Detail artikel
Sebelum memuat kontainer di Tiongkok, konfirmasikan daftar kargo, lokasi pemuatan, kontak yang bertanggung jawab, dan apa yang harus diselesaikan sebelum pengiriman. Selama pemuatan, catat karton sebenarnya dan kondisinya. Setelah pemuatan, rekonsiliasi daftar pengepakan, nomor kontainer, nomor segel, dan catatan serah terima.
Gunakan daftar periksa ini untuk menentukan bukti dan keputusan sebelum truk tiba. Catatan ini mendokumentasikan pekerjaan pemuatan dalam cakupan yang disepakati. Catatan ini tidak membuktikan mutu produk, keamanan penataan muatan, persetujuan bea cukai, atau penerimaan oleh pengangkut.
Tetapkan bukti dan keputusan berdasarkan tahap pemuatan
| Tahap | Hal yang diperiksa dan dicatat | Pihak yang mengonfirmasi tugas | Jika ada ketidaksesuaian |
|---|---|---|---|
| Sebelum pemuatan | Daftar kemasan terbaru, barang yang diizinkan atau ditahan, tanda dan kondisi karton, alamat, jadwal, dan kontak pemuatan | Pemasok atau gudang memberikan catatan barang. Pembeli menunjuk pengambil keputusan. Tim pemuatan dan freight forwarder mengonfirmasi pengaturan | Selesaikan kekurangan barang, kemasan rusak, atau instruksi yang belum jelas sebelum memuat barang terdampak |
| Kontainer kosong | Nomor dan jenis kontainer, kondisi bagian dalam, lantai, pintu, dan hal yang meragukan kelayakannya | Tim pemuatan memeriksa sesuai kompetensinya dan meneruskan masalah kepada penyedia kontainer atau freight forwarder | Catat masalah dan minta petunjuk. Foto saja tidak membuktikan kelayakan kontainer |
| Selama pemuatan | Jumlah karton aktual menurut SKU atau pemasok, urutan pemuatan, kondisi yang terlihat, dan foto dengan acuan barang | Tim pemuatan mencatat pekerjaan. Pembeli atau kontak yang ditunjuk memutuskan penyimpangan komersial | Hentikan sementara pekerjaan terkait, identifikasi karton, dan sepakati perbaikan atau pengecualian |
| Sebelum penyegelan dan pemberangkatan | Daftar akhir barang, barang yang masih dikecualikan, nomor kontainer dan segel, serta penahanan yang belum diselesaikan | Tim pemuatan melapor. Kontak yang berwenang mengonfirmasi instruksi barang. Freight forwarder mengonfirmasi syarat angkutan | Cocokkan selisih dan beri tahu pihak terkait sebelum barang berangkat |
| Serah terima | Versi akhir daftar kemasan, nomor kontainer dan segel, waktu pemuatan, penerima, dan konfirmasi penerimaan | Gudang atau pemasok bertukar catatan yang disepakati dengan freight forwarder yang ditunjuk | Simpan pemberitahuan selisih dan versi yang diperbaiki tanpa menimpa catatan awal |
Ini adalah saran pembagian peran koordinasi yang perlu disepakati para pihak. Pembagian ini tidak menetapkan tanggung jawab kontraktual dan tidak menggantikan kewajiban pihak yang mengemas, pengirim yang tercantum di dokumen angkutan, pengangkut, atau terminal.
Siapkan satu instruksi pemuatan sebelum truk tiba
Pastikan alamat pemuatan, kontak lokasi, jadwal, jenis kontainer, dan pihak yang akan hadir. Berikan kepada tim pemuatan daftar kemasan terbaru, daftar barang yang boleh dimuat dan yang ditahan, pengelompokan SKU, persyaratan foto, serta kontak pengambil keputusan di pihak pembeli.
Periksa karton menurut SKU atau pemasok, tanda pengiriman, kerusakan atau kelembapan yang terlihat, label, dimensi, dan berat yang dilaporkan atau diukur. Catat sumber setiap angka. Jumlah karton tertutup tidak mengonfirmasi jumlah unit di dalamnya.
Untuk beberapa pemasok, selesaikan penerimaan, pengemasan ulang, dan pemetaan karton lama ke baru sebelum memuat. Gunakan cara menggabungkan barang dari beberapa pemasok di Tiongkok untuk alur kerja sebelumnya; daftar periksa ini dimulai dengan muatan yang diusulkan untuk dimuat.
Jika mutu produk atau kemasan perlu diperiksa, atur cakupan dan jadwal secara terpisah menggunakan daftar periksa inspeksi sebelum pengiriman. Foto pemuatan tidak boleh digunakan sebagai hasil inspeksi.
Cocokkan kontainer dan dokumentasikan pemuatan
Cocokkan nomor kontainer dengan instruksi pemesanan atau pengambilan, lalu foto tandanya. Minta tim pemuatan memeriksa kondisi yang terlihat sebelum barang dimuat dan melaporkan kerusakan, kontaminasi, kelembapan, atau masalah pintu dan lantai. Foto yang diperiksa dari jarak jauh tidak cukup bagi pembeli untuk menyatakan kontainer layak.
Setujui rencana pengepakan dan pengamanan khusus kargo dengan personel yang kompeten. Lindungi barang-barang yang mudah pecah, pertimbangkan distribusi berat dan muatan yang tidak sesuai, dan berikan persyaratan penanganan khusus sebelum pekerjaan dimulai. Jangan mengimprovisasi desain pengikatan, batas penumpukan, atau ambang batas muatan dari daftar periksa umum ini. Lihat IMO/ILO/UNECE CTU Code untuk panduan pengemasan dan pengamanan; Kode ini merupakan panduan global yang tidak wajib, dan peraturan yang berlaku serta persyaratan khusus kargo masih perlu diperiksa.
Minta foto bagian dalam kontainer kosong dan identitasnya, barang dan label sebelum dimuat, tahap pemuatan yang relevan, muatan akhir sebelum pintu ditutup, pintu tertutup, dan segel terpasang dengan nomor terbaca. Kaitkan foto dengan tanggal pemuatan, nomor kontainer, dan acuan barang. Hindari meminta pekerja memasuki area berbahaya untuk mengambil foto.
Tangani selisih jumlah atau masalah kemasan sebelum berangkat
Gunakan satu pemberitahuan perbedaan untuk kargo yang terkena dampak:
- Identifikasi pemasok, pesanan, SKU, tanda karton, versi daftar kemasan, dan masalah yang terlihat. Catat jumlah karton yang diharapkan dan yang benar-benar terlihat secara terpisah.
- Simpan foto dan catatan hitungan awal. Tahan karton terdampak atau hentikan sementara pekerjaan pemuatan terkait hingga pihak yang bertanggung jawab menilai masalahnya.
- Minta pemasok atau gudang mengusulkan perbaikan, pengemasan ulang, pengecualian, atau rencana pemuatan baru. Dapatkan instruksi pembeli dan persetujuan teknis atau angkutan yang diperlukan. Catat dampak biaya dan waktu sebelum menyetujui pekerjaan tambahan.
- Periksa perbaikan yang selesai, perbarui daftar akhir barang, dan simpan versi sebelumnya beserta keputusan. Beri tahu freight forwarder jika detail barang, berat, pemesanan angkutan, atau tenggat terdampak.
Jangan diam-diam mengurangi jumlah yang diperkirakan agar sesuai dengan hitungan, memuat karton yang ditahan karena tidak ada yang menjawab, atau berasumsi bahwa pihak yang melaporkan kerusakan harus membayarnya. Pertahankan siapa yang menyetujui tindakan tersebut, siapa yang awalnya membayar, dan siapa yang pada akhirnya menanggung biayanya sebagai pertanyaan terpisah.
Cocokkan data kontainer, segel, berat, dan dokumen
Sebelum berangkat, cocokkan daftar kemasan akhir dan faktur komersial dengan muatan aktual, nomor kontainer, nomor segel, tujuan, dan detail penerima barang. Konfirmasikan tenggat dokumen dan penahanan yang masih berlaku dengan freight forwarder yang ditunjuk. Segel utuh mencatat penutupan, tetapi tidak membuktikan jumlah karton, mutu produk, atau persetujuan bea cukai.
Untuk kontainer berisi muatan yang tunduk pada SOLAS, pihak pengirim (shipper) bertanggung jawab menyampaikan massa kotor terverifikasi (VGM). Menurut penjelasan VGM dari IMO, VGM berbeda dari angka berat muatan biasa. VGM adalah syarat pemuatan kontainer ke kapal dan tidak memberi hak untuk dimuat. Konfirmasikan pihak pengirim yang bertanggung jawab, metode verifikasi yang diterima, penerima dokumen, dan tenggat dengan freight forwarder atau pengangkut. Jangan menyebut total berat dalam daftar kemasan sebagai VGM tanpa verifikasi.
Jika segel diganti, simpan nomor awal dan pengganti, alasan, waktu, pihak yang bertanggung jawab, dan catatan pemberitahuan. Minta petunjuk dari pihak yang berwenang sebelum mengganti segel karena aturan kepabeanan atau pengangkut dapat berlaku. Pertahankan catatan segel awal.
Salin format catatan serah terima pemuatan
Acuan pengiriman dan pesanan: [isi]. Alamat, tanggal, dan waktu pemuatan: [isi]. Versi akhir daftar kemasan dan versi faktur: [isi]. Jumlah karton yang benar-benar dimuat per pemasok atau SKU: [isi]. Karton yang ditahan, kurang, dikecualikan, atau rusak, serta rujukan keputusan: [isi atau tulis tidak ada]. Nomor dan jenis kontainer: [isi]. Nomor segel dan rujukan foto yang terbaca: [isi]. Rujukan bukti pemuatan dan pengamanan, serta batas pemeriksaan yang dicatat: [isi]. Sumber berat, penanggung jawab, dan status penyampaian VGM jika berlaku: [isi]. Penahanan, dokumen, atau syarat angkutan yang masih terbuka: [isi atau tulis tidak ada]. Pihak yang menyerahkan dan menerima, waktu, serta konfirmasi penerimaan: [isi].
Templat ini membantu komunikasi. Catatan pemuatan atau konfirmasi pengambilan tidak otomatis berarti produk diterima, seluruh risiko kontraktual berpindah, atau barang diizinkan berangkat.
Untuk langkah koordinasi berikutnya, gunakan daftar periksa serah terima perusahaan ekspedisi dan agen pengiriman.
Bagaimana Alex Trading Group dapat membantu
Alex Trading Group dapat mendukung penerimaan gudang, pengemasan ulang, konsolidasi, persiapan pemuatan, tindak lanjut pemuatan kontainer, dan perencanaan pengiriman jika berlaku.
Jika barang siap atau hampir siap di Tiongkok, kirim detail pemasok dan daftar kemasan, informasi karton, tujuan, kontak freight forwarder, jadwal pemuatan, serta penahanan yang diketahui. Konfirmasikan cakupan pekerjaan dan pengaturan untuk pengiriman Anda.
Pertanyaan Umum
Apakah tindak lanjut pemuatan kontainer sama dengan pemeriksaan produk?
Tidak. Tindak lanjut pemuatan mencatat kesiapan dan proses pemuatan yang disepakati. Pemeriksaan produk dan kemasan memerlukan ruang lingkup, pemeriksaan, dan hasil tersendiri.
Bagaimana jika jumlah karton berbeda dengan daftar kemasan?
Catat kedua angka tersebut dan identifikasi kargo yang terkena dampak. Jeda pekerjaan yang terpengaruh, rekonsiliasi perbedaan, dapatkan instruksi resmi, dan simpan catatan asli dan koreksi sebelum pengiriman.
Apakah foto pemuatan atau nomor segel membuktikan kiriman sudah mendapat izin?
Tidak. Foto dan segel mendokumentasikan sebagian proses pemuatan. Persyaratan kepabeanan, pengangkut, terminal, dan pihak lain tetap perlu dikonfirmasi secara terpisah.
Apakah berat kotor packing list otomatis VGM?
Tidak. Konfirmasikan cara verifikasi dan penyampaian yang berlaku. Jangan menyebut jumlah berat barang yang belum diverifikasi sebagai massa kotor terverifikasi.
