अंतर्दृष्टि विवरण
एक चीन फ्रेट फारवर्डर या शिपिंग एजेंट को एक उपयोगी शिपमेंट फ़ाइल की आवश्यकता होती है, न कि कई परस्पर विरोधी पैकिंग सूचियों की। हैंडऑफ़ से पहले, पहचानें कि प्रत्येक आइटम कौन प्रदान करता है, कौन इसकी जांच करता है, फारवर्डर को कौन सा संस्करण प्राप्त हुआ, और खरीदार के निर्णय के लिए अभी भी क्या आवश्यक है।
चार चरण अलग रखें: माल ढुलाई अनुमान का अनुरोध करना, बुकिंग का निर्देश देना, सूचना की प्राप्ति की पुष्टि करना और कार्गो रिलीज को अधिकृत करना। एक को पूरा करने से अन्य को स्वचालित रूप से अधिकृत नहीं किया जाता है।
व्यापक ऑर्डर प्रक्रिया के लिए, हमारा प्रथम-ऑर्डर आयात वर्कफ़्लो देखें।
निर्देश भेजने से पहले दायरे पर सहमति दें
"फ्रेट फारवर्डर" और "शिपिंग एजेंट" विभिन्न सेवा क्षेत्रों का वर्णन कर सकते हैं। पुष्टि करें कि पिकअप, गोदाम में माल लेना, समेकन, लोडिंग, परिवहन दस्तावेज़, निर्यात/सीमा शुल्क समन्वय, बीमा, गंतव्य हैंडलिंग और अंतिम डिलीवरी, जहां लागू हो, कौन संभालता है। बहिष्करणों और प्रत्येक सहमत सेवा के लिए जिम्मेदार संपर्क को रिकॉर्ड करें।
सहमत व्यापार की शर्त, नामित स्थान या बंदरगाह और लागू संस्करण को रिकॉर्ड करें। ICC का Incoterms 2020 सिंहावलोकन खरीदार/विक्रेता की जिम्मेदारियों में उनकी भूमिका बताता है। नियम और नामित स्थान हैंडऑफ़ के लिए एक संदर्भ हैं; वे आदेश के सहमत दायरे या लिखित अग्रेषण निर्देश को प्रतिस्थापित नहीं करते हैं। प्रभावित कदम आगे बढ़ने से पहले संबंधित पक्षों से किसी भी अंतर को स्पष्ट करने के लिए कहें।
यह न मानें कि कोई फारवर्डर उत्पाद की गुणवत्ता की जाँच कर रहा है या कोई सोर्सिंग/समर्थन टीम माल ढुलाई, सीमा शुल्क ब्रोकरेज, या बीमा प्रदान कर रही है। जिम्मेदार प्रदाता से इन सेवाओं की अलग से पुष्टि करें।
एक हैंडऑफ़ रजिस्टर बनाएं
फ़ाइल के लिए एक शिपमेंट संदर्भ और दिनांकित संस्करण का उपयोग करें। नीचे दी गई भूमिकाएँ मौजूदा समझौते के तहत कार्य आवंटित करने के संकेत हैं, न कि सार्वभौमिक कर्तव्यों को निर्दिष्ट करने वाला कोई नया अनुबंध। प्रत्येक आइटम के लिए वास्तविक प्रदाता, चेकर और प्राप्तकर्ता का नाम बताएं; यदि आवश्यक हो तो स्पष्ट रूप से एक अलग आवंटन पर सहमति दें।
| वस्तु | इसे कौन उपलब्ध कराता है | जो तय दायरे में इसकी जांच करता है | प्राप्ति/संस्करण स्थिति |
|---|---|---|---|
| आदेश और संपर्क | क्रेता ऑर्डर संदर्भ और नामांकित संपर्क प्रदान करता है; आपूर्तिकर्ता पिकअप संपर्क/पता प्रदान करता है | क्रेता ऑर्डर की पहचान की जाँच करता है; फारवर्डर परिचालन संपर्क और पहुंच विवरण की पुष्टि करता है | प्राप्तकर्ता, संस्करण, प्राप्त तिथि, अनुत्तरित प्रश्न |
| उत्पाद / SKU / मात्रा | आपूर्तिकर्ता आइटमयुक्त कार्गो सूची और प्रति कार्टन इकाइयाँ प्रदान करता है | क्रेता या नियुक्त चेकर ऑर्डर से तुलना करता है; गोदाम रिपोर्ट इसके दायरे में अंतर प्राप्त कर रही है | ड्राफ्ट या पुष्टि; विसंगति और मालिक |
| कार्टन/आयाम/वजन | आपूर्तिकर्ता कार्टन की संख्या, आयाम, सकल/शुद्ध वजन और इकाइयाँ प्रदान करता है; गोदाम या चेकर किसी भी सहमत पुनर्माप की आपूर्ति करता है | फारवर्डर अपने कोटेशन/बुकिंग के लिए आवश्यक डेटा की जांच करता है; यदि आवश्यक हो तो भौतिक सत्यापन के लिए एक चेकर नियुक्त करें | अनुमानित या पुष्टिकृत; माप तिथि/स्रोत; प्रतिस्थापित संस्करण |
| पैकिंग/लेबल/कार्गो नोट | आपूर्तिकर्ता पैकिंग और लेबल साक्ष्य और प्रासंगिक कार्गो जानकारी प्रदान करता है | क्रेता/नियुक्त चेकर अनुमोदित आवश्यकताओं की समीक्षा करता है; फारवर्डर मार्ग/वाहक सूचना आवश्यकताओं की पुष्टि करता है | स्वीकृत संस्करण या खुला सुधार; प्राप्तकर्ता पावती |
| निरीक्षण/रिलीज़ की स्थिति | निरीक्षक अपने दायरे में रिपोर्ट प्रदान करता है; खरीदार अपना निर्णय और बकाया शर्तें प्रदान करता है | क्रेता परिणाम की समीक्षा करता है; आपूर्तिकर्ता सुधारों को संबोधित करता है; फारवर्डर को वर्तमान होल्ड/रिलीज़ निर्देश प्राप्त होता है | लंबित, सुधार, पुनर्निरीक्षण, या अधिकृत अगला चरण; निर्णय संदर्भ |
| दस्तावेज़/शिपमेंट अनुदेश | आपूर्तिकर्ता और खरीदार अपने सहमत दस्तावेज़ इनपुट प्रदान करते हैं; फारवर्डर सहमति के अनुसार परिवहन-दस्तावेज़ ड्राफ्ट प्रदान करता है | नामित पक्ष कार्गो/दस्तावेज़ विवरण की तुलना करते हैं; आयातक/दलाल गंतव्य-विशिष्ट आवश्यकताओं की पुष्टि करता है | ड्राफ्ट/अंतिम, संस्करण, समीक्षक, गुम वस्तु, रसीद पावती |
| समय/प्राप्ति/बुकिंग | आपूर्तिकर्ता तत्परता प्रदान करता है; गोदाम व्यवस्था प्राप्त करने की पुष्टि करता है; फारवर्डर प्रस्तावित शेड्यूल/बुकिंग स्थिति प्रदान करता है | क्रेता और संबंधित पक्ष निर्भरता की जांच करते हैं और सहमत अगली कार्रवाई को अधिकृत करते हैं | प्रस्तावित या पुष्ट तिथि; बुकिंग संदर्भ यदि बनाया गया हो; खुली पकड़ |
"प्राप्त" का अर्थ है कि नामित प्राप्तकर्ता ने उस संस्करण को स्वीकार किया है। इसका मतलब यह नहीं है कि प्राप्तकर्ता ने भौतिक कार्गो, स्वीकृत उत्पाद की गुणवत्ता या अनुमोदित रिलीज का सत्यापन किया है। उन निर्णयों को अपने-अपने क्षेत्र में रखें।
माल ढुलाई कीमतों का अनुरोध करने से पहले अनुमान लेबल करें
प्रारंभिक अनुमान के लिए, कार्टन की गिनती, आयाम, वजन, मात्रा और तैयारी को अनुमान के अनुसार चिह्नित करें, जहां उनकी पुष्टि नहीं हुई है। इकाइयाँ, उत्पाद/SKU विवरण, पिकअप स्थान, गंतव्य, प्रस्तावित मोड, व्यापार की शर्त/नामित स्थान, और प्रासंगिक कार्गो विशेषताएँ जैसे बैटरी, तरल पदार्थ, मैग्नेट, नाजुकता, या बड़े आकार की पैकिंग शामिल करें। फारवर्डर से पूछें कि उसे मार्ग और वाहक के लिए क्या अतिरिक्त विवरण चाहिए।
अपनी मान्यताओं, शामिल और बहिष्कृत सेवाओं, वैधता और संशोधन के लिए किसी भी शर्त के साथ कीमत का अनुरोध करें। प्रारंभिक पैकिंग डेटा पर आधारित अनुमान पक्की बुकिंग या अंतिम शुल्क की गारंटी नहीं है।
बुकिंग का निर्देश देने से पहले, वर्तमान कार्गो डेटा और तैयारी की स्थिति प्राप्त करें, शेष अनुमानों की पहचान करें, और फारवर्डर से यह पुष्टि करने के लिए कहें कि वह उस आधार पर और किसी भी शर्त पर क्या बुक कर सकता है। मौजूदा व्यवस्था के तहत खरीदार का अधिकृत निर्देश प्राप्त करें। बुकिंग पुष्टिकरण को अनुरोध से अलग रिकॉर्ड करें; जब तक फारवर्डर इसकी पुष्टि न कर दे तब तक स्थान या नौकायन का वर्णन पुष्टि के रूप में न करें।
समान कार्गो संस्करण के विरुद्ध दस्तावेज़ों की जाँच करें
पैकिंग सूची और वाणिज्यिक चालान को शिपमेंट संदर्भ और वर्तमान आइटमयुक्त कार्गो डेटा से लिंक करें। प्रासंगिक रिकॉर्ड में उत्पाद विवरण, मात्रा, कार्टन गिनती, निशान, आयाम और वजन की जांच करें; पहचानें कि प्रत्येक बेमेल को किसे ठीक करना चाहिए। पूछें कि बिल ऑफ लैडिंग या एयर वेबिल ड्राफ्ट की आपूर्ति और समीक्षा कौन करता है और प्राप्तकर्ता के विवरण की पुष्टि कब की जानी चाहिए।
अमेरिकी अंतर्राष्ट्रीय व्यापार प्रशासन की सामान्य निर्यात दस्तावेज़ मार्गदर्शिका वाणिज्यिक चालान, पैकिंग सूची और परिवहन दस्तावेज़ जैसे दस्तावेज़ों का वर्णन करती है। इसे दस्तावेज़ प्रकारों के सामान्य विवरण के रूप में उपयोग करें, न कि चीन-मूल या गंतव्य-विशिष्ट अनुपालन चेकलिस्ट के रूप में। आवश्यकताएँ कार्गो, मार्ग और गंतव्य पर निर्भर करती हैं; आवश्यकतानुसार आयातक, फारवर्डर और सीमा शुल्क दलाल से उनकी पुष्टि करें।
किसी भी आवश्यक मूल दस्तावेज़, उत्पाद रिपोर्ट/प्रमाणपत्र, आयातक/कर विवरण, या लेबल दस्तावेज़ को उसके प्रदाता, समीक्षक और नियत तारीख के साथ सूचीबद्ध करें। प्रयोज्यता की पुष्टि होने तक सशर्त वस्तुओं को "यदि आवश्यक हो" चिह्नित करें। आपूर्तिकर्ता द्वारा सुझाया गया HS कोड समीक्षा के लिए एक इनपुट है, अंतिम वर्गीकरण निर्णय नहीं।
जब कार्गो या दस्तावेज़ बदलते हैं, तो प्रभावित चरण को रोकें
यदि कार्टन की गिनती, आयाम, वजन, लेबल, मात्रा या दस्तावेज़ सहमत नहीं हैं:
- परस्पर विरोधी संस्करणों और प्रभावित कार्गो/स्टेप की पहचान करें। विसंगति का समाधान होने तक संबंधित पक्ष को उस कदम को रोकने के लिए कहें; होल्ड और प्राप्तकर्ता पावती को रिकॉर्ड करें।
- सहमत पुनर्गणना, पुनर्माप, सही दस्तावेज़ या अन्य साक्ष्य के लिए जिम्मेदार आपूर्तिकर्ता, गोदाम या चेकर से पूछें। मूल संस्करण रखें और रिकॉर्ड करें कि क्या परिवर्तन हुआ और किसने इसकी जाँच की।
- फारवर्डर से पूछें कि क्या परिवर्तन कीमत, बुकिंग, पिकअप, परिवहन दस्तावेज़ या समय को प्रभावित करता है। कार्रवाई के स्वामी और आवश्यक खरीदार के निर्णय की पहचान करें; यह न मानें कि पहले का कोटेशन या निर्देश परिवर्तन को कवर करता है।
- प्रभावित प्राप्तकर्ताओं को एक दिनांकित प्रतिस्थापन संस्करण जारी करें। पावती प्राप्त करें कि यह पिछले संस्करण को प्रतिस्थापित करता है और किसी भी संशोधित कोटेशन/बुकिंग पुष्टिकरण को रिकॉर्ड करें। केवल तभी फिर से शुरू करें जब उस चरण के लिए आवश्यक जांच और अधिकृत निर्णय दर्ज हो जाएं।
उदाहरण के लिए, यदि अंतिम कार्टन गणना अनुमान से भिन्न है, तो अनुमान को बुकिंग फ़ाइल में न छोड़ें। मात्रा और पैकिंग सूची का मिलान करें, स्पष्ट रूप से पहचाने गए परिवर्तन के साथ पुष्टि किए गए डेटा भेजें, और फारवर्डर की अद्यतन पावती और किसी भी आवश्यक खरीदार अनुमोदन प्राप्त करें। पुराने अटैचमेंट को चुपचाप न बदलें.
हैंडऑफ़ में निरीक्षण और रिसीविंग होल्ड ले जाएं
रिकॉर्ड करें कि क्या निरीक्षण लंबित है, सुधार खुले हैं, पुन: निरीक्षण की आवश्यकता है, या खरीदार ने अगले चरण के लिए अधिकृत किया है। रिपोर्ट का होना खरीदार द्वारा परिणाम को स्वीकार करने के समान नहीं है। सहमत भुगतान और रिहाई की शर्तें दृश्यमान रखें; बुकिंग या पिकअप स्लॉट उन्हें नहीं हटाता है। प्री-शिपमेंट निरीक्षण गाइड देखें।
एकाधिक आपूर्तिकर्ताओं के लिए, प्राप्त स्थान, संपर्क, वितरण व्यवस्था, आपूर्तिकर्ता/SKU पहचान और माल आने से पहले विसंगतियों की रिपोर्ट कैसे की जाती है, इस पर सहमति दें। प्राप्त करने और दोबारा पैक करने के लिए हमारे समेकन गाइड, और रिकॉर्ड लोड करने के लिए कंटेनर लोडिंग चेकलिस्ट] का उपयोग करें। हैंडऑफ़ रजिस्टर को उनकी प्रक्रियाओं की नकल करने के बजाय उन रिकॉर्डों को संदर्भित करना चाहिए।
Alex Trading Group कैसे मदद कर सकता है
सहमति के दायरे में Alex Trading Group आपूर्तिकर्ताओं से फ़ॉलो-अप, उत्पादन और पैकिंग की स्थिति स्पष्ट करने, निरीक्षण का समन्वय, गोदाम में माल लेना, कार्टन की जाँच, दोबारा पैकिंग, अलग-अलग खेपों को साथ लाना, लोडिंग की तैयारी और चीन में शिपमेंट सौंपने में मदद कर सकता है। आपूर्तिकर्ता चुन रहे हैं तो कारखाने से सीधे खरीद देखें। आपूर्तिकर्ता से जुड़ी बातें बाकी हैं तो व्यापार संचालन में सहायता देखें। माल रवाना होने से पहले निरीक्षण, गोदाम और शिपमेंट में सहायता देखें।
आपूर्तिकर्ता, खरीदार, फारवर्डर और एलेक्स अपनी सहमत जिम्मेदारियों को बरकरार रखते हैं। एलेक्स का समन्वय खरीदार की मंजूरी, फारवर्डर के परिवहन दायरे, या जिम्मेदार पेशेवर से गंतव्य-विशिष्ट सलाह को प्रतिस्थापित नहीं करता है; अतिरिक्त कार्य और परिवर्तनों के लिए प्रासंगिक प्राधिकरण की आवश्यकता होती है।
अपना शिपमेंट विवरण भेजें, जिसमें आपूर्तिकर्ता संपर्क, उत्पाद सूची, वर्तमान कार्टन डेटा और क्या यह अनुमानित या पुष्टि की गई है, गंतव्य, फारवर्डर संपर्क, निरीक्षण/होल्ड स्थिति, नवीनतम फ़ाइल संस्करण और वह प्रश्न या निर्णय शामिल है जिसे हल करने की आवश्यकता है।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या फ्रेट फारवर्डर सोर्सिंग एजेंट के समान है?
नहीं, अग्रेषण मुख्य रूप से शिपमेंट आंदोलन और दस्तावेजों से संबंधित है; सोर्सिंग या व्यापार संचालन समर्थन एक सहमत दायरे के भीतर आपूर्तिकर्ता, उत्पादन, निरीक्षण और गोदाम की तैयारी को संबोधित कर सकता है। पुष्टि करें कि प्रत्येक कार्य कौन करता है.
क्या मैं अंतिम पैकिंग से पहले माल ढुलाई दर के बारे में पूछ सकता हूँ?
हां, प्रारंभिक डेटा को अनुमान के अनुसार लेबल करें और मान्यताओं और संशोधन शर्तों के बारे में पूछें। बुकिंग से पहले वर्तमान डेटा और आवश्यक निर्देश की पुष्टि करें; कोटेशन अनुरोध बुकिंग या कार्गो रिलीज को अधिकृत नहीं करता है।
यदि पैकिंग सूची और कार्टन की संख्या भिन्न हो तो मुझे क्या करना चाहिए?
प्रभावित चरण को रोकें, जिम्मेदार चेकर की पहचान करें, कार्गो और दस्तावेजों का मिलान करें और दिनांकित प्रतिस्थापन संस्करण जारी करें। फिर से शुरू करने से पहले पावती और किसी भी संशोधित बुकिंग/मूल्य की पुष्टि और आवश्यक खरीदार निर्णय प्राप्त करें।
क्या फारवर्डर की पावती का मतलब यह है कि माल स्वीकृत है?
नहीं, फ़ाइल की प्राप्ति, भौतिक सत्यापन, निरीक्षण स्वीकृति, और खरीदार की रिहाई निर्देश अलग-अलग स्थितियाँ हैं। प्रत्येक को स्पष्ट रूप से रिकॉर्ड करें.
