Cara Bernegosiasi dengan Pemasok di Tiongkok: Harga, MOQ, dan Syarat Pembayaran

Bernegosiasi dengan pemasok Tiongkok bukan sekadar meminta harga satuan yang lebih rendah.

Sebelum negosiasi dimulai, pembeli harus terlebih dahulu memastikan bahwa penawaran yang dibandingkan didasarkan pada spesifikasi produk, jumlah, kemasan, persyaratan kualitas, dan syarat pengiriman yang sama.

Setelah dasar penawaran selaras, negosiasi dapat mencakup lebih dari harga. Tergantung proyeknya, bahas MOQ, biaya sampel dan perkakas produksi, syarat pembayaran, waktu pengerjaan, kemasan, persyaratan inspeksi, Incoterms, serta tanggung jawab yang memengaruhi biaya dan risiko pelaksanaan.

Tujuannya mencapai ketentuan komersial yang sesuai dengan produk, standar mutu, dan rencana pengiriman yang dibutuhkan, tanpa menekan setiap pos biaya serendah mungkin.

Apa yang Harus Anda Konfirmasikan Sebelum Bernegosiasi dengan Pemasok Tiongkok?

Sebelum menegosiasikan harga, pastikan bahwa pemasok menawarkan produk, kuantitas, persyaratan kualitas, kemasan, dan persyaratan pengiriman yang sama.

Penawaran yang terlihat lebih murah mungkin saja didasarkan pada asumsi yang berbeda.

Pemasok mungkin menggunakan kelas mutu bahan yang berbeda, kemasan yang lebih ringan, MOQ yang lebih besar, persyaratan inspeksi yang lebih sedikit, atau Incoterms yang berbeda. Perjelas dulu perbedaannya agar harga awal tidak menyesatkan.

Oleh karena itu pembeli harus mengkonfirmasi hal berikut sebelum negosiasi:

• Spesifikasi produk
• Persyaratan materi
• Dimensi dan toleransi
• Jumlah pesanan
• Persyaratan pengemasan
• Persyaratan kualitas dan inspeksi
• Persyaratan pengujian
• Persyaratan perkakas
• Waktu pengerjaan
• Incoterms
• masa berlaku penawaran

RFQ yang jelas membuat proses ini lebih mudah. Jika penawaran pemasok masih didasarkan pada asumsi yang berbeda, biasanya lebih baik mengoreksi RFQ terlebih dahulu daripada langsung memulai negosiasi.

Untuk pendekatan yang lebih terstruktur, lihat panduan kami tentang cara menyiapkan RFQ untuk pemasok Tiongkok.

Apa yang Dapat Anda Negosiasikan dengan Pemasok Tiongkok?

Negosiasi pemasok dapat melibatkan beberapa persyaratan komersial dan pelaksanaan.

Area yang paling umum meliputi:

1. Harga satuan
2. Jumlah pesanan minimum
3. Biaya sampel
4. Biaya perkakas atau cetakan
5. Ketentuan pembayaran
6. Waktu pengerjaan produksi
7. Pengemasan
8. Persyaratan inspeksi
9. Incoterms dan tanggung jawab logistik
10. Penetapan harga untuk pesanan lebih besar atau pesanan berulang

Tidak setiap pemasok memiliki fleksibilitas yang sama di setiap bidang.

Misalnya, pemasok mungkin memiliki sedikit ruang untuk mengurangi biaya material namun mungkin lebih fleksibel dalam biaya sampel, pengemasan, jumlah pesanan, atau struktur pembayaran.

Nilai keseluruhan ketentuan komersial dalam negosiasi, termasuk biaya dan tanggung jawab di luar harga satuan.

Cara menegosiasikan harga tanpa menambah risiko mutu

Langkah pertama dalam negosiasi harga adalah memahami apa yang mendorong penawaran harga.

Tanyakan faktor apa yang mempunyai pengaruh paling besar terhadap biaya.

Tergantung pada produknya, faktor-faktor tersebut mungkin termasuk:

• Bahan baku
• Proses produksi
• Jumlah pesanan
• Perkakas produksi
• Perlakuan permukaan
• Toleransi
• Kemasan
• Pengujian
• Persyaratan inspeksi
• Ketentuan penyerahan

Daripada berulang kali bertanya, "Bisakah Anda menurunkan harga?", cobalah memahami apa yang perlu diubah agar pemasok dapat mencapai target yang lebih rendah.

Misalnya:

• Apakah jumlah lebih besar menurunkan biaya persiapan produksi per unit?
• Apakah kemasan standar mengurangi biaya?
• Apakah ketentuan penyerahan yang berbeda mengubah penawaran?
• Apakah bahan atau proses yang ditawarkan diperlukan untuk memenuhi spesifikasi?
• Apakah biaya pesanan uji coba berbeda dari biaya produksi berulang?

Penawaran yang lebih murah tidak menjadi lebih baik jika harga hanya dapat dicapai dengan menurunkan mutu bahan atau mengurangi persyaratan inspeksi, kemasan, atau proses.

Harga lebih rendah tidak otomatis berarti mutu lebih rendah. Setiap kali penawaran direvisi, periksa dengan tepat apa yang berubah.

Oleh karena itu, negosiasi harga harus selalu dikaitkan dengan spesifikasi yang telah disepakati.

Cara Menegosiasikan MOQ dengan Pemasok di Tiongkok

Mulailah dengan jumlah yang sebenarnya bisa Anda beli sekarang. MOQ mungkin dapat dinegosiasikan, namun pemasok mungkin juga memiliki kendala produksi atau pembelian yang tidak dapat dihilangkan oleh janji bisnis di masa depan.

Cari tahu apa yang menentukan jumlah minimum

Tanyakan apa yang menentukan MOQ, seperti persiapan mesin atau lot produksi, pembelian bahan, produksi terpisah per warna, pencetakan khusus, kemasan, atau perkakas. Pastikan apakah jumlah minimum berlaku untuk seluruh pesanan atau secara terpisah untuk setiap model, warna, ukuran, atau versi kemasan. Mencampur varian hanya membantu jika pemasok bisa menggabungkan jumlah untuk memenuhi batasan yang dimaksud.

Lalu tanyakan apa yang bisa diubah tanpa mengurangi fungsi dan mutu produk. Misalnya, apakah beberapa warna dapat memakai satu lot bahan, atau setiap warna memiliki minimum sendiri? Apakah kemasan standar menghapus minimum untuk pencetakan tanpa mengubah minimum produksi?

Buat Penawaran Balik Bersyarat

Pilih opsi yang mengatasi kendala yang disebutkan dan mintalah penawaran yang direvisi:

• Kurangi jumlah varian: pusatkan jumlah pesanan pada lebih sedikit model atau warna. Ini mengurangi pilihan saat peluncuran, tetapi belum tentu menurunkan jumlah minimum untuk tiap varian yang tersisa.
• Bahan, komponen yang sudah tersedia, atau kemasan standar: tanyakan apa yang tersedia dan sesuai. Periksa spesifikasi yang tepat dan persetujuan sampel yang diperlukan sebelum menerima penggantian. Ketersediaan, identitas merek, dan kemampuan mengulang pesanan bisa berbeda.
• Produksi lebih sedikit dengan harga satuan lebih tinggi atau biaya persiapan terpisah: tanyakan jumlah yang bisa diproduksi dan total biaya untuk jumlah itu. Pastikan apakah biaya persiapan sudah termasuk dalam harga satuan, ditagih terpisah, atau muncul kembali pada produksi berikutnya. Membayar biaya persiapan saja belum menyelesaikan batas minimum bahan atau kemasan.

Bandingkan total dana yang dikomitmenkan, biaya tambahan, dan persediaan yang perlu ditanggung dengan pesanan yang lebih besar. MOQ lebih rendah hanya bermanfaat jika produk, biaya, dan jadwal hasil revisi tetap sesuai. Pemasok belum tentu menerima salah satu pilihan tersebut.

Contoh tawaran balik: “Untuk saat ini, kami hanya bisa mengonfirmasi jumlah uji coba dalam permintaan ini. Mohon beri penawaran berdasarkan bahan yang disepakati dan kemasan standar, dengan biaya persiapan dicantumkan terpisah. Jika jumlah itu belum memungkinkan, jelaskan kendalanya dan berikan penawaran untuk jumlah terkecil yang bisa dikerjakan. Pesanan berikutnya memerlukan konfirmasi baru. Perkiraan permintaan kami bukan komitmen pembelian.” Sesuaikan jumlah uji coba dan spesifikasinya sebelum mengirim.

Pisahkan Produksi, Pengiriman, dan Permintaan di Masa Mendatang

Jelaskan pengaturan yang ditawarkan pemasok saat membahas “pesanan bertahap”:

• Beberapa tahap produksi terpisah: jumlah dibuat pada waktu yang berbeda. Periksa apakah setiap tahap memiliki minimum sendiri, biaya persiapan, atau pembelian bahan baru. Pastikan harga dan waktu pengerjaan tiap tahap yang sudah disepakati. Harga uji coba atau slot produksi belum tentu berlaku untuk pesanan berikutnya.
• Satu kali produksi dengan beberapa pengiriman: seluruh jumlah yang disepakati diproduksi sekaligus, kemudian barang dilepas bertahap. Jadwal pengiriman bisa berubah sementara jumlah yang dibeli tetap sama. Sepakati pihak yang memiliki dan membayar barang simpanan, lokasi dan durasi penyimpanan, biayanya, tanggung jawab atas kerusakan, serta tanggal pembayaran dan pelepasan. Pengiriman per bagian juga bisa menambah biaya.
• Perkiraan permintaan mendatang: perkiraan bisa membantu diskusi, tetapi perlu dibedakan dari pesanan pasti. Sebutkan jumlah yang dikonfirmasi sekarang dan hal yang perlu diperiksa kembali, seperti harga, ketersediaan bahan, dan jadwal. Jangan mengarang pesanan mendatang untuk memperoleh diskon.

Jika ada bahan, kemasan, atau stok barang jadi yang perlu disimpan, catat siapa yang membeli dan memilikinya, jumlah dan biaya, serta apa yang terjadi jika pesanan tidak berulang. Pastikan apakah pemasok akan menanggung atau menagih biaya penyimpanan.

Sebelum menyetujui, minta konfirmasi tertulis tentang jumlah dan komposisi varian, spesifikasi dan kemasan, harga satuan dan biaya terpisah, kewajiban terkait sisa bahan atau stok, tanggal pembayaran dan pengiriman, serta hal yang perlu dikonfirmasi ulang untuk pesanan berikutnya. Terima revisi jika sesuai kebutuhan, sesuaikan spesifikasi atau varian jika alternatifnya dapat diterima, atau tunda dan bandingkan pemasok lain jika kedua pilihan tidak bisa dijalankan.

Cara Menegosiasikan Ketentuan Pembayaran

Syarat pembayaran memengaruhi kebutuhan produksi pemasok dan risiko keuangan pembeli.

Negosiasi mungkin melibatkan:

• Persentase uang muka
• Waktu pelunasan
• Pembayaran sebelum pengiriman
• Pembayaran setelah tahapan inspeksi yang disepakati
• Ketentuan pesanan berulang
• Waktu pembayaran yang terkait dengan kemajuan produksi

Tidak ada struktur pembayaran tunggal yang sesuai untuk setiap pemasok atau setiap pesanan.

Pemasok baru, produk khusus, pesanan yang memerlukan banyak perkakas produksi, dan pesanan berulang mungkin membutuhkan pengaturan berbeda.

Pembeli harus memahami dengan jelas:

• Jumlah yang dibayar sebelum produksi
• Waktu pelunasan jatuh tempo
• Tahap produksi yang memicu pembayaran berikutnya
• Apakah inspeksi dilakukan sebelum pelunasan
• Dokumen atau konfirmasi yang diperlukan

Negosiasi pembayaran perlu menyeimbangkan kebutuhan produksi pemasok dan risiko dana pembeli sebelum barang diperiksa dan siap dikirim.

Salah satu tawaran balik: “Bisakah kita menyepakati secara tertulis cakupan inspeksi dan bukti penerimaan yang diperlukan untuk pelunasan, cara memperbaiki dan memeriksa ulang masalah yang belum selesai, serta syarat yang memicu pembayaran?” Terbitnya laporan belum berarti barang lulus inspeksi. Hasil lulus juga tidak otomatis memicu pembayaran. Perubahan kewajiban pembayaran yang sudah berlaku memerlukan persetujuan kedua pihak.

Untuk daftar pemeriksaan dan batas keputusan, lihat daftar periksa inspeksi prapengiriman dan panduan pembayaran 30/70.

Jadikan verifikasi pemasok sebagai langkah tersendiri untuk mengendalikan risiko. Lihat cara memeriksa pemasok di Tiongkok sebelum membayar uang muka.

Cara Menegosiasikan Waktu pengerjaan

Waktu pengerjaan yang tercantum dalam penawaran belum menjamin tanggal pengiriman.

Pembeli harus memahami apa yang dimaksud pemasok dengan waktu pengerjaan.

Jadwalnya mungkin mencakup beberapa tahapan berbeda:

• Persiapan sampel
• Persetujuan sampel
• Pengadaan bahan
• Persiapan perkakas produksi
• Produksi
• Inspeksi
• Pengerjaan ulang jika diperlukan
• Pengemasan
• Persiapan pengiriman

Misalnya, pemasok mungkin menetapkan waktu pengerjaan produksi selama 30 hari, namun periode tersebut hanya dapat dimulai setelah:

• Pembayaran uang muka
• Konfirmasi gambar akhir
• Persetujuan sampel
• Ketersediaan bahan

Mintalah pemasok untuk memperjelas titik awal dan tonggak produksi utama.

Ketika waktu pengiriman penting, pembeli harus menegosiasikan jadwal produksi yang praktis daripada hanya meminta waktu pengerjaan sesingkat mungkin.

Jadwal yang tidak realistis hanya akan memberikan sedikit manfaat jika tidak dapat dilaksanakan.

Biaya kemasan, perkakas produksi, dan sampel juga bisa dinegosiasikan

Item penawaran yang lebih kecil sering kali diabaikan selama negosiasi, namun hal ini dapat memengaruhi total biaya dan pelaksanaan.

Biaya sampel

Hal yang dapat dibahas untuk sampel meliputi:

• Biaya sampel
• Pengiriman sampel
• Jumlah sampel
• Ketentuan pembuatan ulang sampel
• Apakah biaya sampel dapat diperhitungkan sebagai pengurang biaya pesanan berikutnya

Yang penting adalah memastikan pengaturannya sebelum sampel diproduksi.

Biaya Perkakas

Untuk produk yang memerlukan perkakas atau cetakan, jelaskan:

• Biaya perkakas produksi
• Pekerjaan yang dicakup perkakas
• Apakah perkakas hanya untuk proyek ini
• Kepemilikan perkakas
• Tanggung jawab penyimpanan dan pemeliharaan
• Apakah pesanan berikutnya menggunakan perkakas yang sama

Jangan berasumsi bahwa membayar biaya perkakas secara otomatis menentukan kepemilikan atau hak penggunaan jangka panjang. Poin-poin ini harus didokumentasikan.

Pengemasan

Kemasan juga dapat memengaruhi MOQ dan harga.

Konfirmasikan:

• Kemasan standar
• Kemasan khusus
• Label
• Persyaratan karton
• Kemasan ekspor
• Persyaratan pencetakan
• MOQ untuk kemasan

Terkadang menggunakan kemasan standar pemasok untuk pesanan awal dapat mengurangi biaya dan kuantitas minimum.

Negosiasikan Total Paket Komersial, Bukan Hanya Harga Satuan

Harga satuan terendah tidak selalu merupakan penawaran komersial terkuat.

Pertimbangkan dua pemasok hipotetis.

Pemasok A mungkin menawarkan:

• Harga satuan lebih rendah
• MOQ lebih tinggi
• Waktu pengerjaan lebih lama
• Uang muka lebih besar
• Kemasan kurang fleksibel

Pemasok B mungkin menawarkan:

• Harga satuan sedikit lebih tinggi
• MOQ lebih rendah
• Ketentuan pembayaran lebih sesuai
• Jadwal produksi lebih singkat
• Lebih sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan pembeli

Pilihan yang tepat tergantung pada proyeknya.

Inilah sebabnya mengapa pembeli harus membandingkan penawaran pemasok di luar harga utama.

Panduan kami tentang cara membandingkan penawaran harga pemasok Tiongkok di luar harga menjelaskan cara membandingkan perbedaan komersial dan eksekusi secara lebih sistematis.

Tujuan negosiasi adalah untuk meningkatkan keseluruhan paket komersial sambil menjaga spesifikasi dan persyaratan pelaksanaan tetap jelas.

Kesalahan Umum Negosiasi Pemasok

1. Bernegosiasi Sebelum Spesifikasi Diselaraskan

Jika pemasok menawarkan produk atau asumsi yang berbeda, negosiasi harga menjadi tidak dapat diandalkan.

2. Membandingkan Penawaran dengan Istilah Berbeda

Satu penawaran mungkin mencakup ketentuan pengemasan, pengujian, atau pengiriman yang tidak termasuk penawaran lainnya.

3. Fokus Hanya Pada Harga Satuan

MOQ, syarat pembayaran, waktu pengerjaan, perkakas, pengemasan, dan persyaratan kualitas dapat memiliki pengaruh yang signifikan terhadap keputusan pembelian secara keseluruhan.

4. Meminta Penurunan Harga yang Tidak Realistis

Target harga harus dikaitkan dengan pemicu biaya riil, bukan sekadar persentase pengurangan yang sewenang-wenang.

5. Mengabaikan Implikasi MOQ

Mengurangi MOQ dapat meningkatkan harga satuan atau menciptakan keterbatasan dalam bahan dan kemasan.

6. Menerima Ketentuan Pembayaran yang Tidak Jelas

Pembeli harus mengetahui secara pasti kapan setiap pembayaran jatuh tempo dan tahap produksi apa yang diwakilinya.

7. Memperlakukan Waktu pengerjaan yang Dikutip sebagai Tanggal Pengiriman yang Dijamin

Pertimbangkan produksi, inspeksi, pengemasan, dan persiapan pengiriman sebagai tahap yang berbeda.

8. Perubahan Persyaratan Setelah Kesepakatan Harga

Perubahan spesifikasi dapat memengaruhi biaya, waktu produksi, perkakas, dan kualitas.

9. Gagal Mendokumentasikan Ketentuan Negosiasi

Perjanjian penting harus tercermin dalam penawaran, dokumen pembelian, gambar, atau konfirmasi tertulis.

10. Melewatkan Konfirmasi Sampel atau Kualitas untuk Menghemat Waktu

Menegosiasikan harga yang lebih rendah memiliki nilai terbatas jika produk akhir tidak memenuhi persyaratan pembeli.

Daftar Periksa Negosiasi Pemasok

Sebelum melakukan pemesanan, konfirmasikan:

☐ Spesifikasi produk

☐ Persyaratan material

☐ Dimensi dan toleransi

☐ Kuantitas

☐ Harga satuan

☐ MOQ

☐ Komposisi varian yang disepakati dan kondisi yang memungkinkan MOQ direvisi

☐ Ketentuan produksi terpisah atau pengiriman bertahap, kewajiban terkait sisa bahan atau stok, dan konfirmasi ulang untuk pesanan berikutnya

☐ Biaya sampel

☐ Biaya dan tanggung jawab perkakas

☐ Ketentuan pembayaran

☐ Waktu pengerjaan produksi

☐ Persyaratan pengemasan

☐ Persyaratan inspeksi

☐ Incoterms

☐ Tanggung jawab pengiriman

☐ masa berlaku penawaran

☐ Setiap perubahan yang dinegosiasikan didokumentasikan secara tertulis

Daftar periksa ini sangat berguna ketika beberapa pemasok telah merevisi penawaran harga mereka selama negosiasi.

Sebelum memilih pemasok, bandingkan ketentuan komersial akhir dengan kebutuhan pengadaan semula.

Kapan Anda Harus Berhenti Bernegosiasi?

Ada titik di mana tekanan harga lebih lanjut mungkin tidak lagi menciptakan nilai yang berarti.

Pertimbangkan untuk menghentikan atau mengubah pendekatan negosiasi ketika:

• Target harga mengharuskan spesifikasi berubah
• Asumsi bahan atau mutu menjadi tidak jelas
• Komitmen pengiriman tidak realistis
• Layanan penting dikeluarkan dari penawaran
• Ketentuan pembayaran menjadi kurang menguntungkan untuk mengimbangi penurunan harga
• Komunikasi dengan pemasok makin tidak jelas
• Penawaran yang direvisi tidak lagi sesuai dengan kebutuhan pengadaan semula

Tujuannya bukan untuk mendapatkan angka serendah mungkin.

Hal ini untuk mencapai persyaratan yang dapat diterapkan secara komersial yang dapat dilaksanakan oleh kedua belah pihak.

Pemasok yang menerima harga yang tidak realistis tetapi tidak dapat memenuhi persyaratan yang disepakati secara konsisten dapat menimbulkan biaya lebih besar di kemudian hari karena penundaan, masalah kualitas, pengerjaan ulang, atau gangguan pengadaan.

Cara mitra pengadaan di Tiongkok membantu negosiasi dengan pemasok

Negosiasi pemasok sering kali menjadi lebih mudah ketika informasi teknis dan komersial telah disusun sebelum diskusi dimulai.

Mitra pengadaan di Tiongkok dapat mendukung proses ini dengan membantu pembeli:

• Memperjelas kebutuhan pengadaan
• Menyiapkan informasi untuk RFQ
• Membandingkan penawaran pemasok
• Mengidentifikasi perbedaan di balik harga awal
• Mengoordinasikan komunikasi dengan pemasok
• Mengatur sampel
• Menindaklanjuti produksi
• Mengoordinasikan inspeksi
• Meninjau pengemasan dan persiapan pengiriman

Tujuannya bukan sekadar meminta harga yang lebih rendah.

Hal ini dilakukan untuk menjaga detail komersial dan pelaksanaan yang penting tetap terlihat saat pemasok dibandingkan dan persyaratan sedang diselesaikan.

Untuk bantuan mengoordinasikan rincian pesanan dan tindak lanjut pemasok, lihat dukungan pelaksanaan transaksi perdagangan.

Jika sedang membandingkan penawaran atau bernegosiasi dengan pemasok di Tiongkok, Anda dapat mengirim kebutuhan produk, penawaran pemasok, atau gambar teknis untuk membahas kebutuhan pengadaan dan langkah berikutnya.

Pertanyaan Umum

Berapa banyak yang bisa Anda negosiasikan dengan pemasok Tiongkok?

Tidak ada persentase yang berlaku untuk semua pesanan. Ruang negosiasi bergantung pada spesifikasi, jumlah, bahan, proses produksi, kemasan, perkakas, struktur biaya pemasok, dan kondisi komersial lainnya. Pahami cakupan penawaran sebelum meminta harga lebih rendah.

Bisakah Anda menegosiasikan MOQ dengan pemasok di Tiongkok?

Terkadang. Kenali batas produksi, bahan, warna, atau kemasan. Tanyakan apakah jumlah varian yang lebih sedikit, bahan yang sudah tersedia dan sesuai, kemasan standar, atau produksi kecil dengan harga terpisah bisa mengatasi batas itu. Konfirmasikan jumlah saat ini, total biaya, dan kewajiban stok yang tersisa secara tertulis. Pengiriman bertahap tidak dengan sendirinya mengurangi jumlah yang dibeli. Perkiraan permintaan belum merupakan pesanan pasti.

Ketentuan pembayaran apa yang harus saya negosiasikan dengan pemasok Tiongkok?

Syarat yang sesuai bergantung pada pesanan, hubungan dengan pemasok, kebutuhan produksi, dan pembagian risiko. Pastikan kapan uang muka dan pelunasan jatuh tempo serta berapa dana yang berisiko sebelum barang diperiksa dan siap dikirim.

Haruskah saya selalu memilih pemasok dengan harga terendah?

Tidak. Pembeli juga harus membandingkan spesifikasi produk, persyaratan kualitas, MOQ, syarat pembayaran, waktu pengerjaan, pengemasan, perkakas, persyaratan inspeksi, dan kemampuan pelaksanaan.

Kapan sebaiknya negosiasi pemasok dimulai?

Negosiasi pemasok harus dimulai setelah pembeli mengklarifikasi persyaratan produk dan memastikan bahwa penawaran yang dibandingkan didasarkan pada spesifikasi yang setara dan asumsi komersial.