Thông tin chi tiết
Trước khi bạn hỏi giá các nhà máy, hãy quyết định những gì phải nhập khẩu, ai sẽ là nhà nhập khẩu ở quốc gia đến và thông tin nào phải chính xác trước khi tiền được chuyển đi. Đó chính là điểm khởi đầu cho việc nhập hàng từ Trung Quốc. Tên nhà cung cấp rất hữu ích nhưng nó chỉ là một phần của lộ trình.
Nhiều người mua lần đầu bắt đầu bằng một câu hỏi đơn giản: làm cách nào để nhập hàng từ Trung Quốc mà không bỏ sót bước nào có thể gây tốn kém? Câu trả lời không phải là một nền tảng duy nhất hay một điều kiện vận chuyển duy nhất. Đó là một chuỗi các bước kiểm tra: xác định sản phẩm, sự phù hợp của nhà cung cấp, phạm vi báo giá, phê duyệt mẫu, theo dõi sản xuất, bàn giao lô hàng và chuẩn bị hải quan điểm đến.
Quy trình thực tế cho đơn hàng đầu tiên gồm các bước sau:
- Xác định sản phẩm và thị trường đích.
- Kiểm tra quy định nhập khẩu, ghi nhãn, thử nghiệm và yêu cầu đối với bên đứng tên nhập khẩu.
- Xây dựng và xác minh danh sách rút gọn nhà cung cấp có thể so sánh được.
- Làm rõ phạm vi báo giá, điều khoản thanh toán và Incoterms.
- Phê duyệt mẫu và ghi lại tiêu chuẩn sản xuất số lượng lớn.
- Theo dõi quá trình sản xuất và chuẩn bị bàn giao lô hàng trước khi hàng hóa hoàn thành.
- Hoàn thành hồ sơ hải quan và vận chuyển trước khi hàng rời Trung Quốc.
Bắt đầu bằng sản phẩm, không phải tên nhà cung cấp
Một bức ảnh sản phẩm là bước khởi đầu nhưng nó chưa đủ để làm báo giá nhà máy hoặc hồ sơ hải quan. Trước khi bạn nhập sản phẩm từ Trung Quốc, hãy ghi lại tên sản phẩm, chất liệu, kích thước, công dụng, bao bì, số lượng mục tiêu, quốc gia đến và mọi nhãn hoặc tiêu chuẩn kiểm tra bắt buộc.
Đối với hàng hóa đơn giản, điều này có thể phù hợp trong một trang. Đối với hàng hóa tùy chỉnh, hãy thêm bản vẽ, ghi chú dung sai, tham chiếu màu sắc, vị trí logo, mẫu thiết kế bao bì và lịch sử mẫu. Mục tiêu là làm cho mọi nhà cung cấp báo giá cùng một yêu cầu. Nếu một nhà cung cấp báo giá thép sơn, một nhà cung cấp khác báo giá thép không gỉ và nhà cung cấp thứ ba không bao gồm bao bì thì mức giá rẻ nhất sẽ cho bạn biết rất ít thông tin.
Tệp sản phẩm này cũng giúp ích cho người môi giới hải quan hoặc người giao nhận vận tải của bạn. Mã hàng hóa, thuế suất, kiểm soát nhập khẩu và tài liệu phụ thuộc vào sản phẩm chính xác và thị trường đích. Đừng để lại các câu hỏi phân loại cho đến khi thùng giấy đã sẵn sàng.
Kiểm tra xem thị trường đích của bạn có quy tắc nhập khẩu hay không
Nhập khẩu từ Trung Quốc sang Mỹ, Anh, Ấn Độ hay thị trường khác bắt đầu từ quốc gia của người mua chứ không chỉ với nhà cung cấp Trung Quốc. Cùng một sản phẩm có thể phải đối mặt với các mã hàng hóa, thuế suất, quy tắc đánh dấu, tiêu chuẩn an toàn hoặc yêu cầu đăng ký của nhà nhập khẩu khác nhau tùy thuộc vào điểm đến.
Đối với Hoa Kỳ, nhà nhập khẩu nên hiểu thủ tục CBP và thông tin cần thiết để làm thủ tục nhập khẩu, bao gồm phân loại, giá trị, nước xuất xứ và khả năng được chấp nhận. Đối với Vương quốc Anh, người mua sử dụng Thuế quan thương mại để tra cứu mã hàng hóa, thuế, VAT và các biện pháp kiểm soát. Đối với Ấn Độ, Mã nhà xuất khẩu nhập khẩu thường là một phần của quá trình thiết lập nhập khẩu và việc nộp hồ sơ hải quan sử dụng quy trình nộp tờ khai nhập khẩu (Bill of Entry) thông qua ICEGATE và các hệ thống hải quan liên quan.
Nhà cung cấp có thể biết các tài liệu xuất khẩu của Trung Quốc, nhưng nhà cung cấp thường không chịu trách nhiệm về việc tuân thủ của quốc gia nơi bạn đến. Hãy sớm hỏi người môi giới hải quan của bạn xem sản phẩm có cần giấy chứng nhận, ghi nhãn, kiểm tra, đăng ký nhập khẩu hoặc giấy phép đặc biệt hay không.
Xây dựng danh sách rút gọn mà bạn có thể so sánh
Đừng gửi những tin nhắn mơ hồ cho mười nhà cung cấp rồi so sánh những gì nhận được. Chọn một danh sách rút gọn nhà cung cấp nhỏ hơn và cung cấp cho mỗi nhà cung cấp cùng một tệp sản phẩm. Hỏi xem họ là nhà sản xuất, thương nhân hay xưởng chuyên môn. Hãy hỏi xem họ tự sản xuất bộ phận nào, họ thuê ngoài những gì và họ đã vận chuyển những sản phẩm nào trước đây.
Trước khi trả tiền đặt cọc, người mua nên xác minh danh tính nhà cung cấp, năng lực sản xuất và chi tiết đơn hàng. Xem hướng dẫn của chúng tôi về cách kiểm tra nhà cung cấp Trung Quốc trước khi trả tiền đặt cọc.
Khi so sánh nhà cung cấp, cần xem xét nhiều yếu tố ngoài đơn giá. Kiểm tra MOQ, chi phí khuôn hoặc đồ gá, chi phí mẫu, điều khoản thanh toán, thời gian thực hiện, đóng gói, quy trình kiểm soát chất lượng, quyền truy cập kiểm tra, kinh nghiệm xuất khẩu và tốc độ liên lạc. Nếu nhà cung cấp né tránh các câu hỏi cơ bản trước khi đặt cọc, mô hình đó có thể trở nên tồi tệ hơn trong quá trình sản xuất.
Đối với những người mua hỏi nên nhập khẩu gì từ Trung Quốc, bước này cũng là bước kiểm tra thực tế. Ý tưởng sản phẩm chỉ khả thi nếu nhà cung cấp có thể thực hiện nó với số lượng, mức chất lượng, mức độ tuân thủ và tổng chi phí nhập hàng được yêu cầu.
Làm cho mỗi báo giá có thể sử dụng được trước khi so sánh giá
Báo giá của nhà cung cấp Trung Quốc sẽ cho bạn biết những gì được bao gồm. Tối thiểu, hãy làm rõ đặc điểm kỹ thuật của sản phẩm, vật liệu, bao bì, MOQ, đơn giá, khuôn mẫu hoặc phí thiết lập, phí mẫu, thời gian sản xuất, điều khoản thanh toán, điều khoản thương mại, địa điểm nhận hoặc bốc hàng và hiệu lực của báo giá.
Để được giải thích chi tiết về sự khác biệt trong báo giá EXW, FOB, CIF và DAP, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về những điều người mua nên làm rõ trong báo giá của nhà cung cấp Trung Quốc.
Điều khoản thương mại quan trọng. EXW, FOB, CIF và DAP có thể làm cho cùng một sản phẩm trông rẻ hơn hoặc đắt hơn vì trách nhiệm đi kèm là khác nhau. Incoterms xác định trách nhiệm của người mua và người bán khi được sử dụng đúng cách trong hợp đồng nhưng không thay thế việc phân loại hải quan, tuân thủ sản phẩm hoặc tư vấn về thuế địa phương.
Nếu báo giá ghi FOB, hãy hỏi cảng nào. Nếu nó ghi EXW, hãy hỏi địa chỉ nhà máy và xem có bao gồm chứng từ hải quan xuất khẩu hay không. Nếu nó nói CIF hoặc DAP, hãy hỏi những khoản phí đích, thủ tục hải quan, nghĩa vụ, thuế và công việc giao hàng địa phương vẫn thuộc về phía bạn.
Sử dụng mẫu làm điểm kiểm soát
Mẫu thử không chỉ để kiểm tra xem bạn có thích sản phẩm hay không. Mẫu phải xác lập tiêu chuẩn mà hàng sản xuất hàng loạt phải đáp ứng. Khi bạn phê duyệt một mẫu, hãy ghi lại ảnh, số đo, ghi chú chất liệu, màu sắc, độ hoàn thiện, bao bì, lỗi và bất kỳ thay đổi nào bạn yêu cầu.
Hỏi xem mẫu có được sản xuất bởi cùng một nhà máy và quy trình được lên kế hoạch cho sản xuất số lượng lớn hay không. Một mẫu làm bằng tay có thể trông ổn trong khi sản xuất hàng loạt vẫn cần các khuôn và đồ gá, đồ đạc, lô nguyên liệu hoặc thử nghiệm đóng gói khác nhau.
Trước khi trả tiền đặt cọc, hãy kết nối mẫu đã được phê duyệt với đơn đặt hàng. Nhà cung cấp nên biết phiên bản nào được phê duyệt, những thay đổi nào đang chờ xử lý và họ phải cung cấp bằng chứng gì trong quá trình sản xuất.
Để biết danh sách kiểm tra phê duyệt chi tiết, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về những điều cần kiểm tra trước khi phê duyệt mẫu để sản xuất số lượng lớn.
Sắp xếp bàn giao lô hàng trước khi sản xuất xong
Việc vận chuyển không nên bắt đầu như một cuộc tranh giành vào tuần trước. Trước khi quá trình sản xuất kết thúc, hãy xác nhận số lượng thùng carton, tổng trọng lượng, kích thước thùng carton, định dạng danh sách đóng gói, ký mã hiệu vận chuyển, địa chỉ nhận hàng, ngày hàng hóa sẵn sàng và thông tin liên hệ của người giao nhận.
Nếu bạn sử dụng nhiều nhà cung cấp, hãy quyết định xem hàng hóa sẽ đi thẳng đến cảng, đến kho của người giao nhận hay đến kho tổng hợp phía Trung Quốc. Đơn hàng từ nhiều nhà cung cấp cần có hồ sơ nhận hàng, kiểm tra thùng carton, quyết định đóng gói lại, kiểm soát nhãn và kế hoạch bốc hàng. Nếu không có điều đó, người giao nhận có thể nhận hàng nhưng không biết hàng thiếu, hư hỏng, sai nhãn, hàng chưa sẵn sàng.
Đối với các đơn đặt hàng từ nhiều nhà cung cấp, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về cách hợp nhất hàng hóa từ nhiều nhà cung cấp ở Trung Quốc.
Đây là nơi mà nhiều dự án nhập khẩu từ Trung Quốc mất đi tầm nhìn. Nhà cung cấp cho biết hàng hóa đã sẵn sàng, người giao nhận yêu cầu chứng từ, người mua chờ chụp ảnh và không ai kiểm tra xem dữ liệu thùng carton có khớp với hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói hay không.
Chuẩn bị hồ sơ hải quan sớm
Hồ sơ hải quan của bạn nên được xây dựng trong khi đơn hàng vẫn có thể kiểm soát được. Thu thập hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói, mô tả sản phẩm, chi tiết nguyên vật liệu, gợi ý mã HS hoặc mã hàng hóa, nước xuất xứ, chi tiết nhà cung cấp, điều khoản thanh toán, Incoterm và chứng từ vận chuyển. Đối với hàng hóa được quản lý, hãy thêm báo cáo thử nghiệm, chứng chỉ, hồ sơ ghi nhãn hoặc hướng dẫn của người môi giới nếu cần.
Đừng yêu cầu nhà cung cấp phát minh ra mô tả hàng hóa mơ hồ để dễ dàng ghi chép. Mô tả hải quan phải phù hợp với hàng hóa thực tế. Nếu người môi giới cần mô tả sản phẩm tốt hơn, hãy làm rõ nó trước khi giao hàng.
Con đường đất nước quan trọng. Cách nhập khẩu từ Trung Quốc sang Ấn Độ có thể bao gồm các bước đăng ký và nộp đơn khác nhau như nhập khẩu từ Trung Quốc sang Hoa Kỳ hoặc Vương quốc Anh. Cùng một hóa đơn của nhà máy có thể cần các chi tiết hỗ trợ khác nhau cho mỗi điểm đến.
Sự theo dõi từ phía Trung Quốc sẽ giúp ích ở đâu
Người mua có thể trực tiếp quản lý đơn hàng lặp lại đơn giản khi nhà cung cấp đáng tin cậy, sản phẩm quen thuộc và lộ trình nhập khẩu đã được thử nghiệm. Hỗ trợ trở nên hữu ích khi đơn hàng có nhà cung cấp không chắc chắn, báo giá không rõ ràng, mẫu thử, thay đổi bao bì, cập nhật sản xuất, thời gian kiểm tra, nhận kho hoặc thắc mắc về giao hàng.
Nhiều người mua ở nước ngoài sử dụng đại lý tìm nguồn cung ứng ở Trung Quốc khi họ cần liên lạc với nhà cung cấp, xem xét báo giá, theo dõi mẫu, phối hợp kiểm tra và hỗ trợ vận chuyển. Tìm hiểu thêm về những gì đại lý tìm nguồn cung ứng Trung Quốc làm cho người mua ở nước ngoài.
Alex Trading Group có thể giúp người mua xem xét thông tin nhà cung cấp, làm rõ báo giá, điều phối mẫu, theo dõi chi tiết sản xuất và kết nối hồ sơ đặt hàng với việc kiểm tra, lưu kho, xếp hàng và chuẩn bị giao hàng. Nếu đơn đặt hàng của bạn đã chuyển từ tìm kiếm nhà cung cấp sang thực hiện, hãy xem lại hỗ trợ thực hiện giao dịch để xem hoạt động tiếp theo của phía Trung Quốc phù hợp ở đâu.
Cần gửi gì để đánh giá lần nhập khẩu đầu tiên
Gửi những gì bạn đã có. Không cần phải có kế hoạch mua hàng hoàn chỉnh.
Các tệp hữu ích bao gồm ảnh sản phẩm, bản vẽ, liên kết nhà cung cấp, báo giá, ảnh chụp màn hình trò chuyện, ghi chú mẫu, số lượng mục tiêu, quốc gia đích, nhu cầu đóng gói, kế hoạch vận chuyển và câu hỏi bạn cần trả lời trước tiên. Nếu bạn đang so sánh các nhà cung cấp, hãy đưa tất cả báo giá vào một tệp. Nếu bạn đang chuẩn bị vận chuyển, hãy bao gồm dữ liệu về thùng carton, bản thảo danh sách đóng gói và chi tiết về người giao nhận.
Bạn có thể gửi những chi tiết đó thông qua mẫu yêu cầu tìm nguồn cung ứng. Lần xem xét đầu tiên phải xác định điều gì rõ ràng, điều gì còn thiếu và điều gì cần được kiểm tra trước khi đặt cọc, sản xuất, thanh toán cuối cùng hoặc giao hàng.
Câu hỏi thường gặp
Bước đầu tiên để nhập hàng từ Trung Quốc là gì?
Bắt đầu với tệp sản phẩm rõ ràng và quốc gia đích. Tìm kiếm nhà cung cấp, so sánh báo giá, phê duyệt mẫu, vận chuyển và chuẩn bị hải quan đều phụ thuộc vào hai chi tiết đó.
Tôi có thể nhập khẩu từ Trung Quốc mà không cần đến nhà cung cấp không?
Có, nhiều người mua làm như vậy. Tìm nguồn cung ứng từ xa vẫn cần kiểm tra nhà cung cấp, thông số kỹ thuật bằng văn bản, kiểm soát mẫu, cập nhật sản xuất, lập kế hoạch kiểm tra và xem xét chứng từ vận chuyển.
Tôi có nên hỏi người môi giới hải quan trước khi thanh toán cho nhà cung cấp không?
Đối với hàng hóa được quản lý, sản phẩm không quen thuộc hoặc tuyến đường quốc gia mới, thì có. Nhà môi giới có thể giúp bạn kiểm tra phân loại, tài liệu, yêu cầu của nhà nhập khẩu, thuế nhập khẩu, các loại thuế khác và điều kiện được phép nhập khẩu trước khi khó thay đổi đơn hàng.
