EU ICS2: những điều người mua nên xác nhận trước khi lô hàng Trung Quốc rời đi

Nếu hàng hóa từ Trung Quốc được đưa vào EU thì tệp dữ liệu giờ đây đáng được quan tâm giống như thùng carton và nhãn mác. ICS2 là hệ thống của EU tiếp nhận thông tin hàng hóa trước khi hàng đến. Nó không quyết định mức thuế cuối cùng của bạn, nhưng nó có thể ảnh hưởng đến việc dữ liệu lô hàng có đủ sạch để sàng lọc an toàn và an ninh trước khi hàng hóa đến hay không.

Đối với người mua ở nước ngoài, điểm thực tế rất đơn giản: đừng đợi cho đến khi người giao nhận yêu cầu chi tiết vào phút cuối. Một số dữ liệu thuộc về người mua, một số thuộc về nhà cung cấp Trung Quốc và một số thuộc về nhà kho hoặc người giao nhận. Nếu những phần đó không rõ ràng, lô hàng có thể đã sẵn sàng về mặt vật lý trong khi vẫn chưa sẵn sàng trên giấy tờ.

Điều gì đã thay đổi vào ngày 1 tháng 6 năm 2026

Ủy ban Châu Âu cho biết tất cả các lô hàng vào EU bằng bất kỳ phương thức vận tải nào kể từ ngày 1 tháng 6 năm 2026 đều phải có tờ khai tóm tắt hàng hóa nhập cảnh (ENS) hợp lệ. Việc nộp đơn có thể được chuyển trực tiếp vào ICS2 hoặc trong một số trường hợp thông qua tờ khai quá cảnh kết hợp trong NCTS Giai đoạn 6 nếu có tùy chọn đó.

Điều đó quan trọng đối với việc tìm nguồn cung ứng ở Trung Quốc vì nhiều người mua vẫn coi dữ liệu hải quan là thứ mà người giao nhận làm sạch sau khi sản xuất. ICS2 di chuyển một phần công việc dữ liệu sớm hơn. Người vận chuyển có thể nộp ENS, nhưng người vận chuyển thường cần thông tin từ nhà nhập khẩu, người nhận hàng, người giao nhận hàng hóa, nhà cung cấp hoặc kho hàng trước khi có thể nộp hồ sơ chính xác.

Bắt đầu với lộ trình vận chuyển

Không xem ICS2 như một biểu mẫu tuân thủ riêng biệt. Bắt đầu với lộ trình thực sự.

Lô hàng được vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, đường bộ, chuyển phát nhanh hay kết hợp? Có kho hàng hợp nhất ở Trung Quốc không? Một nhà cung cấp sẽ vận chuyển một mình hay nhiều nhà cung cấp sẽ giao thùng carton đến một điểm bốc hàng chung? Người mua ở EU là nhà nhập khẩu hay một bên khác xử lý thông quan nhập khẩu?

Những câu hỏi này quyết định ai nắm giữ dữ liệu và ai phải chuyển dữ liệu đó cho bên nộp đơn. Một lô hàng nguyên container từ một nhà máy thường dễ lập chứng từ hơn. Một lô hàng hỗn hợp từ nhiều nhà cung cấp có thể tạo ra nhiều khoảng trống hơn: các mô tả sản phẩm khác nhau, số lượng thùng carton, nhãn hiệu, trọng lượng, định dạng hóa đơn và tên nhà cung cấp đều cần phải khớp với nhau trước khi người giao nhận nhận được hồ sơ. Đối với các lô hàng hỗn hợp, người mua cũng có thể xem lại danh sách kiểm tra bàn giao đại lý vận chuyển và đại lý vận chuyển Trung Quốc của chúng tôi để chuẩn bị thông tin về nhà cung cấp, kho hàng và hàng hóa trước khi bàn giao.

Kiểm tra ai chịu trách nhiệm về dữ liệu ENS

Nhìn chung, người vận chuyển đưa hàng vào EU có trách nhiệm nộp ENS. Điều đó không có nghĩa là hãng vận chuyển nắm đủ mọi dữ liệu. Nếu người vận chuyển không có tất cả các thông tin chi tiết cần thiết thì người nắm giữ những thông tin chi tiết đó có thể cần cung cấp hoặc nộp chúng. Người đó có thể là nhà nhập khẩu, người nhận hàng, người giao nhận hàng hóa hoặc một thành viên khác trong chuỗi cung ứng.

Người mua nên làm rõ điều này trước khi hàng rời khỏi Trung Quốc. Hãy hỏi người giao nhận hoặc người môi giới nhập khẩu ba câu hỏi trực tiếp:

• Ai sẽ nộp ENS cho lô hàng này?
• Bạn cần dữ liệu chính xác nào từ người mua, nhà cung cấp và kho hàng Trung Quốc?
• Thời hạn nhận dữ liệu đó trước khi bàn giao hàng hóa là bao lâu?

Điều này tránh được một mô hình phổ biến: hàng hóa đến kho, nhà cung cấp gửi một hóa đơn ngắn và chỉ khi đó người giao nhận mới yêu cầu mô tả hoặc chi tiết về bên tham gia tốt hơn. Bao gồm hàng hóa quá cảnh qua EU khi xem xét tuyến đường. Hỏi bên nộp đơn những trường mặt hàng nào được yêu cầu, bao gồm mã HS 6 chữ số hợp lệ và mô tả chính xác cho từng mặt hàng, đồng thời xác nhận rằng những trường này đến được hệ thống khai báo cũng như chứng từ vận chuyển. Trước hạn chót xếp hàng tương ứng, hãy hỏi ai sẽ xác nhận rằng các hồ sơ ENS bắt buộc đã được chấp nhận, cung cấp mọi MRN bắt buộc và giải quyết các hồ sơ bị từ chối hoặc bị thiếu. Thời hạn và điều kiện bốc hàng phụ thuộc vào phương thức vận chuyển, tuyến đường và hãng vận chuyển; sử dụng các hướng dẫn dịch vụ thực tế thay vì một quy tắc thời gian cho mỗi lô hàng.

Làm cho mô tả sản phẩm có thể sử dụng được

Dữ liệu ICS2 chỉ tốt như mô tả lô hàng đằng sau nó. Các nhãn rộng như "bộ phận", "phụ kiện", "mẫu", "công cụ" hoặc "hàng hóa" có thể thuận tiện trên hóa đơn dự thảo, nhưng chúng không giải thích những gì hải quan cần sàng lọc.

Người mua không cần phải biến mọi dòng hóa đơn thành sổ tay kỹ thuật. Mô tả vẫn phải cho biết mục đó là gì bằng ngôn ngữ đơn giản. Ví dụ:

Nếu nhà cung cấp đề xuất mã HS hoặc CN, hãy coi đó là tài liệu tham khảo hữu ích chứ không phải là lời khuyên pháp lý cuối cùng. Nhà nhập khẩu EU hoặc nhà môi giới hải quan được chỉ định vẫn phải xem xét phân loại. Nhiệm vụ tìm nguồn cung ứng là thu thập đủ chi tiết sản phẩm để đại lý hải quan không phải phỏng đoán dựa vào một hóa đơn mô tả mơ hồ.

Căn chỉnh hóa đơn, danh sách đóng gói, nhãn và hồ sơ kho

Sự sẵn sàng của ICS2 không chỉ liên quan đến hóa đơn thương mại. Dữ liệu phải khớp với toàn bộ tệp lô hàng.

Trước khi hàng hóa được chuyển từ nhà cung cấp hoặc kho hàng, hãy so sánh các mặt hàng này:

• tên nhà cung cấp và nhà xuất khẩu, địa chỉ và chi tiết liên lạc
• người mua, người nhận hàng, nhà nhập khẩu và thông tin của bên được thông báo
• Số EORI mà bên EU cần
• mô tả sản phẩm và tài liệu tham khảo mặt hàng
• mã HS gồm 6 chữ số hợp lệ cho các mặt hàng hàng hóa ENS, với việc phân loại và mọi yêu cầu bổ sung về mã đích đến được xác nhận bởi nhà nhập khẩu hoặc bên nộp đơn
• số lượng thùng carton, loại gói hàng, trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh và thể tích
• ký mã hiệu vận chuyển, nhãn thùng carton, số pallet và số container hoặc mã đặt chỗ nếu có

Khi một số nhà cung cấp giao hàng đến một nhà kho ở Trung Quốc, hãy lập một bảng tổng hợp. Đối với giai đoạn tải cuối cùng, người mua cũng có thể sử dụng danh sách kiểm tra tải container Trung Quốc này để giữ cho số lượng thùng carton, nhãn, hồ sơ tải và chi tiết lô hàng được căn chỉnh. Nó phải cho biết thùng carton nào đến từ nhà cung cấp nào, mỗi thùng chứa những gì và liệu có thùng carton nào được đóng gói lại hoặc dán nhãn lại hay không. Điều này dễ khắc phục hơn khi hàng vẫn còn ở Trung Quốc.

Kiểm tra sớm mã EORI và thông tin các bên liên quan

Số EORI xác định các chủ thể kinh tế cho các hoạt động hải quan của EU. Các nhà nhập khẩu EU thường cần mã này để làm thủ tục hải quan và các chủ thể kinh tế ngoài EU có thể cần mã này nếu họ nộp tờ khai hải quan, hồ sơ ENS, tờ khai lưu giữ hàng hóa tạm thời hoặc đóng vai trò là người vận chuyển.

Đối với người mua, việc kiểm tra thực tế rất đơn giản. Xác nhận EORI của bên nào sẽ xuất hiện trong quá trình vận chuyển, liệu thông tin chi tiết của nhà nhập khẩu có hợp lệ hay không và liệu người giao nhận có đúng tên và địa chỉ công ty hay không. Làm điều này trước khi nhà cung cấp chuẩn bị tài liệu cuối cùng.

Những mâu thuẫn nhỏ có thể làm chậm tập tin. Tên công ty được viết một cách trên đơn đặt hàng, một cách khác trên hóa đơn và một cách khác trong hồ sơ người môi giới tạo ra sự qua lại có thể tránh được.

Sự theo dõi từ phía Trung Quốc sẽ giúp ích ở đâu

Nhà cung cấp có thể sản xuất hàng hóa nhưng vẫn gửi dữ liệu lô hàng không đầy đủ. Điều này thường xảy ra khi người liên hệ bán hàng tách biệt khỏi kho hàng, nhóm chứng từ xuất khẩu hoặc người liên hệ vận chuyển hàng hóa.

Việc theo dõi phía Trung Quốc giúp ích bằng cách kiểm tra hồ sơ trước khi nó đến tay người giao nhận. Công việc này rất thực tế: yêu cầu nhà cung cấp cung cấp những mô tả sản phẩm còn thiếu, so sánh số lượng thùng carton với hồ sơ nhận hàng của kho, xác nhận ký mã hiệu vận chuyển, thu thập ảnh đóng gói và cập nhật cho người giao nhận khi hàng hóa từ một số nhà cung cấp đến vào các thời điểm khác nhau.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các lô hàng tổng hợp, đơn hàng sản phẩm hỗn hợp, hàng mẫu sau này trở thành đơn hàng số lượng lớn và các đơn hàng mà người mua đã có người giao nhận nhưng cần phối hợp chứng từ phía Trung Quốc rõ ràng hơn. Hỗ trợ kiểm tra, kho hàng và vận chuyển của chúng tôi tại Trung Quốc được xây dựng dựa trên hình thức chuyển giao đó.

Gửi gì để đánh giá lô hàng ICS2

Nếu một lô hàng EU đang được lên kế hoạch từ Trung Quốc, hãy thu thập hồ sơ trước khi nhận hàng hoặc giao hàng tại kho. Đánh giá hữu ích đầu tiên có thể bắt đầu bằng:

• báo giá của nhà cung cấp và hóa đơn chiếu lệ
• dự thảo hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói
• hình ảnh sản phẩm, bản vẽ hoặc tài liệu tham khảo danh mục
• tên nhà cung cấp, địa chỉ nhận hàng và địa chỉ liên hệ xuất khẩu
• số lượng thùng carton, trọng lượng ước tính và kế hoạch đóng gói
• quốc gia đến, người nhận hàng, nhà nhập khẩu và thông tin liên hệ của đại lý hải quan hoặc đơn vị giao nhận
• điều kiện giao hàng hiện tại, chẳng hạn như FOB, EXW, CIF, DAP, hoặc kế hoạch nhận hàng của người giao nhận
• bất kỳ mối lo ngại nào về mô tả mơ hồ, thùng carton hỗn hợp, hàng mẫu hoặc chất lượng tài liệu của nhà cung cấp

Alex Trading Group không thay thế nhà môi giới nhập khẩu EU hoặc quyết định phân loại hải quan cuối cùng. Vai trò hữu ích là sớm hơn: thu thập dữ liệu sạch hơn của nhà cung cấp, so sánh dữ liệu đó với lô hàng thực tế và giúp người mua và người giao nhận tránh được những khoảng trống tài liệu có thể tránh được trước khi hàng rời Trung Quốc.

Nếu bạn đã có tài liệu của nhà cung cấp hoặc kế hoạch vận chuyển để kiểm tra, hãy gửi thông tin về nhu cầu tìm nguồn hàng của bạn cùng với hóa đơn dự thảo, danh sách đóng gói, ảnh sản phẩm và thị trường đích. Việc xem xét đầu tiên có thể tập trung vào những gì còn thiếu trước khi lô hàng được chuyển đi.