Detail artikel
Cara Menggabungkan Barang dari Beberapa Pemasok di Tiongkok
Membeli dari beberapa pemasok Tiongkok dapat menghemat uang atau memberikan pilihan produk yang lebih baik kepada pembeli. Hal ini juga dapat membuat persiapan pengiriman menjadi rumit.
Untuk pesanan impor pertama dari Tiongkok, konsolidasi hanyalah salah satu tahap. Lihat panduan cara mengimpor barang dari Tiongkok untuk pesanan pertama.
Satu pemasok selesai lebih awal, sementara pemasok lain terlambat. Label karton berbeda dan salah satu produk perlu dikemas ulang. Freight forwarder meminta detail barang, tetapi pembeli hanya memiliki pesan yang tersebar dari tiga pabrik.
Konsolidasi membantu menyatukan bagian-bagian tersebut ke dalam satu rencana pengiriman.
Konsolidasi barang dari beberapa pemasok di Tiongkok umumnya mencakup penerimaan barang tiap pemasok di satu gudang atau titik penggabungan, pemeriksaan jumlah dan karton, perbaikan label atau kemasan jika diperlukan, penyusunan daftar barang gabungan, serta koordinasi pemuatan dan serah terima.
Buat daftar pemasok terlebih dahulu
Mulai dengan tabel sederhana. Untuk tiap pemasok, catat nama perusahaan, penanggung jawab, produk, SKU, jumlah, tanggal barang siap, jumlah karton, cara pengemasan, lokasi pabrik, dan kontak pengiriman.
Daftar sederhana ini memudahkan setiap tahap berikutnya.
Sepakati instruksi penerimaan sebelum pemasok mengirim barang
Alamat gudang saja belum menunjukkan bahwa gudang siap menerima pekerjaan. Minta konfirmasi tertulis tentang cakupan penerimaan, kontak, cara menjadwalkan kedatangan, jam operasional, dan batasan jenis barang. Tanyakan apakah setiap pengiriman perlu jadwal, nomor acuan, atau daftar kemasan yang dikirim lebih dulu. Pastikan pihak yang membongkar dan apakah perlu palet atau akses kendaraan tertentu.
Berikan setiap pemasok referensi pesanan dan instruksi penandaan karton yang telah disetujui oleh gudang untuk digunakan. Referensi yang berguna menghubungkan pembeli, pemasok, pesanan, SKU, dan urutan karton. Jangan menaruh informasi pribadi atau informasi sensitif secara komersial yang tidak perlu pada karton luar. Kirimkan daftar pemasok ke gudang secara terpisah sehingga gudang mengetahui pengiriman mana yang termasuk dalam konsolidasi yang sama.
Gunakan lembar instruksi penerimaan seperti ini. Ini adalah templat perencanaan, bukan perjanjian layanan Alex.
| Hal yang perlu disiapkan | Sepakati sebelum pengiriman | Catatan atau penanggung jawab |
|---|---|---|
| Pengiriman | Alamat, kontak, jadwal kedatangan, dan batas waktu tiba | Pemasok mengonfirmasi nomor acuan pengiriman |
| Pemeriksaan penerimaan | Jumlah dan kondisi karton yang terlihat serta label. Karton dibuka atau produknya diperiksa hanya jika disepakati terpisah | Gudang mencatat cakupan yang benar-benar diperiksa |
| Pengecualian | Pihak yang diberi tahu, tempat menahan karton terdampak, dan pihak yang boleh menyetujui pekerjaan | Pembeli menunjuk pengambil keputusan |
| Penyimpanan | Mulai berlakunya biaya, masa bebas biaya jika ada, satuan, biaya minimum, dan syarat akses | Gudang memberikan ketentuan tertulis |
| Pengemasan ulang dan serah terima | Pekerjaan yang disetujui, batas biaya, daftar akhir barang, dan syarat pengambilan | Pembeli memberi izin. Gudang dan freight forwarder mengonfirmasi pelaksanaan |
Penerimaan karton tertutup tidak mengonfirmasi jumlah unit di dalamnya, mutu produk, kepatuhan, atau izin pengiriman. Jika produk perlu diinspeksi, sepakati cakupan dan jadwalnya secara terpisah. Gunakan daftar periksa inspeksi sebelum pengiriman dan bedakan laporan inspeksi dari foto gudang.
Putuskan di mana barang harus diterima
Barang bisa dikirim ke gudang, gudang freight forwarder, atau titik konsolidasi, dan terkadang bisa langsung dimuat dari pabrik. Jika barang berasal dari beberapa pemasok, satu gudang sering memudahkan penataan.
Penerimaan gudang membantu ketika pembeli memerlukan pemeriksaan karton, pengemasan ulang, pemisahan SKU, konsolidasi, persiapan pemuatan, atau satu daftar kargo akhir sebelum pengiriman.
Untuk persiapan pengiriman setelah konsolidasi, pembeli juga harus merencanakan detail pemuatan, catatan kargo, dan persiapan kontainer sebelum barang meninggalkan Tiongkok.
Konfirmasikan jadwal pengiriman masing-masing pemasok
Sebelum barang dipindahkan, tanyakan kepada masing-masing pemasok tanggal siap, jumlah karton, berat kotor, dimensi karton, foto pengepakan, kontak person, dan metode pengiriman.
Jika pemasok terlambat, putuskan apakah akan menunggu, membagi pengiriman, atau mengubah rencana pemuatan. Cari tahu keterlambatannya sebelum hari pemuatan.
Tetapkan tanggal keputusan untuk menunggu atau membagi pengiriman
Susun jadwal mundur dari tenggat barang dan dokumen yang dikonfirmasi freight forwarder. Sisakan waktu untuk penerimaan, pemeriksaan, pengemasan ulang yang disetujui, dan serah terima. Tenggat kedatangan gudang dapat berbeda dari tenggat pengangkut. Tanyakan dampak perubahan detail barang, jumlah, atau tanggal kepada freight forwarder. Pemesanan sementara belum membuktikan barang dapat diberangkatkan.
Jika pemasok terlambat, minta tanggal siap yang baru dan bukti pekerjaan yang sudah selesai. Bandingkan pilihan berikut berdasarkan penawaran tertulis terkini dan prioritas pengiriman pembeli. Lama menunggu yang masuk akal bergantung pada pesanan.
| Pilihan | Periksa sebelum memutuskan | Hal yang dicatat |
|---|---|---|
| Tunggu semua pemasok | Biaya penyimpanan yang bertambah, masa berlaku pemesanan, tanggal tiba baru, dan tenggat di tujuan | Tanggal peninjauan berikutnya, batas pengeluaran, dan persetujuan pembeli |
| Kirim barang siap terlebih dahulu | Biaya minimum pengiriman terpisah, penanganan dan dokumen, biaya di tujuan, serta kelayakan barang yang tersisa | Karton dan SKU yang tepat di tiap pengiriman, beserta instruksi serah terima terpisah |
| Tunda pemberangkatan dari pemasok yang selesai lebih awal | Ketentuan penyimpanan pemasok, jadwal pengiriman, serta identifikasi dan perlindungan barang selama disimpan | Pihak yang menyimpan tiap barang dan jadwal pengiriman yang diperbarui |
Bandingkan biaya tambahan yang timbul dari keputusan, seperti menyimpan barang siap kirim, mengubah pemesanan, atau mengirim secara terpisah. Gunakan dasar yang sama untuk semua pilihan. Jangan menghitung seluruh biaya angkutan awal untuk satu pilihan dan hanya biaya tambahan untuk pilihan lain. Periksa mata uang, perlakuan pajak, masa berlaku penawaran, pengecualian, serta kebutuhan penanganan atau dokumen di tujuan untuk kiriman berikutnya. Tandai biaya yang belum ditawarkan sebagai belum diketahui, tanpa menganggapnya gratis.
Pembeli menentukan prioritas komersial. Gudang mengonfirmasi barang yang bisa diterima, disimpan, dan ditangani. Freight forwarder mengonfirmasi pilihan angkutan dan tenggat. Pembatasan produk dan persyaratan tujuan tetap perlu diperiksa meskipun pengiriman dibagi.
Simpan catatan penerimaan
Ketika barang tiba di gudang, catat nama pemasok, tanggal kedatangan, jumlah karton, kategori produk, kerusakan karton yang terlihat, foto label, dan ketidaksesuaian dengan informasi pengepakan pemasok.
Foto membantu pembeli melihat barang yang benar-benar sudah tiba.
Kaitkan catatan kedatangan dengan versi daftar kemasan pemasok. Catat jumlah karton yang dijadwalkan dan yang diterima, kerusakan yang terlihat, nama pemeriksa, dan batas pemeriksaan. Simpan foto awal sebelum pengemasan atau pelabelan ulang. Catat nomor karton terdampak dan beri tahu kontak yang ditunjuk.
Jika dokumen pengiriman mencantumkan 20 karton tetapi yang tiba 19, catat “19 karton diterima; 1 karton belum tiba; isi tidak diperiksa” jika itulah hasil pemeriksaannya. Ini contoh ilustratif, bukan kasus pelanggan Alex Trading Group. Minta pemasok dan pengangkut mencocokkan catatan masing-masing. Jangan mengubah jumlah pembelian agar daftar terlihat cocok atau menganggap tanda tangan otomatis menyelesaikan klaim.
Minta persetujuan jelas untuk pekerjaan dan biaya tambahan
Sebelum membuka karton, mengemas atau memberi label ulang, menata barang di palet, memindahkan barang ke gudang lain, atau mengatur pengambilan tambahan, dapatkan instruksi yang disetujui pembeli. Perjelas usulan pekerjaan, karton terdampak, alasan, penawaran biaya, pengecualian, perkiraan waktu, dan bukti hasilnya. Siapkan kontak untuk keadaan mendesak. Pesan yang belum dijawab tidak memberi persetujuan.
Tanyakan kapan biaya penyimpanan mulai dihitung, apakah ada masa bebas biaya, apakah hitungannya berdasarkan hari kalender atau dasar lain, dan apakah tarif dikenakan per palet, luas, volume, karton, atau kiriman. Tanyakan biaya minimum dan syarat pengambilan. Iklan penyedia lain tidak membuktikan penyimpanan gratis atau tarif standar untuk pekerjaan Anda.
Catat pihak yang menyetujui pekerjaan, yang membayar di awal, dan yang akhirnya menanggung biaya secara terpisah. Temuan kemasan rusak tidak membuktikan pemasok wajib menanggung semua biaya berikutnya. Sepakati penggantian biaya dengan pihak terkait. Panduan ini tidak menetapkan tanggung jawab kontraktual atau menjamin penggantian biaya.
Periksa kemasan dan label
Pemasok yang berbeda sering kali mengemas barang secara berbeda. Beberapa karton kuat. Beberapa tidak. Beberapa memiliki tanda pengiriman yang jelas. Yang lain menggunakan label tulisan tangan atau tanpa label sama sekali.
Sebelum konsolidasi, periksa kondisi karton, tanda pengiriman, label SKU, perlindungan produk, kebutuhan palet, dan apakah kemasan layak untuk diekspor.
Kemas ulang sebelum memuat jika diperlukan
Pengemasan ulang mungkin diperlukan ketika karton rusak, label salah, produk memerlukan perlindungan yang lebih kuat, karton kecil perlu dikelompokkan, atau SKU memerlukan pemisahan yang lebih jelas.
Pengemasan ulang harus dilakukan sebelum hari pemuatan. Pengemasan ulang pada menit-menit terakhir lebih lambat, berantakan, dan lebih mungkin menimbulkan kesalahan.
Siapkan daftar konsolidasi
Daftar konsolidasi harus mencakup nama pemasok, nama produk, SKU, kuantitas, jumlah karton, berat kotor, ukuran karton, total volume, status pengepakan, dan tujuan.
Daftar ini membantu pembeli, gudang, dan freight forwarder bekerja dari informasi yang sama.
Setelah pengemasan ulang, perbarui jumlah karton, dimensi, berat, tanda, dan hubungan antara karton lama dan baru. Simpan versi sebelumnya untuk penelusuran. Bedakan data dari pemasok dengan hasil pengukuran gudang. Daftar kemasan gabungan harus tetap menunjukkan pemasok dan pesanan asal tiap barang. Daftar ini tidak menggantikan dokumen komersial atau angkutan yang diwajibkan. Panduan dokumen ekspor dari International Trade Administration menjelaskan peran faktur komersial, daftar kemasan, dan dokumen angkutan. Persyaratan tepatnya bergantung pada kiriman dan tujuan.
Koordinasikan pemuatan lebih awal
Sebelum memuat, pastikan apakah semua barang sudah sampai, semua karton sudah diperiksa, label sudah benar, pengemasan ulang sudah selesai, dan tanggal pemuatan sudah dipastikan.
Untuk daftar periksa pemuatan yang terperinci, lihat daftar periksa pemuatan kontainer Tiongkok untuk pembeli luar negeri.
Jika memerlukan foto atau video pemuatan, beri tahu gudang sebelum kontainer tiba.
Berikan data yang jelas kepada freight forwarder
Freight forwarder mungkin memerlukan tanggal siap barang, alamat gudang, jumlah karton, berat kotor, volume, pelabuhan tujuan, jenis kontainer, tenggat, dan informasi dokumen.
Untuk serah terima antara pemasok, gudang, dan agen pengiriman Tiongkok, lihat panduan kami di daftar periksa serah terima perusahaan ekspedisi dan agen pengiriman Tiongkok.
Data barang yang keliru dapat menghambat pemesanan angkutan. Data yang jelas membantu proses pengiriman.
Sebelum pengambilan, minta gudang dan freight forwarder yang ditunjuk mengonfirmasi versi terbaru daftar kemasan, nomor acuan pengambilan, status barang, jumlah karton aktual, dan penahanan yang masih berlaku. Catat apa yang diserahkan, kapan, kepada siapa, dan barang mana yang belum ikut. Bukti pengambilan mencatat satu kejadian dan tidak otomatis berarti produk diterima, seluruh risiko kontraktual dialihkan, atau bea cukai memberi izin.
Salin permintaan ini sebelum pengiriman pertama
Mohon konfirmasi alamat penerimaan, cara menjadwalkan kedatangan, batasan barang, dan cakupan pemeriksaan penerimaan untuk daftar pemasok terlampir. Sebutkan dasar biaya penyimpanan, masa bebas biaya jika ada, biaya minimum, dan masa berlaku penawaran. Tentukan penerima laporan selisih. Permintaan ini tidak memberi izin untuk pengemasan atau pelabelan ulang, pemindahan, atau pemberangkatan terpisah. Mohon ajukan penawaran terpisah untuk persetujuan atas pekerjaan tambahan. Sebelum pengambilan, kirim daftar kemasan terbaru dan tandai karton yang kurang atau barang yang masih ditahan. Konfirmasikan tenggat kedatangan dan tanggal serah terima dengan freight forwarder yang kami tunjuk.
Sesuaikan permintaan ini dengan pengaturan yang disepakati para pihak. Ini adalah pola komunikasi operasional, bukan pengganti ketentuan yang dinegosiasikan, nasihat asuransi, atau tinjauan hukum.
Bagaimana Alex Trading Group dapat membantu
Alex Trading Group dapat mendukung penerimaan gudang, penyimpanan jangka pendek, pemeriksaan karton, pengemasan ulang, konsolidasi, persiapan pemuatan, dan perencanaan pengiriman jika berlaku. Pembeli yang memerlukan penanganan dari pihak Tiongkok ini dapat meninjau dukungan inspeksi, gudang, dan pengiriman kami.
Jika membeli dari beberapa pemasok, kirim daftar pemasok, detail produk, informasi karton, tujuan, jadwal, dan kontak freight forwarder jika tersedia.
Pertanyaan Umum
Kapan barang sebaiknya dikonsolidasikan di Tiongkok?
Konsolidasi berguna ketika barang berasal dari beberapa pemasok dan perlu diperiksa, dikemas ulang, dikelompokkan, atau dimuat bersama.
Dapatkah konsolidasi mengurangi kebingungan pengiriman?
Ya. Konsolidasi menyatukan pengiriman dari beberapa pemasok dalam satu rencana barang yang lebih jelas.
Apa yang harus saya persiapkan?
Siapkan nama pemasok, daftar produk, jumlah, jumlah karton, tanggal siap barang, kebutuhan gudang, tujuan, dan detail freight forwarder jika sudah tersedia.
