Cara Menyiapkan RFQ untuk Pemasok di Tiongkok

Permintaan penawaran atau RFQ memberi pemasok informasi untuk menawar produk, jumlah, standar mutu, kemasan, dan pengiriman yang benar-benar dibutuhkan. Permintaan “harga terbaik” saja belum cukup.

Dua pemasok bisa memberi harga sangat berbeda meski efisiensinya sama. Mereka mungkin menggunakan asumsi berbeda mengenai bahan, kemasan, jumlah, ketentuan penyerahan, atau jadwal produksi. RFQ terstruktur menyamakan dasar penawaran agar jawaban lebih mudah dibandingkan.

Apa itu RFQ?

RFQ adalah singkatan dari Request for Quotation, atau permintaan penawaran. Pembeli menggunakannya untuk meminta harga dan informasi komersial bagi produk atau pesanan yang sudah didefinisikan.

RFQ yang berguna biasanya menjawab empat pertanyaan dasar:

• Apa tepatnya yang diinginkan pembeli?
• Berapa jumlah yang dibutuhkan pembeli?
• Persyaratan mutu, pengemasan, dan kepatuhan apa yang berlaku?
• Di mana dan kapan pembeli membutuhkan barang?

Berikan informasi komersial dan teknis yang sama kepada setiap pemasok agar penawarannya bisa dibandingkan. Permintaan singkat bisa cukup jika rincian pentingnya jelas.

Untuk pembeli yang masih membuat daftar pemasok, panduan kami tentang menemukan dan membandingkan pemasok Tiongkok mencakup tahap pemilihan pemasok sebelum RFQ dikirim.

Jika RFQ rinci masih menghasilkan jawaban yang tidak lengkap, pastikan dulu pemasok bersedia dan mampu menangani produk, penyesuaian, dan jumlah pesanan pertama yang sebenarnya. Tandai syarat yang wajib, termasuk akses inspeksi jika penting. Cantumkan volume pesanan berulang hanya jika realistis dan jangan menjanjikan pesanan lebih besar untuk menarik respons. Pemeriksaan awal membantu memilih pemasok yang perlu menerima penjelasan lengkap. Penawaran akhir tetap mengikuti spesifikasi lengkap.

Mulailah dengan Spesifikasi Produk yang Jelas

Deskripsi produk adalah dasar dari RFQ. Jika pemasok harus menebak produknya, penawaran mungkin didasarkan pada bahan, dimensi, hasil akhir, atau metode produksi yang salah.

Untuk produk standar, RFQ mungkin memerlukan:

• Nama dan model produk
• Foto acuan atau tautan produk
• Dimensi utama
• Bahan
• Warna atau hasil akhir
• Jumlah yang dibutuhkan
• Persyaratan fungsi yang penting

Untuk produk khusus atau industri, sertakan informasi yang lebih tepat jika relevan:

• Gambar teknis
• Kelas mutu bahan
• Toleransi
• Perlakuan permukaan
• Metode produksi
• Persyaratan kinerja
• Persyaratan pengujian

Sebutan “braket baja tahan karat” bisa terlalu umum untuk penawaran yang dapat digunakan. Pemasok mungkin perlu mengetahui kelas baja, dimensi, ketebalan, hasil akhir, tujuan penggunaan, dan perkiraan jumlah.

Jangan menambahkan detail teknis hanya untuk membuat RFQ terlihat lebih profesional. Tambahkan rincian yang secara signifikan dapat mengubah biaya pemasok, metode produksi, atau kemampuan untuk memenuhi persyaratan.

Dari foto referensi hingga RFQ yang lebih jelas

Jika baru punya foto, gunakan foto dan informasi yang sudah diketahui. Jelaskan bagian yang harus cocok, tandai rincian yang masih perlu dikonfirmasi, dan tanyakan informasi apa yang diperlukan berikutnya. Anda bisa menghubungi pemasok sebelum semua poin lengkap.

Gunakan foto set perkakas untuk menjelaskan susunannya

Gunakan foto untuk menunjukkan susunan yang diinginkan, lalu pisahkan perkakas yang dibutuhkan dari rincian yang masih perlu dikonfirmasi.

Set perkakas yang dipotret saat dipamerkan di Canton Fair. Foto menjadi acuan susunan. Isi dan spesifikasi yang akan dipasok masih perlu dikonfirmasi.

Yang terlihat di foto: Kotak jinjing terbuka berisi berbagai perkakas tangan yang disusun dalam ruang sesuai bentuknya.

Yang belum bisa dipastikan: Isi persis, ukuran perkakas, bahan, tingkat isolasi, dan sertifikasi tidak dapat dipastikan dari foto. Warna pegangan tidak membuktikan keamanan listrik.

Informasi yang dapat dikirim lebih dulu: Jelaskan pekerjaan yang akan dilakukan. Sebutkan jenis dan ukuran perkakas yang diketahui, barang yang ingin ditambah atau dikurangi, serta pilihan kotak dan kemasan. Tandai bagian yang masih perlu dikonfirmasi.

Pertanyaan untuk pemasok: Minta daftar isi per barang dan ukuran, susunan kotak, dan rincian kemasan. Jika ada persyaratan isolasi atau sertifikasi, minta bukti yang tersedia untuk perkakas yang diusulkan.

Pesan yang dapat Anda sesuaikan

Kami mencari set perkakas dengan susunan seperti pada foto acuan. Tujuan penggunaan: [jelaskan]. Perkakas dan ukuran yang diketahui: [sebutkan atau tandai perlu dikonfirmasi]. Pilihan kotak dan kemasan: [jelaskan atau tandai perlu dikonfirmasi]. Mohon usulkan daftar isi per barang dan sebutkan rincian yang perlu kami pastikan.

Gunakan foto flensa untuk menjelaskan kebutuhan sambungan

Kemiripan tampilan bisa menjadi acuan awal. Jelaskan sambungan yang akan dipasangi flensa dan bedakan persyaratan yang sudah diketahui dari yang masih perlu dipastikan.

Flensa difoto saat dipamerkan di Canton Fair. Bentuk dan tanda yang terlihat adalah referensi, bukan spesifikasi terverifikasi untuk suatu pesanan.

Yang ditampilkan di foto: Flensa logam dengan bukaan tengah, lubang baut, dan permukaan yang terlihat.

Yang belum bisa dipastikan: Dimensi, kelas mutu bahan, standar yang berlaku, dan peringkat tekanan tidak bisa dipastikan dari foto. Cocokkan tanda yang terlihat dengan gambar teknis atau dokumen produk.

Informasi yang dapat dikirim lebih dulu: Jelaskan penggunaan dan sambungan pasangannya. Sertakan gambar atau dimensi antarmuka yang diketahui, serta standar atau persyaratan bahan yang sudah tersedia. Tanyakan gambar atau pengukuran yang diperlukan untuk melengkapi sisanya.

Pertanyaan untuk pemasok: Minta nomor revisi gambar serta standar, dimensi, bahan, dan peringkat tekanan yang diusulkan. Minta penyimpangan dicatat tertulis dan pastikan rincian sambungan sebelum mengandalkan penawaran akhir.

Pesan yang dapat Anda sesuaikan

Kami memerlukan flensa untuk [penggunaan atau sambungan pasangan]. Foto menunjukkan bentuk umum yang diinginkan. Gambar atau dimensi antarmuka yang tersedia: [lampirkan, sebutkan, atau tandai perlu dikonfirmasi]. Standar dan bahan yang diketahui: [sebutkan atau tandai perlu dikonfirmasi]. Mohon jelaskan informasi yang masih diperlukan dan ajukan spesifikasi untuk kami konfirmasi.

Ubah foto kipas dan saluran menjadi ringkasan penggunaan dan pemasangan

Mulailah dengan di mana peralatan akan digunakan dan bagaimana kesesuaiannya. Konfirmasikan persyaratan kipas dan saluran secara terpisah, lalu periksa kompatibilitasnya jika akan digunakan bersama.

Pajangan kipas angin dan saluran fleksibel yang difoto di Canton Fair, ditampilkan di sini sebagai contoh persyaratan terpisah. Spesifikasi dan kesesuaiannya untuk digunakan bersama masih harus dikonfirmasi.

Yang terlihat di foto: Kipas dengan rangka penyangga, serta pajangan terpisah berisi kipas dan saluran fleksibel. Tampilan tersebut belum memastikan perangkat dapat dipakai sebagai satu sistem.

Yang belum bisa dipastikan: Foto tidak memastikan debit udara, tekanan, daya, tingkat kebisingan, kebutuhan pasokan listrik, atau kecocokan kipas dengan saluran.

Informasi yang dapat dikirim lebih dulu: Jelaskan penggunaan, kondisi pemasangan, ruang, kebutuhan sambungan, dan pasokan listrik yang tersedia. Sertakan target kinerja yang diketahui. Untuk saluran, cantumkan dimensi sambungan dan jalur pemasangan yang sudah diketahui, lalu tandai sisanya untuk dikonfirmasi.

Apa yang harus ditanyakan kepada pemasok: Mintalah model yang diusulkan, dimensi, persyaratan kelistrikan, dan data kinerja yang relevan dengan penggunaan Anda. Jika kipas dan saluran akan digunakan bersama-sama, mintalah pemasok untuk mengonfirmasi sambungan dan kinerja yang diharapkan dari kombinasi yang diusulkan.

Pesan yang dapat Anda sesuaikan

Kami membutuhkan kipas dan/atau saluran untuk [penggunaan atau lingkungan pemasangan]. Ruang dan sambungan yang tersedia: [jelaskan atau tandai perlu dikonfirmasi]. Pasokan listrik: [sebutkan atau tandai perlu dikonfirmasi]. Target kinerja yang diketahui: [sebutkan atau tandai perlu dikonfirmasi]. Mohon usulkan peralatan yang sesuai dan jelaskan rincian pemasangan atau kinerja yang dibutuhkan sebelum spesifikasi dipastikan.

Sebutkan Jumlah dan Pola Pemesanan

Jumlah pesanan memengaruhi harga satuan, MOQ, perkakas produksi, perencanaan, kemasan, dan kesediaan pemasok memberi penawaran.

Minimal, beri tahu pemasok:

• Jumlah sampel jika sampel diperlukan
• Jumlah pesanan awal
• Jumlah pesanan berulang yang diharapkan jika diketahui
• Perkiraan volume tahunan jika relevan
• Kisaran kuantitas ketika jumlah akhir tidak tetap

Jika proyek masih dinilai, berikan kisaran yang realistis. Pemasok tidak perlu menebak, dan pembeli tidak perlu mengarang jumlah pasti.

Misalnya:

Pesanan awal: 1000 unit Perkiraan pesanan berulang: 3000–5000 unit Target volume tahunan: sekitar 10000 unit

Hal ini memberikan konteks yang cukup kepada pemasok untuk menjelaskan apakah harga berubah pada volume yang berbeda.

Tetapkan persyaratan mutu dan kepatuhan

Harga rendah hanya berguna jika penawaran memenuhi tingkat mutu yang dibutuhkan.

Sebutkan persyaratan yang dapat memengaruhi produksi atau penerimaan, seperti:

• Bahan atau kelas mutunya
• Standar produk
• Persyaratan inspeksi
• Laporan pengujian yang diperlukan
• Persyaratan sertifikasi
• Persyaratan pasar tujuan
• Standar mutu khusus pembeli

Untuk produk yang memasuki pasar yang teregulasi atau sensitif terhadap spesifikasi, sertakan persyaratan yang diketahui sebelum penawaran disiapkan. Pemasok mungkin dapat membuat produk tetapi masih tidak dapat menyediakan dokumen atau pengujian yang dibutuhkan pasar tujuan.

Anda tidak perlu memutuskan setiap pertanyaan kepatuhan dalam RFQ. Hal yang penting adalah memberi tahu pemasok apa yang sudah diketahui dan mengidentifikasi apa yang masih memerlukan konfirmasi.

Jelaskan Persyaratan Pengemasan dan Pelabelan

Pengemasan sering kali diperlakukan sebagai detail setelah harga disepakati, namun hal ini dapat mengubah penawaran secara material.

Sertakan persyaratan yang relevan untuk:

• Kemasan per unit atau kemasan dalam
• Karton luar
• Bahan pelindung
• Kemasan ritel
• Palet
• Label
• Kode batang
• Tanda pengiriman
• Tanda pada karton

Harga untuk karton ekspor polos bisa lebih rendah daripada harga untuk kemasan ritel cetak, sisipan khusus, busa pelindung, atau label per unit.

Oleh karena itu, jelaskan kemasan yang sebenarnya Anda perlukan sebelum membandingkan penawaran.

Sertakan Persyaratan Sampel

Jika sampel merupakan bagian dari proses pengambilan keputusan, nyatakan persyaratannya dalam RFQ daripada menganggapnya sebagai pembahasan terpisah.

Klarifikasi:

• Jumlah sampel
• Biaya sampel
• Waktu pembuatan sampel
• Apakah sampel memakai bahan produksi yang diusulkan
• Apakah perlu perkakas produksi atau penyesuaian
• Apakah biaya sampel dapat dikembalikan atau diperhitungkan terhadap pesanan massal

Sampel juga harus menjadi titik acuan yang jelas untuk produksi selanjutnya. Sebelum beralih ke produksi massal, pembeli dapat meninjau apa yang harus diperiksa sebelum menyetujui sampel.

RFQ tidak perlu mengulangi prosedur persetujuan sampel secara penuh. Hal ini hanya perlu membuat proses sampel yang diharapkan cukup jelas sehingga pemasok dapat mengutipnya secara konsisten.

Sebutkan Tujuan dan Persyaratan Pengiriman

Pemasok tidak dapat memberikan penawaran pengiriman yang berarti tanpa mengetahui ke mana barang akan dikirim dan pengaturan pengiriman apa yang diharapkan.

Sertakan:

• Negara tujuan
• Kota, pelabuhan, atau gudang tujuan jika relevan
• Tanggal barang harus tiba atau target tanggal keberangkatan
• Metode pengiriman yang dipilih jika sudah diketahui
• Incoterm yang diinginkan

Permintaan harga EXW dan FOB mencakup tanggung jawab yang berbeda. Harga sampai lokasi penyerahan dapat mencakup pekerjaan yang tidak termasuk harga EXW.

Untuk penjelasan mendetail tentang pengaruh FOB, EXW, CIF, dan DAP terhadap penawaran harga pemasok Tiongkok, bandingkan FOB, EXW, CIF, dan DAP sebelum memutuskan dasar penawaran harga mana yang akan diminta.

Prinsip RFQ yang penting adalah sederhana: minta pemasok untuk memberikan penawaran dengan dasar yang sama jika memungkinkan.

Minta rincian setiap pos penawaran

Jangan hanya menanyakan harga satuan saja.

RFQ yang berguna dapat meminta pemasok untuk menyediakan:

• Harga satuan
• MOQ
• Biaya sampel
• Biaya perkakas atau cetakan
• Biaya pengemasan jika terpisah
• Waktu pemenuhan pesanan
• Ketentuan pembayaran
• Masa berlaku penawaran
• Ketentuan penyerahan
• Biaya pengiriman lokal jika berlaku
• Biaya wajib atau opsional lain

Anda juga dapat meminta pemasok untuk mengidentifikasi apa saja yang termasuk dan tidak termasuk dalam harga yang ditawarkan.

Periksa dasar penawaran tiap pemasok. Satu pemasok mungkin memasukkan kemasan, sedangkan yang lain menagihnya sebagai pilihan tambahan. Satu mungkin menawarkan harga sampai lokasi penyerahan, sedangkan yang lain hanya sampai barang tersedia di pabrik.

Setelah tanggapan diterima, gunakan proses terstruktur untuk membandingkan penawaran dari pemasok Tiongkok di luar harga daripada hanya membandingkan kolom harga satuan saja.

Ajukan Pertanyaan yang Sama kepada Setiap Pemasok

Jika tujuannya adalah untuk membandingkan pemasok, gunakan RFQ yang sama untuk setiap pemasok terpilih.

Templat sederhana mungkin mencakup:

Pakai tabel sebagai acuan kerja. Tandai kolom yang belum diputuskan sebagai BELUM DIKETAHUI dan tanyakan informasi yang diperlukan. Minta pemasok menandai tiap syarat sebagai terpenuhi, menyimpang, menunggu konfirmasi, atau alternatif, dengan merujuk pada versi lampiran terbaru. Tidak adanya jawaban bukan persetujuan. Kirim daftar singkat hal yang belum dijawab atau bertentangan, minta tanggal jawaban, dan biarkan statusnya terbuka. Jika syarat penting masih belum jelas setelah ditindaklanjuti, keluarkan pemasok itu dari perbandingan akhir.

Ini tidak berarti setiap pemasok harus menggunakan kata-kata yang sama. Artinya, asumsi komersial di balik penawaran harga harus konsisten.

Apa yang Harus Dilampirkan ke RFQ

Lampiran membantu mengurangi ambiguitas ketika teks saja tidak cukup.

Tergantung pada produknya, lampirkan:

• Foto produk
• Gambar teknis
• Spesifikasi produk
• Sampel acuan atau foto sampel
• Acuan kemasan
• Desain label
• Standar mutu yang berlaku
• Persyaratan pengujian atau sertifikasi
• Tautan produk yang relevan

Jaga agar lampiran tetap teratur. Pemasok harus dapat mengidentifikasi file mana yang merupakan spesifikasi saat ini dan file mana yang hanya merupakan bahan referensi.

Jika pemasok masih meminta gambar, tanyakan rincian yang perlu dinilai, seperti dimensi, tata letak, desain grafis, atau persyaratan produksi. Sepakati berkas dan versi yang akan menjadi acuan penawaran. Permintaan tersebut belum membuktikan pemasok mengabaikan spesifikasi.

Jika salah satu persyaratan masih terbuka, katakan dengan jelas. Misalnya:

Kemasan belum ditetapkan. Mohon beri penawaran terpisah untuk kemasan ekspor standar dan sebutkan selisih biaya untuk kemasan ritel khusus.

Hal ini lebih berguna daripada membiarkan pemasok memilih asumsi secara diam-diam.

Kesalahan Umum RFQ

Masalah RFQ yang paling umum biasanya berupa kelalaian sederhana.

Hanya menanyakan "harga terbaik"

Tanpa spesifikasi yang jelas dan dasar komersial, pemasok dapat memberikan harga rendah yang tidak sesuai dengan kebutuhan sebenarnya.

Tidak menyebutkan jumlah

Kuantitas dapat mengubah MOQ, harga satuan, perkakas, pengemasan, dan perencanaan produksi.

Membiarkan bahan atau mutu belum ditetapkan

Pemasok dapat memilih bahan atau proses yang berbiaya lebih rendah kecuali persyaratannya jelas.

Mengabaikan kemasan

Pengemasan dapat memengaruhi biaya produk dan biaya pengiriman.

Tidak memperjelas tujuan

Harga di pabrik dan harga sampai lokasi penyerahan mencakup pekerjaan yang berbeda.

Mengirimkan persyaratan berbeda ke pemasok berbeda

Hal ini membuat perbandingan selanjutnya tidak dapat diandalkan karena pemasok sebenarnya tidak menawarkan proyek yang sama.

Mencampur persyaratan sampel dan massal

Suatu sampel mungkin menggunakan penanganan khusus atau proses produksi yang berbeda. Nyatakan apa yang seharusnya diwakili oleh sampel.

Membandingkan Incoterms yang berbeda seolah-olah keduanya sama

Harganya bisa terlihat lebih rendah hanya karena tanggung jawab lebih besar ada pada pembeli.

Menanyakan harga sebelum menentukan produk

Penawaran cepat belum berguna jika pemasok harus menebak spesifikasi.

Menerima "semua termasuk" tanpa bertanya apa maksudnya

Mintalah pemasok untuk menjelaskan biaya utama, tanggung jawab, dan pengecualian di balik penawaran tersebut.

Cara Mengubah Respons RFQ menjadi Perbandingan Pemasok

Setelah jawaban RFQ diterima, periksa cakupannya sebelum memilih harga terendah.

Gunakan urutan ini:

1. Periksa apakah tiap penawaran memakai spesifikasi produk yang sama.
2. Pastikan dasar jumlah dan MOQ.
3. Periksa bahan, kemasan, dan persyaratan mutu.
4. Samakan dasar ketentuan penyerahan dan tujuan.
5. Catat informasi yang kurang atau biaya yang dikecualikan.
6. Minta klarifikasi sebelum menentukan urutan pemasok.
7. Bandingkan ketentuan komersial dengan dasar yang sama.
8. Lanjutkan calon terbaik ke tahap sampel atau verifikasi.

Oleh karena itu, tujuan RFQ bukan hanya untuk mendapatkan harga. Hal ini untuk membuat keputusan selanjutnya lebih mudah.

Ketika Dukungan Pihak Tiongkok Membantu

RFQ yang dipersiapkan dengan baik dapat mengurangi kebingungan, namun jawaban pemasok mungkin masih tidak lengkap, tidak konsisten, atau sulit untuk ditafsirkan.

Dukungan dari pihak Tiongkok dapat berguna ketika pembeli membutuhkan bantuan:

• Memperjelas jawaban pemasok dalam bahasa Mandarin
• Memastikan isi penawaran
• Meminta rincian teknis atau komersial yang belum diberikan
• Membandingkan jawaban beberapa pemasok
• Mengoordinasikan permintaan sampel setelah tahap penawaran
• Menindaklanjuti komunikasi dengan pemasok pada tahap berikutnya

Jika sudah memiliki calon pemasok tetapi perlu bantuan komunikasi dan tindak lanjut penawaran di Tiongkok, lihat dukungan pelaksanaan transaksi perdagangan.

Pertanyaan Umum

Informasi apa yang harus saya sertakan dalam RFQ untuk pemasok Tiongkok?

Sertakan minimal spesifikasi, jumlah, standar mutu, kemasan, tujuan, persyaratan pengiriman, dan pos biaya yang harus dirinci pemasok.

Haruskah saya mengirimkan RFQ yang sama ke setiap pemasok?

Ya. Gunakan persyaratan inti yang sama untuk setiap pemasok terpilih sehingga penawaran harga dapat dibandingkan berdasarkan kesamaan.

Bagaimana jika saya belum mengetahui jumlah pastinya?

Berikan kisaran yang realistis atau jelaskan pola pesanan yang diperkirakan agar pemasok tidak perlu menebak.

Apakah saya harus menyertakan persyaratan pengemasan dalam RFQ?

Ya, kapan pun pengemasan dapat memengaruhi biaya produk, biaya pengiriman, pelabelan, atau penerimaan pesanan.

Haruskah saya meminta FOB, EXW, CIF, atau DAP?

Mintalah pemasok untuk memberikan penawaran berdasarkan dasar yang sesuai dengan proses pembelian Anda, dan pastikan setiap pemasok menggunakan dasar yang sama ketika Anda berencana membandingkan harga mereka.

Bisakah saya mengirim RFQ hanya dengan foto produk?

Anda bisa memulai dengan foto, terutama untuk produk standar, namun spesifikasi yang lebih jelas biasanya menghasilkan penawaran yang lebih bermanfaat dan sebanding.

Kesimpulan Terakhir

RFQ yang baik membuat pekerjaan pemasok lebih mudah dan keputusan pembeli lebih jelas.

Tentukan produk, kuantitas, kualitas, kemasan, tujuan, syarat pengiriman, dan format penawaran sebelum meminta pemasok menentukan harga pesanan. Gunakan RFQ yang sama untuk pemasok terpilih, minta mereka mengidentifikasi apa yang disertakan dan dikecualikan, dan selesaikan informasi yang hilang sebelum membandingkan penawaran.

Minta penawaran yang menjelaskan kebutuhan pembelian yang sama. Dengan dasar yang jelas, pembeli bisa memilih pemasok berdasarkan lebih dari harga terendah.