Detail artikel
Freight forwarder atau agen pengiriman di Tiongkok memerlukan satu berkas pengiriman yang dapat digunakan. Daftar kemasan yang saling bertentangan menyulitkan serah terima. Catat pihak yang menyediakan dan memeriksa tiap data, versi yang diterima freight forwarder, serta hal yang masih memerlukan keputusan pembeli.
Pisahkan empat tahap: meminta perkiraan ongkos angkutan, memberi instruksi pemesanan angkutan, mengonfirmasi penerimaan informasi, dan memberi izin pelepasan barang. Menyelesaikan satu tahap tidak otomatis memberi izin untuk tahap lain.
Untuk proses pemesanan yang lebih luas, lihat alur kerja impor pesanan pertama.
Setujui cakupannya sebelum mengirimkan instruksi
Istilah “freight forwarder” dan “agen pengiriman” dapat mencakup layanan yang berbeda. Pastikan siapa yang menangani pengambilan barang, penerimaan di gudang, konsolidasi, pemuatan, dokumen angkutan, koordinasi ekspor atau kepabeanan, asuransi, penanganan di tujuan, dan penyerahan akhir, sesuai kebutuhan. Catat pengecualian dan penanggung jawab tiap layanan yang disepakati.
Catat ketentuan perdagangan yang disepakati, nama tempat atau pelabuhan, dan edisi yang berlaku. Ikhtisar Incoterms 2020 dari ICC menjelaskan perannya dalam pembagian tanggung jawab pembeli dan penjual. Aturan dan lokasi yang disebut menjadi acuan serah terima. Cakupan pesanan dan instruksi tertulis kepada freight forwarder tetap berlaku. Minta pihak terkait memperjelas hal yang belum jelas sebelum langkah terdampak dilanjutkan.
Jangan berasumsi freight forwarder memeriksa mutu produk atau tim pengadaan menyediakan angkutan, jasa kepabeanan, atau asuransi. Konfirmasikan setiap layanan secara terpisah dengan penyedianya.
Gunakan satu daftar serah terima
Gunakan satu nomor acuan pengiriman dan versi berkas bertanggal. Peran berikut membantu membagi pekerjaan sesuai perjanjian yang berlaku. Catat penyedia, pemeriksa, dan penerima yang sebenarnya untuk tiap data. Sepakati pembagian lain secara jelas jika diperlukan.
| Data atau tahap | Pihak yang menyediakan | Pihak yang memeriksa sesuai cakupan | Status penerimaan atau versi |
|---|---|---|---|
| Pesanan dan kontak | Pembeli memberikan acuan pesanan dan kontak yang ditunjuk. Pemasok memberikan kontak dan alamat pengambilan | Pembeli memeriksa identitas pesanan. Freight forwarder memastikan kontak operasional dan akses | Penerima, versi, tanggal diterima, dan pertanyaan terbuka |
| Produk, SKU, dan jumlah | Pemasok memberi daftar barang terperinci dan jumlah unit per karton | Pembeli atau pemeriksa yang ditunjuk mencocokkannya dengan pesanan. Gudang melaporkan selisih penerimaan sesuai cakupan | Draf atau terkonfirmasi, selisih, dan penanggung jawab |
| Karton, dimensi, dan berat | Pemasok memberi jumlah dan dimensi karton, berat kotor dan bersih, serta satuan. Gudang atau pemeriksa memberi hasil pengukuran ulang yang disepakati | Freight forwarder memeriksa data yang diperlukan untuk penawaran atau pemesanan. Tunjuk pemeriksa fisik jika diperlukan | Perkiraan atau terkonfirmasi, tanggal dan sumber pengukuran, serta versi yang diganti |
| Kemasan, label, dan catatan barang | Pemasok memberi bukti kemasan dan label serta informasi barang terkait | Pembeli atau pemeriksa membandingkan dengan persyaratan yang disetujui. Freight forwarder mengonfirmasi kebutuhan informasi rute atau pengangkut | Versi disetujui atau perbaikan terbuka, serta konfirmasi penerimaan |
| Status inspeksi dan pelepasan | Pemeriksa memberi laporan sesuai cakupannya. Pembeli memberi keputusan dan ketentuan yang masih berlaku | Pembeli meninjau hasil. Pemasok menangani perbaikan. Freight forwarder menerima instruksi penahanan atau pelepasan terbaru | Menunggu, perbaikan, inspeksi ulang, atau izin langkah berikutnya, beserta acuan keputusan |
| Dokumen dan instruksi pengiriman | Pemasok dan pembeli memberikan data sesuai kesepakatan. Freight forwarder memberi draf dokumen angkutan sesuai kesepakatan | Pihak yang ditunjuk mencocokkan data barang dan dokumen. Importir atau pialang kepabeanan mengonfirmasi persyaratan tujuan | Draf atau final, versi, pemeriksa, data yang kurang, dan konfirmasi penerimaan |
| Jadwal, penerimaan, dan pemesanan | Pemasok melaporkan kesiapan. Gudang mengonfirmasi pengaturan penerimaan. Freight forwarder memberi usulan jadwal atau status pemesanan | Pembeli dan pihak terkait memeriksa ketergantungan antar tahap dan mengizinkan langkah berikutnya | Jadwal usulan atau terkonfirmasi, acuan pemesanan jika ada, dan penahanan yang masih berlaku |
Status “diterima” berarti penerima yang ditunjuk mengonfirmasi penerimaan versi tersebut. Verifikasi fisik barang, penerimaan mutu produk, dan izin pelepasan dicatat sebagai keputusan terpisah.
Beri label estimasi sebelum menanyakan harga angkut
Untuk perkiraan awal, tandai jumlah karton, dimensi, berat, volume, dan kesiapan sebagai perkiraan jika belum terkonfirmasi. Cantumkan satuan, deskripsi produk atau SKU, lokasi pengambilan, tujuan, moda angkutan yang diusulkan, ketentuan perdagangan dan tempat, serta ciri barang seperti baterai, cairan, magnet, barang rapuh, atau kemasan berukuran besar. Tanyakan data tambahan yang dibutuhkan untuk rute dan pengangkut.
Minta harga beserta asumsinya, layanan yang disertakan dan dikecualikan, validitas, dan segala ketentuan untuk revisi. Perkiraan berdasarkan data pengepakan awal bukan merupakan pemesanan yang dikonfirmasi atau jaminan biaya akhir.
Sebelum memberi instruksi pemesanan angkutan, dapatkan data barang dan status kesiapan terbaru, tandai yang masih berupa perkiraan, lalu tanyakan apa yang bisa dipesan dan dengan syarat apa. Dapatkan instruksi dari pihak pembeli yang berwenang sesuai pengaturan. Catat permintaan dan konfirmasi secara terpisah. Kapasitas atau jadwal kapal baru bisa disebut pasti setelah dikonfirmasi oleh freight forwarder.
Periksa dokumen terhadap versi kargo yang sama
Hubungkan daftar kemasan dan faktur komersial dengan acuan pengiriman serta rincian barang terbaru. Cocokkan deskripsi, jumlah unit, jumlah karton, tanda, dimensi, dan berat. Tetapkan siapa yang memperbaiki tiap selisih. Tanyakan siapa yang menyiapkan dan meninjau draf bill of lading atau air waybill dan kapan detail penerima harus dikonfirmasi.
Panduan dokumen ekspor umum dari International Trade Administration AS menjelaskan faktur komersial, daftar kemasan, dan dokumen angkutan. Gunakan sebagai pengantar jenis dokumen. Persyaratan untuk barang dari Tiongkok atau pasar tujuan tertentu bergantung pada barang, rute, dan tujuan. Konfirmasikan dengan importir, freight forwarder, dan pialang kepabeanan sesuai kebutuhan.
Cantumkan dokumen asal yang diperlukan, laporan/sertifikat produk, rincian importir/pajak, atau dokumentasi label dengan penyedia, peninjau, dan tanggal jatuh temponya. Tandai item bersyarat "jika diperlukan" sampai penerapannya dikonfirmasi. Kode HS yang disarankan pemasok merupakan masukan untuk peninjauan, bukan keputusan klasifikasi akhir.
Saat kargo atau dokumen berubah, jeda langkah yang terpengaruh
Jika jumlah karton, dimensi, berat, label, jumlah, atau dokumen tidak sesuai:
- Identifikasi versi yang bertentangan serta barang atau langkah yang terdampak. Minta pihak terkait menghentikan sementara langkah itu, lalu catat penahanan dan konfirmasi penerima.
- Minta pemasok, gudang, atau pemeriksa yang bertanggung jawab melakukan penghitungan atau pengukuran ulang, memperbaiki dokumen, atau menyediakan bukti lain yang disepakati. Simpan versi awal dan catat perubahan serta pemeriksanya.
- Tanyakan kepada freight forwarder apakah perubahan memengaruhi harga, pemesanan, pengambilan, dokumen angkutan, atau jadwal. Tetapkan penanggung jawab dan keputusan pembeli yang diperlukan. Penawaran atau instruksi lama belum tentu mencakup perubahan.
- Kirim satu versi pengganti bertanggal kepada penerima terkait. Minta konfirmasi bahwa versi itu menggantikan versi lama. Catat penawaran atau konfirmasi pemesanan yang diperbarui. Lanjutkan setelah pemeriksaan wajib dan keputusan yang berwenang tercatat.
Jika jumlah karton akhir berbeda dari perkiraan, cocokkan jumlah dan daftar kemasan, lalu kirim data terkonfirmasi dengan perubahan yang ditandai. Dapatkan konfirmasi terbaru dari freight forwarder dan persetujuan pembeli jika diperlukan. Simpan lampiran sebelumnya untuk penelusuran.
Cantumkan penahanan terkait inspeksi dan penerimaan saat serah terima
Catat apakah inspeksi belum dilakukan, perbaikan belum selesai, inspeksi ulang diperlukan, atau pembeli sudah mengizinkan langkah berikutnya. Laporan inspeksi dan penerimaan hasil oleh pembeli merupakan status berbeda. Tetap catat syarat pembayaran dan pelepasan. Pemesanan angkutan atau jadwal pengambilan tidak menghapusnya. Lihat panduan inspeksi sebelum pengiriman.
Jika ada beberapa pemasok, sepakati lokasi penerimaan, kontak, pengaturan pengiriman, identifikasi pemasok atau SKU, dan cara melaporkan selisih sebelum barang tiba. Lihat panduan konsolidasi untuk penerimaan dan pengemasan ulang, serta daftar periksa pemuatan kontainer untuk catatan pemuatan. Cantumkan rujukannya pada daftar serah terima.
Bagaimana Alex Trading Group dapat membantu
Dalam cakupan yang disepakati, Alex Trading Group dapat menindaklanjuti pemasok, memperjelas status produksi dan kemasan, serta mengoordinasikan inspeksi, penerimaan di gudang, pemeriksaan karton, pengemasan ulang, konsolidasi, persiapan pemuatan, dan serah terima pengiriman di Tiongkok. Lihat pengadaan langsung dari pabrik saat memilih pemasok, dukungan pelaksanaan perdagangan untuk detail pemasok yang belum selesai, atau dukungan inspeksi, pergudangan, dan pengiriman sebelum barang dipindahkan.
Pemasok, pembeli, freight forwarder, dan Alex Trading Group tetap memegang tanggung jawab masing-masing. Koordinasi Alex Trading Group tidak menggantikan persetujuan pembeli, tanggung jawab angkutan freight forwarder, atau nasihat khusus pasar tujuan dari profesional yang berwenang. Pekerjaan tambahan dan perubahan memerlukan persetujuan pihak terkait.
Untuk mengirim detail pengiriman Anda, sertakan kontak pemasok, daftar produk, data karton beserta status perkiraan atau terkonfirmasi, tujuan, kontak freight forwarder, status inspeksi atau penahanan, versi berkas terbaru, serta pertanyaan atau keputusan yang perlu diselesaikan.
Pertanyaan Umum
Apakah freight forwarder sama dengan agen pengadaan?
Tidak. Freight forwarder terutama mengurus perpindahan barang dan dokumen angkutan. Dukungan pengadaan atau pelaksanaan perdagangan dapat mencakup pemasok, produksi, inspeksi, dan persiapan pergudangan sesuai kesepakatan. Konfirmasikan siapa yang mengerjakan tiap tugas.
Bisakah saya meminta penawaran pengiriman sebelum pengepakan akhir?
Ya, beri label data awal sebagai perkiraan dan tanyakan asumsi serta kondisi revisinya. Konfirmasikan data terkini dan instruksi yang diperlukan sebelum memesan; permintaan penawaran tidak mengizinkan pemesanan atau pelepasan kargo.
Apa yang harus saya lakukan jika daftar pengepakan dan jumlah karton berbeda?
Hentikan sementara langkah terdampak, tunjuk pihak yang memeriksa, cocokkan barang dan dokumen, lalu kirim versi pengganti bertanggal. Dapatkan konfirmasi penerimaan, konfirmasi pemesanan atau harga terbaru, dan keputusan pembeli jika diperlukan sebelum melanjutkan.
Apakah konfirmasi penerimaan dari freight forwarder berarti barang sudah disetujui?
Tidak. Penerimaan berkas, verifikasi fisik, penerimaan hasil inspeksi, dan instruksi pelepasan dari pembeli adalah status terpisah. Catat masing-masing dengan jelas.
