FOB, EXW, CIF, atau DAP? Cara Membandingkan Penawaran Pemasok di Tiongkok

Saat Anda membandingkan penawaran harga dari pemasok Tiongkok, angka pertama pada halaman tersebut bisa menyesatkan.

Satu pemasok mungkin menawarkan EXW, yang lain FOB, dan yang ketiga CIF atau DAP. Selisih harga satuan bisa berasal dari pembagian biaya penjemputan lokal, pengantaran ke pelabuhan, penanganan ekspor, ongkos angkut, asuransi, dokumen, atau pengantaran setelah barang tiba.

Pisahkan dua pertanyaan saat membandingkan penawaran. Sampai titik mana penjual membayar pengangkutan? Pada titik mana risiko kehilangan atau kerusakan beralih kepada pembeli? Kedua titik itu bisa berbeda, terutama pada CIF. Ringkasan ini memakai Incoterms® 2020. Cantumkan nama tempat atau pelabuhan yang tepat dan edisi yang disepakati dalam penawaran.

Pembagian standar ini membantu membandingkan penawaran. Kontrak yang disepakati tetap menjadi acuan. Incoterms tidak menetapkan syarat pembayaran atau pengalihan hak milik. Lihat ikhtisar Incoterms® 2020 dari ICC saat menyepakati ketentuan.

Periksa ketentuan perdagangan sebelum memilih pemasok dengan harga lebih rendah. Penawaran yang tampak serupa dapat mencakup pekerjaan yang berbeda.

Untuk proses perbandingan penawaran harga yang lebih luas, lihat panduan kami tentang cara membandingkan penawaran harga dari pemasok Tiongkok di luar harga.

Bagaimana ketentuan perdagangan memengaruhi total biaya

Penawaran pemasok menunjukkan harga produk dan batas tanggung jawab pemasok.

Ketentuan perdagangan membantu menentukan siapa yang mengatur penjemputan di pabrik, membayar pengantaran lokal, menangani kepabeanan ekspor, memesan angkutan, menyiapkan dokumen, dan di mana risiko berpindah dari penjual ke pembeli.

Harga EXW sering terlihat lebih rendah daripada FOB karena pembeli menangani lebih banyak pekerjaan. CIF bisa terlihat lebih lengkap karena sudah mencakup angkutan utama. Biaya tujuan, proses kepabeanan impor, bea, pajak, dan pengantaran setempat mungkin masih di luar harga.

Mulailah dengan satu pertanyaan:

Apa sebenarnya yang termasuk?

EXW: saat pembeli mengambil alih lebih awal

Pada EXW, barang disediakan di pabrik, gudang, atau tempat lain yang disebutkan, sebelum dimuat ke kendaraan penjemput. Pembeli biasanya mengatur pemuatan, penjemputan, formalitas ekspor, angkutan, dan kepabeanan impor. Jika pemasok menawarkan bantuan pemuatan, catat kesepakatannya agar jelas siapa yang menanggung risiko pemuatan.

Sebelum menerima EXW, tanyakan:

• Di mana titik pengambilan yang tepat dan kapan jadwalnya?
• Apakah kemasan ekspor, ukuran karton, dan berat kotor sudah dikonfirmasi?
• Siapa yang menyediakan peralatan, memuat barang, serta menanggung biaya dan risiko pemuatan?
• Siapa yang secara hukum dapat mengajukan pemberitahuan ekspor dan bantuan apa yang diberikan pemasok?
• Bisakah barang dikirim ke gudang untuk diperiksa atau dikonsolidasikan?

EXW dapat digunakan jika pengaturan setempat mendukungnya. Jika pembeli luar negeri tidak dapat memenuhi formalitas ekspor, bahas FCA dengan pemasok dan freight forwarder sebelum menganggap EXW dapat dijalankan. Lihat penjelasan tanggung jawab EXW dari ICC Academy.

FOB: periksa penyerahan di atas kapal di pelabuhan asal

FOB hanya berlaku untuk angkutan laut atau perairan pedalaman. Cantumkan pelabuhan muat, misalnya FOB Ningbo, Incoterms® 2020. Penjual menyelesaikan kepabeanan ekspor dan menyerahkan barang di atas kapal di pelabuhan itu. Tiba di pelabuhan saja belum menyelesaikan penyerahan FOB. Risiko biasanya beralih kepada pembeli ketika barang berada di atas kapal di pelabuhan asal. Pembeli mengatur angkutan utama serta proses impor dan pengantaran berikutnya.

Tanyakan kepada pemasok dan freight forwarder:

• Pelabuhan dan titik muat mana yang disepakati?
• Apakah harga mencakup penyelesaian kepabeanan ekspor, penanganan di pelabuhan, dan penyerahan di atas kapal?
• Siapa yang menetapkan kapal dan memberi petunjuk pemesanan, dan kapan?
• Siapa yang menyediakan faktur komersial, daftar kemasan, dan dokumen pengiriman?

Jika barang diserahkan ke pengangkut di terminal peti kemas sebelum dimuat ke kapal, atau jika rute menggunakan pesawat atau beberapa moda, tanyakan apakah FCA di titik serah terima sebenarnya lebih sesuai. FCA dapat dipakai untuk semua moda dan menempatkan tanggung jawab penyelesaian kepabeanan ekspor pada penjual. Tidak semua kiriman perlu memakai FOB. Lihat perbandingan FCA dan FOB dari ICC Academy.

CIF: biaya angkut sampai tujuan, risiko beralih di asal

CIF berlaku untuk angkutan laut atau perairan pedalaman. Penjual mengatur dan membayar angkutan dan asuransi sampai pelabuhan tujuan yang disebutkan. Penyerahan dan peralihan risiko terjadi ketika barang berada di atas kapal di pelabuhan muat. Risiko CIF tidak baru beralih saat barang tiba di tujuan. Lihat penjelasan ketentuan C dan D dari ICC Academy.

Sebelum menerima CIF, tanyakan:

• Apa pelabuhan muat, pelabuhan tujuan, rute, dan jadwal pelayarannya?
• Pos angkutan dan biaya tujuan mana yang dibayar di muka, dikecualikan, atau masih menunggu penawaran? Siapa yang menagih masing-masing biaya?
• Apakah kontrak angkutan mencakup biaya pembongkaran atau terminal? Periksa biaya yang sudah dibayar sebelum menerima tagihan lain untuk layanan yang sama.
• Siapa yang menyediakan bill of lading dan sertifikat atau polis asuransi, dan bagaimana mengajukan klaim?
• Berapa nilai pertanggungan, risiko yang ditanggung, pengecualian, dan bagian kerugian yang harus ditanggung sendiri? Apakah kargo memerlukan pertanggungan tambahan?
• Apa yang terjadi jika tarif angkutan atau jadwal berubah sebelum barang dikirim?

Cakupan asuransi standar CIF terbatas sesuai Institute Cargo Clauses (C) atau ketentuan setara, kecuali jika cakupan yang lebih luas disepakati. Tidak semua kerugian pasti ditanggung. Ikhtisar asuransi dari ICC menjelaskan ketentuan standar itu. Kepabeanan impor, bea dan pajak, serta pengantaran darat berikutnya masih perlu diatur. Periksa biaya tujuan yang sudah dibayar meski penawarannya CIF.

DAP: cantumkan titik penyerahan dan pengaturan impor

DAP bisa digunakan untuk semua moda. Penjual menanggung biaya angkutan dan risiko barang sampai tempat tujuan yang disebutkan, saat barang tersedia di kendaraan yang tiba dan siap dibongkar. Pembeli biasanya menangani kepabeanan impor, bea dan pajak, serta pembongkaran. Jika kontrak angkutan penjual sudah mencakup biaya pembongkaran, catat agar layanan yang sama tidak ditagih dua kali. Pembayaran biaya tersebut tidak dengan sendirinya mengubah pihak yang membongkar atau menanggung risikonya.

Tanyakan:

• Apa alamat dan titik penyerahan yang disepakati, dan dapatkah kendaraan mencapainya?
• Siapa yang mengurus kepabeanan impor, menyiapkan dokumen, serta membayar bea dan pajak?
• Siapa yang membongkar, dengan alat apa, dan biaya apa yang sudah termasuk?
• Siapa yang menangani keterlambatan kepabeanan atau pengantaran, dan bagaimana biaya tambahan disepakati menurut kontrak?

Keterangan “diantar” atau “dari pintu ke pintu” saja belum memastikan DDP atau bahwa pajak telah dibayar. Periksa ketentuan dan pengaturan impor yang sebenarnya. Lihat perbandingan DAP dan DDP dari ICC Academy.

Mengapa penawaran termurah belum tentu lebih murah

Harga satuan yang lebih rendah mungkin berarti pemasok mempunyai tanggung jawab yang lebih sedikit.

Gabungkan peninjauan penawaran dengan verifikasi pemasok. Sebelum membayar uang muka, periksa identitas pemasok, kemampuan produksi, dan rincian pesanan. Lihat cara memeriksa pemasok di Tiongkok sebelum membayar uang muka.

Sebelum membandingkan pemasok, masukkan penawaran mereka ke dalam struktur yang sama:

• Harga satuan
• Ketentuan perdagangan
• Pelabuhan atau tempat yang disebutkan
• Pengemasan
• Pengiriman lokal
• Penanganan ekspor
• Ongkos angkut
• Asuransi
• Dokumen pengiriman
• Waktu inspeksi
• Kebutuhan gudang atau konsolidasi barang
• Biaya di tempat tujuan

Penawaran EXW dan FOB memiliki cakupan berbeda. Pada EXW, mungkin ada biaya tambahan untuk penjemputan, penanganan di gudang, dokumen ekspor, dan pengantaran ke pelabuhan. Harga FOB bisa lebih tinggi karena sebagian pekerjaan itu sudah termasuk.

Pertanyaan sebenarnya bukanlah "Harga mana yang lebih rendah?"

Pertanyaan yang lebih baik adalah: "Setelah semua biaya yang hilang ditambahkan, penawaran manakah yang lebih jelas dan lebih mudah untuk dilaksanakan?"

Tanyakan tentang kode HS lebih awal

Selain ketentuan perdagangan, tanyakan kepada pemasok kode HS yang biasa digunakan untuk produk itu.

Kode HS dapat memengaruhi bea masuk, pemeriksaan pabean, dokumen, persyaratan inspeksi, dan ketentuan khusus produk di pasar tujuan. Kode dari pemasok memberi freight forwarder atau broker pabean titik awal untuk meninjau klasifikasi. Kode tersebut bukan nasihat hukum final.

Pertanyaan yang berguna meliputi:

• Kode HS apa yang biasa Anda gunakan untuk produk ini?
• Apakah produk ini pernah diekspor sebelumnya?
• Ke negara mana saja barang tersebut dikirim?
• Apakah ada sertifikat atau laporan pengujian yang tersedia?
• Apakah pasar tujuan memerlukan label, peringatan, atau dokumen teknis khusus?
• Apakah produk tersebut diperuntukkan bagi konsumen, pengguna industri, atau lokasi proyek?

Perbedaan klasifikasi kecil bisa menunda penyelesaian kepabeanan atau mengubah total biaya sampai barang tiba.

Klarifikasi dokumen sebelum produksi selesai

Bahas dokumen sebelum barang siap. Pantau persyaratan dokumen dan pengiriman sejak produksi berjalan. Panduan tindak lanjut produksi di Tiongkok bagi pembeli luar negeri menjelaskan cara memantau produksi, kemasan, jadwal inspeksi, dan kesiapan pengiriman sebelum barang selesai.

Untuk banyak pengiriman, pembeli perlu membahas: Faktur proforma Faktur komersial Daftar kemasan Konosemen atau surat muatan udara Surat keterangan asal, jika diperlukan Laporan uji produk, jika relevan Gambar teknis atau spesifikasi Foto barang jadi dan kemasan Dimensi karton dan berat kotor Tanda pengiriman Persyaratan pelabelan Laporan inspeksi, jika inspeksi dijadwalkan

Dokumen pastinya bergantung pada produk dan tujuan. Pemasok mungkin mengekspor secara teratur, namun itu tidak berarti dokumen untuk negara Anda sudah tercakup.

Beberapa pemasok membuat penawaran lebih sulit dibaca

Ketentuan perdagangan makin penting saat membeli dari beberapa pemasok di Tiongkok. Satu pemasok mungkin menawarkan FOB Ningbo, yang lain EXW dari pabrik dekat Guangzhou. Pemasok ketiga mungkin mau mengantar ke gudang setelah dibayar. Untuk satu pengiriman gabungan, tentukan pihak yang mengoordinasikan penerimaan di gudang, pemeriksaan, pengemasan ulang, konsolidasi, dan pemuatan. Lihat daftar periksa serah terima ke freight forwarder dan agen pengiriman di Tiongkok untuk pembagian tugas antara pemasok, gudang, dan freight forwarder.

Sebelum mengatur pengiriman gabungan, konfirmasikan:

• Lokasi pemasok
• Ketentuan pengiriman dari masing-masing pemasok
• Apakah setiap pemasok dapat mengirimkan ke gudang yang sama
• Kuantitas dan dimensi karton
• Kekuatan kemasan
• Tanda dan label pengiriman
• Detail kontak pengirim
• Apakah foto atau catatan pemuatan diperlukan sebelum diekspor

Harga satuan bisa sesuai, tetapi barang tersebar di beberapa pabrik dengan ketentuan pengantaran berbeda. Koordinasi ini memerlukan waktu.

Konfirmasi tertulis yang dapat Anda salin

Setelah memeriksa barang, kemasan, dokumen, jadwal inspeksi, dan kebutuhan gudang, kirim satu konfirmasi kepada pemasok dan freight forwarder:

“Mohon konfirmasikan [ketentuan + nama persis pelabuhan/tempat dan titik penyerahan + Incoterms® 2020], batas pembayaran angkutan, titik penyerahan dan peralihan risiko barang, serta pihak yang menangani pemuatan, pembongkaran, dan formalitas ekspor serta impor. Tandai setiap biaya sebagai sudah termasuk, dikecualikan, atau masih menunggu penawaran. Cantumkan pihak yang membayar dan jumlah yang sudah dibayarkan. Jika asuransi disyaratkan atau disepakati, kirim sertifikat atau polis dan konfirmasikan cakupan, pengecualian, serta kontak untuk klaim. Cantumkan hal yang belum selesai, penanggung jawab, tenggat klarifikasi, dan cara menyepakati perubahan ongkos angkut atau jadwal.”

Jika jawaban konsisten dan pengaturan bisa dijalankan, lanjutkan sesuai kontrak. Minta klarifikasi dari pihak yang bertanggung jawab jika ada yang kurang. Jika masalah yang belum terjawab membuat pemesanan angkutan atau pengiriman tidak bisa dilanjutkan dengan aman, sepakati penundaan pada tahap terkait sampai masalah selesai. Ikuti kewajiban kontrak yang berlaku. Daftar periksa ini tidak memberi hak baru untuk menahan pembayaran atau membatalkan pesanan.

Ketika dukungan pihak Tiongkok membantu

Jika pemasok sudah sesuai, Anda mungkin hanya perlu memperjelas isi penawaran.

Dukungan pihak Tiongkok dapat membantu ketika balasan pemasok tidak lengkap, persyaratan perdagangan tidak jelas, beberapa pemasok terlibat, atau barang memerlukan penanganan gudang sebelum pengiriman.

Tim setempat dapat menanyakan cakupan penawaran, membandingkan EXW dan FOB dengan dasar yang sama, memeriksa rincian karton, menindaklanjuti dokumen, berkoordinasi dengan freight forwarder, serta menyiapkan pengaturan gudang atau pemuatan bila diperlukan. Lihat dukungan peninjauan penawaran dan tindak lanjut pemasok.

Untuk bantuan komunikasi dengan pemasok di Tiongkok, peninjauan penawaran, dan koordinasi tindak lanjut, lihat tugas agen pengadaan di Tiongkok bagi pembeli luar negeri. Ini berguna sebelum membayar uang muka, mengatur inspeksi, atau meminta beberapa pemasok mengirimkan barang untuk satu kiriman.

Apa yang harus dikirim untuk tinjauan penawaran

Jika Anda sudah memiliki penawaran pemasok, kirimkan materi yang Anda miliki:

• Nama atau tautan pemasok
• Foto atau gambar produk
• Tangkapan layar kutipan atau file PDF
• Istilah perdagangan dan nama pelabuhan atau tempat
• Jumlah sasaran
• Negara tujuan
• Kemasan yang diperlukan
• Metode pengiriman, jika diketahui
• Lokasi pemasok
• Ukuran dan berat karton, jika tersedia
• Sertifikat atau persyaratan pelabelan
• Ketentuan pembayaran
• Jadwal pengiriman yang diharapkan

Informasinya tidak harus sempurna. Tinjauan pertama biasanya dimulai dengan apa yang sudah tersedia dan mengidentifikasi apa yang masih kurang.

Kesimpulan terakhir

FOB, EXW, CIF, dan DAP dapat mengubah total biaya pengadaan dari Tiongkok. Bandingkan batas biaya penjual secara terpisah dari titik penyerahan dan peralihan risiko barang, lalu pastikan siapa yang dapat melaksanakan tiap langkah.

Bandingkan seluruh isi penawaran sebelum memilih pemasok. Periksa ketentuan perdagangan, tempat yang disebutkan, biaya yang belum tercantum, dokumen, dan rencana pengiriman.

Jika ketentuan penawaran pemasok di Tiongkok belum jelas, kirim penawaran, tautan pemasok, rincian produk, tujuan, jumlah, dan pertanyaan pengiriman. Alex Trading Group dapat membantu meninjau situasinya dan memperjelas langkah berikutnya.