài dung sai bản vẽ" là một quan sát; "Sử dụng nhầm máy" cần thêm bằng chứng.

Ví dụ: sau đây là bảng tính minh họa , không phải trường hợpcủa Alex Trading Group.

Nếu vấn đề có thể xảy ra vượt ra ngoài các đơn vị được lấy mẫu, hãy hỏi nhà cung cấp sẽ xác định và giải quyết đối tượng bị ảnh hưởng như thế nào. Chỉ thay thế các mảnh bị lỗi được chụp ảnh có thể để lại vấn đề tương tự ở nơi khác trong lô.

Mô tả dịch vụ kiểm tra của QIMA giải thích rằng các phát hiện được ghi lại dựa trên danh sách kiểm tra đã thống nhất và có thể được thực hiện theo các hành động khắc phục và kiểm tra thêm. Biện pháp khắc phục chính xác và trách nhiệm thương mại vẫn phải được thống nhất cho đơn đặt hàng của bạn.

Quyết định những gì việc kiểm tra lại phải thiết lập

Chuyến thăm thứ hai cần có mục đích xác định. Cung cấp cho nhà cung cấp dịch vụ kiểm tra báo cáo gốc, biên bản chỉnh sửa, vị trí hàng hóa hiện tại, số lượng bị ảnh hưởng và mọi thay đổi về đóng gói hoặc sản xuất.

Yêu cầu nhà cung cấp xác nhận:

1. Những mục không thành công và các bước kiểm tra chưa hoàn thành trước đó sẽ được kiểm tra lại?
2. Kiểm tra tập trung đã đủ chưa, hay lô hàng cần kiểm tra lại rộng hơn?
3. Hàng hóa sẽ được lựa chọn như thế nào, bao gồm cả các đơn vị đã sửa chữa và thay thế?
4. Việc sửa chữa có thể ảnh hưởng đến tính năng khác, chẳng hạn như độ hoàn thiện, độ vừa khít hoặc bao bì không?
5. Những điều kiện sản xuất và đóng gói nào phải sẵn sàng?
6. Báo cáo mới sẽ nói gì về những phát hiện mở ban đầu?

Đừng phát minh ra quy tắc lấy mẫu mới từ một vài bức ảnh sửa chữa thành công. Yêu cầu nhà cung cấp xác định phạm vi kiểm tra lại phù hợp. Một bức ảnh có thể ghi lại sự thay đổi nhãn trên thùng carton có hình; bản thân nó không thể chứng minh rằng mọi thùng carton đều có nhãn chính xác.

Đồng ý về ngày xem xét và quyết định nếu việc khắc phục lại không thành công: một nỗ lực được xác định khác, thay thế, phân chia đã thỏa thuận hoặc thảo luận về các lựa chọn hủy bỏ và tranh chấp theo các điều khoản của đơn đặt hàng. Điều này giúp ngăn chặn một chu kỳ không có kết thúc với những lời hứa mới và phí kiểm tra mới.

Một phần của đơn hàng có thể di chuyển được không?

Chỉ cân nhắc cho xuất một phần nếu có thể nhận diện và tách riêng số hàng liên quan, các hạng mục kiểm tra bắt buộc đối với số hàng đó đã hoàn tất và vấn đề còn lại không gây nghi ngờ về an toàn hay sự tuân thủ của chúng.

Ghi lại các SKU, số lượng và mã thùng được phép xuất, số hàng vẫn tạm giữ, những hạng mục còn phải kiểm tra và quyết định bằng văn bản của người mua. Đảm bảo phiếu đóng gói, hướng dẫn cho kho và thỏa thuận thanh toán đều phù hợp với quyết định đó.

Không sử dụng mẫu đạt kiểm tra được lấy từ hàng tồn trộn lẫn để khai báo phần không thể truy nguyên là "đơn vị tốt". Nếu vấn đề có thể ảnh hưởng đến toàn bộ lô hoặc không thể xác minh được việc phân chia được đề xuất, hãy giải quyết sự không chắc chắn đó trước khi phê duyệt việc phân chia.

Một nhượng bộ thương mại đã được thỏa thuận có thể giải quyết được sai lệch về mặt thẩm mỹ đã được hiểu rõ ràng. Nó không thay thế việc kiểm tra an toàn cần thiết hay làm cho một sản phẩm không tuân thủ trở thành sản phẩm tuân thủ.

Thống nhất chi phí trước khi ủy quyền làm thêm

Phân biệt ai thực hiện công việc, ai phê duyệt, ai trả tiền ban đầu và ai là người chịu chi phí cuối cùng. Đây có thể là các bên khác nhau.

Kết quả không đạt không tự nó chứng minh rằng nhà cung cấp nợ mọi khoản phí phát sinh. Bắt đầu với các thỏa thuận mua bán và dịch vụ; ghi lại bất kỳ thỏa thuận nào khác thay vì thừa nhận nó. Nếu việc phân bổ bị tranh chấp, hãy xác định nó là chưa được giải quyết.

Đối với phép tính minh họa đơn giản, không phải báo giá, phí kiểm tra lại 240 USD cộng với 60 USD đóng gói lại và 40 USD phí lưu kho tổng cộng là 340 USD. Nó không bao gồm mọi thử nghiệm không được báo giá, thay đổi cước vận chuyển, thuế và tổn thất ở khâu tiếp theo. So sánh các ưu đãi thực tế, được chia thành từng khoản cho đơn đặt hàng của bạn; những con số này không phải là điểm chuẩn của thị trường.

Giữ riêng hướng dẫn thanh toán và hàng hóa

Kết quả thanh tra giúp đưa ra quyết định thương mại; bản thân nó không làm thay đổi nghĩa vụ thanh toán đã thỏa thuận. Xem lại các điều kiện thanh toán thực tế và tìm kiếm sự đồng ý về bất kỳ thay đổi nào. Tránh coi khuyến nghị chung là "giữ thanh toán" là một quyền áp dụng cho mọi hợp đồng.

Hướng dẫn thanh toán 30/70 giải thích việc xem xét bằng chứng rộng hơn trước khi thanh toán số dư. Một bài viết của khách do Học viện ICC xuất bản lưu ý rằng Incoterms® không thay thế các điều khoản về thanh toán và chất lượng trong hợp đồng mua bán.

Thông báo cho nhà cung cấp, nhà kho và người giao nhận tình trạng hoạt động hiện tại: đang chờ kiểm tra, đang sửa chữa, đang chờ kiểm tra lại hoặc được người mua ủy quyền cho một chuyến vận chuyển cụ thể. Có xác nhận của bên giữ hàng hoặc bên nhận hàng. Việc thanh toán hóa đơn, nhận hàng tại kho và ủy quyền cho lô hàng xuất khẩu không được coi là cùng một hướng dẫn.

Sử dụng danh sách kiểm tra bàn giao giao nhận vận tải và, một khi đã sẵn sàng, danh sách kiểm tra tải container. Việc nhận thùng carton tại kho không tự động là sự chấp nhận chất lượng sản phẩm.

Nếu đơn hàng trên Alibaba.com

Lưu giữ các thông số kỹ thuật đã thống nhất, các thỏa thuận kiểm tra, báo cáo gốc, phản hồi và sửa đổi của nhà cung cấp trong hồ sơ bằng chứng của đơn đặt hàng. Kiểm tra các điều khoản đặt hàng hiện hành và quy trình yêu cầu bồi thường kịp thời thay vì chờ đợi vô thời hạn cho một lời hứa sửa chữa khác.

Trang hoàn tiền hiện tại của Alibaba.com mô tả việc gửi yêu cầu hoàn tiền khi đơn hàng không đáp ứng điều khoản đã thỏa thuận, cũng như quy trình thương lượng và giải quyết. Nội dung trang đó hay riêng một kết quả kiểm tra không đạt đều không bảo đảm đơn hàng của bạn sẽ được hoàn tiền. Hãy đối chiếu điều kiện, thời hạn và bằng chứng cần nộp với điều khoản và hồ sơ đơn hàng áp dụng.

Sao chép yêu cầu này tới nhà cung cấp và nhà cung cấp dịch vụ kiểm tra

Sử dụng các chi tiết có liên quan đến đơn đặt hàng của bạn. Gửi kèm hướng dẫn xuất hoặc chuyển hàng cho kho và đơn vị giao nhận mà không gửi thông tin cá nhân hoặc thương mại không cần thiết.

• Đặt hàng và báo cáo: [PO/PI], [số/ngày báo cáo], [sửa đổi đặc điểm kỹ thuật].
• Các phát hiện mở: vui lòng xác nhận SKU, lô, số lượng và ID thùng carton bị ảnh hưởng cho mỗi phát hiện.
• Sửa chữa: những gì sẽ được phân loại, sửa chữa, thay thế hoặc đóng gói lại, bởi ai và vào ngày nào?
• Xác minh: những lần kiểm tra không thành công hoặc chưa hoàn thành sẽ được lặp lại, sử dụng những điều kiện và phạm vi nào?
• Chi phí: vui lòng báo giá riêng công việc làm thêm và xác nhận ai phê duyệt, thanh toán ban đầu và cuối cùng chịu từng khoản phí.
• Chuyển động: hướng dẫn hiện tại là [tình trạng và sự di chuyển được phép, nếu có]. Vui lòng xác nhận xác nhận và xác định bất kỳ hàng hóa nào đã được thu thập hoặc di chuyển.
• Quyết định tiếp theo: chúng tôi sẽ xem xét [bằng chứng cụ thể] trên [ngày]. Nếu vẫn chưa đủ, vui lòng xác nhận phương án tiếp theo được đề xuất và thời gian/chi phí của nó.

Alex Trading Group có thể trợ giúp như thế nào

Alex Trading Group có thể giúp điều phối việc kiểm tra trước khi giao hàng, theo dõi nhà cung cấp, xem xét chi tiết đóng gói, sắp xếp việc nhận hàng tại kho nếu có và chuẩn bị các bước bốc hàng hoặc giao hàng. Xem hỗ trợ kiểm tra, kho hàng và vận chuyển của chúng tôi.

Gửi chi tiết nhà cung cấp, thông tin đặt hàng, tài liệu tham khảo sản phẩm, báo cáo kiểm tra nếu có, các phát hiện mở, điểm đến và lịch trình giao hàng. Đồng ý phạm vi được yêu cầu trước; sự phối hợp không phải là sự đảm bảo về việc ĐẠT kiểm tra, hoàn tiền, tuân thủ quy định hoặc phê duyệt lô hàng.

Câu hỏi thường gặp

Khi nào nên kiểm tra trước khi giao hàng?

Khi hàng hóa đáp ứng các điều kiện sản xuất và đóng gói đã thỏa thuận với đơn vị kiểm tra, vẫn còn thời gian để chỉnh sửa và thực hiện mọi hoạt động theo dõi cần thiết trước khi di chuyển theo dự định. Xác nhận thời gian đối với các điều khoản thanh toán và giao hàng của bạn.

Việc kiểm tra có thể đảm bảo không có lỗi không?

Không. Nó cung cấp bằng chứng trong phạm vi và giới hạn đã thỏa thuận. Việc lấy mẫu không chứng minh được rằng mọi đơn vị đều không có khuyết tật và có thể cần phải kiểm tra sự tuân thủ, vật liệu hoặc an toàn riêng biệt.

Tôi nên chuẩn bị những gì trước khi kiểm tra?

Chuẩn bị đơn đặt hàng và danh sách SKU, thông số kỹ thuật đã được phê duyệt và tài liệu tham khảo mẫu, số lượng, yêu cầu đóng gói và nhãn hiệu, điều kiện kiểm tra, liên hệ với nhà cung cấp và dòng thời gian. Đồng ý cách xử lý việc kiểm tra, chỉnh sửa, kiểm tra lại và các khoản phí bổ sung không đầy đủ.