Detail artikel
Inspeksi sebelum pengiriman memberi pembeli bukti tentang kelompok barang tertentu. Pembeli tetap memutuskan apa yang harus diperbaiki atau diperiksa ulang, serta apakah ada barang yang boleh dipindahkan.
Gunakan daftar periksa ini sebelum menjadwalkan kunjungan dan saat meninjau laporan. Panduan ini untuk pembeli yang mengatur pemeriksaan produk jadi atas pesanan dari Tiongkok. Jenis pengujian, rencana pengambilan sampel, dan kriteria penerimaan bergantung pada produk dan tujuan. Inspeksi ini tidak menggantikan pengujian laboratorium khusus produk atau penilaian kesesuaian yang diwajibkan.
Persiapan sebelum kunjungan inspeksi
Sepakati hal-hal berikut dengan pemasok dan penyedia inspeksi sebelum pemeriksa berangkat. Pesanan yang selesai diproduksi belum tentu siap diperiksa sesuai cakupan.
| Hal yang perlu dipastikan | Informasi untuk pemeriksa | Hal yang perlu diselesaikan sebelum kunjungan |
|---|---|---|
| Pesanan dan kelompok barang | Nomor PO atau PI, pemasok, alamat pabrik, daftar SKU dan jumlah | Barang mana yang termasuk dalam kunjungan? Apakah ada SKU yang belum selesai atau disimpan di tempat lain? |
| Acuan produk | Spesifikasi, gambar teknik, acuan sampel, dan revisi yang disetujui | Acuan mana yang diutamakan jika foto, sampel, dan gambar berbeda? |
| Metode inspeksi | Pemeriksaan, rencana pengambilan sampel, definisi cacat, toleransi, dan kebutuhan laporan | Peralatan, perakitan, sumber listrik, atau kondisi uji apa yang harus tersedia? |
| Kemasan dan label | Spesifikasi karton, jumlah unit per karton, tanda pengiriman, label, dan persyaratan tujuan | Apakah karton boleh dipilih secara acak, dibuka, lalu dikemas ulang? |
| Jadwal dan akses | Tanggal yang dikonfirmasi, kontak pabrik, status produksi dan pengemasan | Adakah waktu untuk perbaikan dan kunjungan ulang sebelum tenggat angkutan? |
| Pengecualian dan biaya | Prosedur jika pemeriksaan gagal, belum lengkap, atau ditunda | Siapa yang boleh menyetujui pekerjaan tambahan, dan biaya mana yang perlu disetujui dahulu? |
Sebagai contoh ketentuan satu penyedia, SGS menjelaskan bahwa inspeksi acak akhir berlangsung setelah seluruh barang selesai diproduksi dan setidaknya 80% sudah dikemas. Konfirmasikan ketentuan penyedia Anda untuk pesanan ini sebelum menerapkan ambang tersebut.
Pantau produksi sebelum menjadwalkan inspeksi dengan daftar periksa tindak lanjut produksi di Tiongkok. Tetapkan acuan sejak awal dengan daftar periksa persetujuan sampel.
Apa yang harus dicakup dalam pemeriksaan
Kirim daftar periksa singkat yang spesifik untuk produk. Permintaan seperti “pastikan mutunya baik” belum memberi kriteria. Cakupan bisa meliputi:
- Penampilan: goresan, noda, penyok, retak, hasil akhir, warna dan kualitas cetak.
- Spesifikasi dan fungsi: dimensi, kesesuaian, perakitan, aksesori, dan pemeriksaan fungsional yang disepakati.
- Jumlah: total unit, SKU, rincian warna, karton dan unit per karton.
- Pengepakan: pelindung bagian dalam, kondisi karton, metode pengepakan, dan pemeriksaan terkait transportasi yang disepakati.
- Label dan tanda: Identifikasi SKU, tanda pengiriman, dan label khusus tujuan sesuai persyaratan yang Anda setujui.
- Data pengiriman: konsistensi daftar pengepakan, dimensi karton, serta berat kotor dan bersih jika disertakan.
Pemeriksaan ini memiliki batas. Kunjungan visual tidak dapat memastikan setiap sifat bahan, kinerja jangka panjang, atau persyaratan kepatuhan pasar tujuan. Tentukan pengujian dan dokumen terpisah jika diperlukan. Hasil inspeksi umum yang menyatakan lulus tidak menggantikannya.
Jika digunakan pengambilan sampel, tanyakan ukuran lot, ukuran sampel, cara pemilihan, klasifikasi cacat, dan kriteria penerimaan yang disepakati. Intertek menjelaskan inspeksi acak akhir sebagai pemeriksaan sampel barang jadi yang dipilih secara acak. Hasilnya memberikan bukti tentang lot yang dinilai menurut rencana tersebut, tanpa membuktikan bahwa semua unit yang tidak diperiksa bebas cacat.
AQL: setujui rencana pengambilan sampel sebelum menghitung cacat
AQL berarti batas mutu penerimaan. Nilai ini merupakan masukan dalam skema pengambilan sampel untuk penerimaan. AQL tidak menjamin mutu tiap unit. Sebelum inspeksi, sepakati standar dan edisi, ukuran lot, tingkat inspeksi, rencana pengambilan sampel, serta ketatnya inspeksi (normal, diperketat, atau dikurangi). Pilihan ini menentukan ukuran sampel dan aturan keputusan. Nilai AQL saja belum cukup.
Tentukan ketidaksesuaian kritis, mayor, dan minor beserta kriterianya. Sepakati apa yang dihitung, yaitu unit yang tidak sesuai atau kejadian ketidaksesuaian, serta dasar pelaporan, misalnya persentase unit yang tidak sesuai atau jumlah ketidaksesuaian per 100 unit. Satu unit bisa memiliki lebih dari satu ketidaksesuaian, sehingga kedua hitungan tidak dapat dipertukarkan.
Untuk rencana pengambilan sampel tunggal, Ac adalah nomor penerimaan dan Re adalah nomor penolakan untuk dasar penghitungan dan kelas yang disepakati. Minta penyedia untuk menunjukkan tabel yang berlaku, ukuran sampel dan batas Ac/Re. Rencana lain mungkin memerlukan sampel lebih lanjut sebelum mengambil keputusan. Jangan mengubah persentase AQL menjadi persentase barang cacat yang diperbolehkan dalam setiap pengiriman.
ISO 2859-1:2026 adalah edisi yang berlaku saat ini. ASQ menjelaskan skema pengambilan sampel berdasarkan atribut. Tabel AQL publik QIMA mencantumkan ANSI/ASQ Z1.4–2008. Tabel itu belum terverifikasi sebagai salinan tabel ISO 2026. Konfirmasikan edisi dan kondisi yang berlaku dengan penyedia inspeksi. Pengambilan sampel tidak menjamin mutu seluruh lot, keselamatan, atau kepatuhan di pasar tujuan.
Baca cakupan sebelum menilai hasil lulus atau gagal
Pertama periksa apakah laporan mengidentifikasi pesanan, lokasi, tanggal, SKU, jumlah, dan versi referensi yang benar. Kemudian baca temuan dan batasannya, termasuk apa pun yang ditandai tidak diperiksa, tertunda, atau tidak dapat diakses.
Penyedia menggunakan label hasil yang berbeda. Berikut ini adalah cara praktis untuk mengurutkan tindakan selanjutnya, bukan pengganti definisi penyedia.
| Situasi pada laporan | Hal yang masih terbuka | Langkah berikutnya |
|---|---|---|
| Pemeriksaan yang dilakukan memenuhi kriteria | Syarat pembayaran, dokumen, atau pengiriman lain mungkin belum terpenuhi | Tinjau syarat tersebut secara terpisah sebelum mengizinkan barang dipindahkan |
| Satu atau beberapa pemeriksaan gagal | Persyaratan dan barang yang terdampak, serta metode perbaikan | Catat temuan dan sepakati perbaikan serta verifikasinya |
| Pemeriksaan yang diwajibkan belum selesai | Kesesuaian produk dengan persyaratan itu belum diketahui | Tanyakan alasannya, penuhi kondisi yang belum tersedia, dan atur pemeriksaan |
| Baru sebagian pesanan tersedia | Hasil mungkin tidak mencakup SKU yang belum ada atau produksi berikutnya | Identifikasi lot yang diperiksa dan rencanakan pemeriksaan untuk sisanya |
| Foto menunjukkan perbaikan tanpa laporan tindak lanjut | Cakupan perbaikan atas barang yang terdampak belum jelas | Sepakati bukti tambahan atau inspeksi ulang yang diperlukan |
Pernyataan pemasok bahwa barang “sudah diperbaiki semua” belum menyelesaikan pengujian yang belum dilakukan. Hasil inspeksi terbatas atau belum lengkap juga tidak dapat dianggap lulus untuk seluruh cakupan.
Jika ditemukan masalah: buat catatan koreksi
Gunakan satu daftar temuan bersama yang merujuk ke laporan. Tiap baris perlu memuat temuan, persyaratan, SKU atau lot terdampak, tindakan, penanggung jawab, tanggal penyelesaian, dan bukti verifikasi.
Pisahkan temuan yang diamati dari dugaan penyebabnya. "Lebar yang diukur berada di luar toleransi gambar" adalah sebuah pengamatan; "mesin yang digunakan salah" memerlukan bukti lebih lanjut.
Misalnya, berikut ini adalah lembar kerja ilustratif, bukan kasus Alex Trading Group.
| Temuan | Usulan perbaikan | Bukti sebelum keputusan |
|---|---|---|
| Tanda pengiriman salah pada karton yang telah diidentifikasi | Ganti label dan cocokkan kembali daftar karton | Desain label yang benar, nomor karton terdampak, catatan penggantian, dan pemeriksaan ulang label sesuai kesepakatan |
| Uji fungsi gagal pada unit sampel | Selidiki penyebab dan tetapkan penyortiran, perbaikan, atau penggantian untuk lot terdampak | Catatan tindakan pemasok dan uji lanjutan yang disepakati dengan penyedia inspeksi |
| Uji wajib tidak bisa dilakukan karena alat tidak tersedia | Sediakan alat yang sesuai atau atur alternatif yang disepakati | Konfirmasi kondisi uji dan hasil uji yang sebelumnya belum tersedia |
Jika masalah mungkin terjadi di luar sampel, tanyakan cara pemasok mengidentifikasi dan menangani semua unit yang terdampak. Mengganti hanya unit cacat yang difoto bisa menyisakan masalah yang sama pada unit lain dalam lot.
Deskripsi layanan inspeksi QIMA menjelaskan bahwa temuan dicatat berdasarkan daftar periksa yang disepakati dan dapat diikuti dengan tindakan perbaikan dan inspeksi lebih lanjut. Perbaikan yang tepat dan tanggung jawab komersial masih harus disetujui untuk pesanan Anda.
Putuskan apa yang harus dilakukan pemeriksaan ulang
Kunjungan kedua memerlukan tujuan yang jelas. Berikan kepada penyedia inspeksi laporan asli, catatan koreksi, lokasi barang saat ini, jumlah yang terpengaruh, dan perubahan apa pun pada pengepakan atau produksi.
Minta penyedia untuk mengonfirmasi:
- Temuan yang gagal dan pemeriksaan yang belum selesai mana yang akan dicakup?
- Apakah pemeriksaan terarah cukup, atau lot perlu diperiksa ulang dengan cakupan lebih luas?
- Bagaimana barang dipilih, termasuk unit yang diperbaiki atau diganti?
- Apakah perbaikan dapat memengaruhi hal lain seperti hasil akhir, kecocokan, atau kemasan?
- Kondisi produksi dan pengemasan apa yang harus siap?
- Bagaimana laporan baru akan mencatat status temuan awal yang belum terselesaikan?
Jangan membuat aturan pengambilan sampel dari beberapa foto perbaikan yang berhasil. Minta penyedia menetapkan cakupan yang tepat. Foto bisa mendokumentasikan penggantian label pada karton yang terlihat, tetapi tidak memastikan label pada semua karton benar.
Sepakati tanggal peninjauan dan keputusan jika perbaikan kembali gagal, misalnya upaya lanjutan dengan cakupan tertentu, penggantian, pemisahan yang disepakati, atau pembahasan pembatalan dan sengketa berdasarkan ketentuan pesanan. Dengan begitu, janji baru dan biaya inspeksi ulang tidak terus berulang tanpa keputusan.
Bolehkah sebagian barang diberangkatkan?
Pertimbangkan pelepasan sebagian hanya jika barang terkait dapat diidentifikasi dan disimpan terpisah, pemeriksaan yang diperlukan telah selesai, dan masalah lainnya tidak membuat keamanan atau kepatuhan barang tersebut menjadi tidak pasti.
Catat SKU, jumlah, dan nomor karton yang diizinkan bergerak, barang yang masih ditahan, pemeriksaan yang tersisa, serta keputusan tertulis pembeli. Sesuaikan daftar kemasan, instruksi gudang, dan pengaturan pembayaran dengan keputusan tersebut.
Sampel yang lulus dari persediaan campuran tidak dapat digunakan untuk menyatakan bahwa bagian yang tidak dapat ditelusuri adalah “unit yang baik”. Jika masalah mungkin berdampak pada seluruh lot atau pemisahan belum bisa diverifikasi, selesaikan ketidakpastian itu sebelum menyetujuinya.
Konsesi komersial yang disepakati dapat mengatasi penyimpangan kosmetik yang dipahami dengan jelas. Ini tidak menggantikan pengujian keselamatan yang diwajibkan atau membuat produk yang tidak patuh menjadi patuh.
Setujui biaya sebelum mengizinkan pekerjaan tambahan
Pisahkan siapa yang melakukan pekerjaan itu, siapa yang menyetujuinya, siapa yang membayar pada awalnya, dan siapa yang pada akhirnya menanggung biayanya. Ini bisa menjadi pihak yang berbeda.
| Biaya atau tindakan | Hal yang perlu dikonfirmasi secara tertulis |
|---|---|
| Penyortiran, perbaikan, penggantian, atau pengemasan ulang | Cakupan, jumlah, tanggal selesai, komitmen pemasok, dan persetujuan pembeli |
| Inspeksi ulang dan perjalanan | Penawaran penyedia, pihak yang memesan, persetujuan, dan pembagian biaya yang disepakati |
| Penyimpanan dan penanganan | Lokasi, tanggal mulai biaya, dasar tarif, dan instruksi untuk barang yang ditahan |
| Perubahan pemesanan angkutan atau pengiriman terpisah | Biaya perubahan aktual dari freight forwarder, jadwal, dan persetujuan |
| Uji atau dokumen yang belum tersedia | Penanggung jawab, bukti yang dibutuhkan, jadwal, dan biaya tambahan jika ada |
Hasil gagal tidak otomatis membuat pemasok menanggung semua biaya yang timbul. Mulai dari perjanjian pembelian dan layanan, lalu catat kesepakatan tambahan. Jika pembagian biaya diperselisihkan, tandai sebagai belum disepakati.
Sebagai ilustrasi perhitungan, bukan penawaran harga, biaya kunjungan ulang USD 240, pengemasan ulang USD 60, dan penyimpanan USD 40 berjumlah USD 340. Jumlah tersebut tidak mencakup pengujian tanpa penawaran, perubahan biaya angkutan, bea masuk, atau kerugian lanjutan. Bandingkan penawaran terperinci untuk pesanan Anda. Angka ilustrasi ini bukan patokan pasar.
Pisahkan instruksi pembayaran dan kargo
Temuan inspeksi menginformasikan keputusan komersial; hal itu sendiri tidak mengubah kewajiban pembayaran yang disepakati. Tinjau ketentuan pembayaran sebenarnya dan cari persetujuan tentang perubahan apa pun. Hindari memperlakukan rekomendasi umum untuk "menahan pembayaran" sebagai hak yang berlaku untuk setiap kontrak.
Panduan pembayaran 30/70 menjelaskan tinjauan bukti yang lebih luas sebelum pembayaran saldo. Artikel tamu yang diterbitkan oleh ICC Academy mencatat bahwa Incoterms® tidak menggantikan ketentuan pembayaran dan kualitas dalam kontrak penjualan.
Beri tahu pemasok, gudang, dan freight forwarder tentang status barang: menunggu pemeriksaan, sedang diperbaiki, menunggu inspeksi ulang, atau diizinkan pembeli untuk pemindahan tertentu. Minta konfirmasi dari pihak yang menyimpan atau mengambil barang. Pembayaran tagihan, penerimaan barang di gudang, dan izin pengiriman ekspor merupakan instruksi yang berbeda.
Gunakan daftar periksa serah terima ke freight forwarder dan, setelah siap, daftar periksa pemuatan kontainer. Penerimaan karton di gudang tidak otomatis berarti mutu produk telah diterima.
Jika pesanan ada di Alibaba.com
Simpan spesifikasi yang disepakati, pengaturan inspeksi, laporan asli, tanggapan pemasok, dan perubahannya dalam catatan bukti pesanan. Periksa persyaratan pesanan yang berlaku dan proses klaim segera daripada menunggu tanpa batas waktu untuk janji perbaikan lainnya.
Halaman pengembalian dana Alibaba.com menjelaskan pengajuan untuk pesanan yang tidak memenuhi ketentuan, serta proses negosiasi dan penyelesaian. Halaman itu maupun hasil inspeksi gagal belum menjamin pengembalian dana untuk pesanan Anda. Periksa kelayakan, tenggat, dan bukti yang diperlukan berdasarkan ketentuan dan pesanan yang berlaku.
Salin permintaan ini ke pemasok dan penyedia inspeksi
Sesuaikan detail dengan pesanan Anda. Sertakan gudang dan freight forwarder sebagai penerima instruksi pemindahan barang tanpa mengirim informasi komersial atau pribadi yang tidak diperlukan.
- Pesanan dan laporan: [PO/PI], [nomor/tanggal laporan], [revisi spesifikasi].
- Temuan yang belum selesai: mohon konfirmasi SKU, lot, jumlah, dan nomor karton terdampak untuk tiap temuan.
- Perbaikan: barang apa yang akan disortir, diperbaiki, diganti, atau dikemas ulang, oleh siapa, dan kapan selesai?
- Verifikasi: pemeriksaan yang gagal atau belum selesai mana yang akan diulang, dengan kondisi dan cakupan apa?
- Biaya: mohon berikan penawaran terpisah untuk pekerjaan tambahan, serta konfirmasi pihak yang menyetujui, membayar di awal, dan akhirnya menanggung setiap biaya.
- Pemindahan barang: instruksi saat ini adalah [status dan pemindahan yang diizinkan, jika ada]. Mohon konfirmasi penerimaan dan beri tahu jika ada barang yang sudah diambil atau dipindahkan.
- Keputusan berikutnya: kami akan meninjau [bukti tertentu] pada [tanggal]. Jika belum cukup, mohon konfirmasi opsi lanjutan beserta waktu dan biayanya.
Bagaimana Alex Trading Group dapat membantu
Alex Trading Group dapat membantu mengoordinasikan pemeriksaan pra-pengiriman, menindaklanjuti dengan pemasok, meninjau detail pengemasan, mengatur penerimaan gudang jika berlaku, dan menyiapkan langkah-langkah pemuatan atau pengiriman. Lihat dukungan inspeksi, gudang, dan pengiriman.
Kirim rincian pemasok, informasi pesanan, referensi produk, laporan inspeksi jika tersedia, temuan terbuka, tujuan dan jadwal pengiriman. Setujui dulu ruang lingkup yang diminta; koordinasi bukan merupakan jaminan LULUS pemeriksaan, pengembalian uang, kepatuhan terhadap peraturan atau persetujuan pengiriman.
Pertanyaan Umum
Kapan pemeriksaan pra-pengiriman harus dilakukan?
Lakukan ketika barang memenuhi syarat produksi dan pengemasan yang disepakati dengan penyedia, dengan waktu tersisa untuk perbaikan dan tindak lanjut sebelum barang dipindahkan. Cocokkan jadwalnya dengan ketentuan pembayaran dan pengiriman.
Dapatkah pemeriksaan menjamin tidak ada cacat?
Tidak. Inspeksi memberikan bukti dalam cakupan dan batas yang disepakati. Pengambilan sampel tidak membuktikan semua unit bebas cacat. Pemeriksaan keselamatan, bahan, atau kepatuhan mungkin perlu dilakukan terpisah.
Apa yang harus saya persiapkan sebelum pemeriksaan?
Siapkan daftar pesanan dan SKU, spesifikasi yang disetujui dan referensi sampel, jumlah, persyaratan pengepakan dan label, kondisi pengujian, kontak pemasok dan jadwal. Setuju bagaimana pemeriksaan yang tidak lengkap, koreksi, pemeriksaan ulang, dan biaya tambahan akan ditangani.
