Cách chuẩn bị RFQ cho các nhà cung cấp Trung Quốc

Yêu cầu báo giá, hay RFQ, không chỉ là một thông điệp yêu cầu nhà cung cấp Trung Quốc có được "giá tốt nhất". Một RFQ tốt cung cấp cho nhà cung cấp đủ thông tin để định giá cùng một sản phẩm, số lượng, mức chất lượng, bao bì và các yêu cầu giao hàng mà bạn thực sự cần.

Điều này quan trọng vì hai nhà cung cấp có thể báo giá rất khác nhau vì những lý do không liên quan nhiều đến hiệu quả của họ. Người ta có thể giả định chất liệu, mức độ đóng gói, số lượng, điều kiện giao hàng hoặc lịch trình sản xuất khác nhau. RFQ có cấu trúc sẽ giảm thiểu những khác biệt đó trước khi báo giá đến, giúp cho việc xem xét và so sánh các phản hồi trở nên dễ dàng hơn.

RFQ là gì?

RFQ là viết tắt của Yêu cầu báo giá. Đó là yêu cầu của người mua đối với nhà cung cấp để cung cấp thông tin về giá cả và thương mại cho một sản phẩm hoặc yêu cầu đặt hàng xác định.

Một RFQ hữu ích thường trả lời bốn câu hỏi cơ bản:

• Chính xác thì người mua muốn gì?
• Người mua cần bao nhiêu?
• Áp dụng các yêu cầu về chất lượng, bao bì và tuân thủ nào?
• Người mua cần hàng ở đâu và khi nào?

Mục đích không phải là tạo ra một tài liệu mua hàng dài dòng cho mỗi yêu cầu. Mục tiêu là cung cấp cho các nhà cung cấp thông tin thương mại và kỹ thuật giống nhau để phản hồi của họ có thể được so sánh trên cơ sở tương tự.

Đối với những người mua vẫn đang xây dựng danh sách rút gọn nhà cung cấp, hướng dẫn của chúng tôi về tìm và so sánh các nhà cung cấp Trung Quốc bao gồm giai đoạn lựa chọn nhà cung cấp trước khi RFQ được gửi.

Nếu RFQ chi tiết vẫn đưa ra các câu trả lời không đầy đủ, trước tiên hãy xác nhận rằng nhà cung cấp sẵn sàng và có thể xử lý sản phẩm này, tùy chỉnh và số lượng đặt hàng đầu tiên thực tế. Nêu bật các yêu cầu mà bạn không thể thỏa hiệp, bao gồm cả khả năng bố trí kiểm tra hàng nếu cần thiết. Chỉ nêu số lượng lặp lại khi thực tế; không hứa hẹn một đơn đặt hàng lớn hơn để thu hút phản hồi. Việc kiểm tra mức độ phù hợp ngắn gọn này giúp quyết định nên gửi yêu cầu đầy đủ cho nhà cung cấp nào; đặc điểm kỹ thuật đầy đủ vẫn là cơ sở cho báo giá cuối cùng.

Bắt đầu với thông số kỹ thuật sản phẩm rõ ràng

Mô tả sản phẩm là nền tảng của RFQ. Nếu nhà cung cấp phải đoán sản phẩm là gì, báo giá có thể dựa trên sai chất liệu, kích thước, thành phẩm hoặc phương pháp sản xuất.

Đối với một sản phẩm tiêu chuẩn, RFQ có thể cần:

• Tên sản phẩm và mẫu mã
• Hình ảnh tham khảo hoặc link sản phẩm
• Kích thước chính
• Chất liệu
• Màu sắc hoặc kiểu hoàn thiện bề mặt
• số lượng yêu cầu
• Bất kỳ yêu cầu chức năng quan trọng nào

Đối với các sản phẩm tùy chỉnh hoặc công nghiệp, hãy bao gồm thông tin chính xác hơn nếu có liên quan:

• Bản vẽ kỹ thuật
• Mác vật liệu
• Dung sai
• Xử lý bề mặt
• Phương pháp sản xuất
• Yêu cầu về hiệu suất
• Yêu cầu kiểm tra

Ví dụ: "khung thép không gỉ" có thể quá rộng để có thể đưa ra một báo giá đáng tin cậy. Nhà cung cấp có thể cần loại thép, kích thước, độ dày, độ hoàn thiện bề mặt, ứng dụng và số lượng dự kiến ​​trước khi quyết định báo giá.

Đừng thêm các chi tiết kỹ thuật chỉ để làm cho RFQ trông chuyên nghiệp hơn. Thêm các chi tiết có thể thay đổi đáng kể chi phí, phương pháp sản xuất hoặc khả năng đáp ứng yêu cầu của nhà cung cấp.

Từ ảnh tham chiếu đến RFQ rõ ràng hơn

Chỉ có một bức ảnh tham khảo? Bắt đầu với bức ảnh và những gì bạn đã biết. Mô tả những gì phải khớp, đánh dấu các chi tiết chưa biết là "để xác nhận" và hỏi nhà cung cấp những thông tin cần thiết tiếp theo. Bạn không cần phải hoàn thành mọi mục dưới đây trước khi liên hệ.

Biến ảnh bộ công cụ thành bản tóm tắt cấu hình

Sử dụng ảnh để hiển thị bố cục mà bạn nghĩ đến, sau đó tách các công cụ bạn cần khỏi các chi tiết vẫn để xác nhận.

Bộ công cụ được chụp ảnh trưng bày tại Hội chợ Canton. Bức ảnh mang tính chất tham khảo cấu hình; các mặt hàng được cung cấp và thông số kỹ thuật cần được xác nhận riêng.

Nội dung trong ảnh: Một hộp đựng mở với các dụng cụ cầm tay khác nhau được sắp xếp trong các không gian vừa vặn.

Những điều không thể xác nhận: Không thể xác nhận chính xác nội dung, kích thước dụng cụ, vật liệu, mức cách điện và chứng nhận từ bức ảnh này. Màu của tay cầm không chứng minh dụng cụ an toàn về điện.

Những gì bạn có thể chia sẻ đầu tiên: Mô tả công việc dự định. Chia sẻ mọi loại và kích cỡ công cụ đã biết, các mục cần thêm hoặc xóa cũng như các tùy chọn về hộp và bao bì. Đánh dấu các mục chưa quyết định là "để xác nhận".

Những điều cần hỏi nhà cung cấp: Yêu cầu danh sách cấu hình được chia thành từng mục với kích thước, cách bố trí hộp và chi tiết đóng gói. Nếu yêu cầu về cách điện hoặc chứng nhận áp dụng cho việc sử dụng của bạn, hãy hỏi xem có bằng chứng nào về các công cụ được đề xuất.

Thông báo bạn có thể điều chỉnh

Chúng tôi đang tìm kiếm một bộ công cụ có bố cục tương tự như ảnh tham khảo. Mục đích sử dụng: [mô tả]. Các công cụ/kích thước đã biết: Danh sách [hoặc để xác nhận]. Tùy chọn trường hợp/đóng gói: [mô tả hoặc để xác nhận]. Vui lòng đề xuất cấu hình được chia thành từng khoản và xác định mọi chi tiết chúng tôi cần xác nhận.

Biến ảnh mặt bích thành bản tóm tắt kết nối

Một diện mạo tương tự là một tài liệu tham khảo bắt đầu. Giải thích mối liên hệ mà mặt bích phải phù hợp và phân biệt các yêu cầu đã biết với các câu hỏi mở.

Mặt bích được chụp ảnh trưng bày tại Hội chợ Canton. Hình dạng và dấu hiệu có thể nhìn thấy chỉ mang tính chất tham khảo, không phải thông số kỹ thuật đã được xác minh cho đơn đặt hàng.

Hình ảnh thể hiện điều gì: Mặt bích kim loại có lỗ ở giữa, lỗ bu lông và các mặt nhìn thấy được.

Điều không thể xác nhận: Không thể thiết lập kích thước yêu cầu, loại vật liệu, tiêu chuẩn áp dụng và mức áp suất từ ảnh này. Các dấu hiệu có thể nhìn thấy cần được kiểm tra dựa trên bản vẽ hoặc tài liệu sản phẩm có liên quan.

Những gì bạn có thể chia sẻ đầu tiên: Mô tả ứng dụng và mối nối lắp ghép. Chia sẻ bản vẽ hiện có hoặc kích thước giao diện đã biết, cùng với mọi yêu cầu về tiêu chuẩn hoặc vật liệu mà bạn đã có. Để mở các mục không xác định; hỏi bản vẽ hoặc phép đo nào là cần thiết tiếp theo.

Những điều cần hỏi nhà cung cấp: Yêu cầu nhà cung cấp xác định bản sửa đổi bản vẽ và tiêu chuẩn, kích thước, vật liệu và áp suất được đề xuất. Yêu cầu bất kỳ sai lệch nào bằng văn bản và xác nhận các chi tiết kết nối chưa được giải quyết trước khi dựa vào báo giá cuối cùng.

Thông báo bạn có thể điều chỉnh

Chúng tôi cần một mặt bích cho ứng dụng [/ mối nối lắp ghép]. Bức ảnh cho thấy hình thức chung mà chúng tôi có trong đầu. Bản vẽ hiện có hoặc kích thước bề mặt lắp ghép: [đính kèm/danh sách/để xác nhận]. Yêu cầu về tiêu chuẩn/vật liệu đã biết: Danh sách [/để xác nhận]. Vui lòng xác định thông tin vẫn cần thiết và đề xuất thông số kỹ thuật để xác nhận.

Biến hình ảnh quạt và ống dẫn thành bản tóm tắt cách sử dụng và lắp đặt

Bắt đầu với nơi thiết bị sẽ được sử dụng và nó phải phù hợp như thế nào. Xác nhận các yêu cầu riêng về quạt và ống dẫn, sau đó kiểm tra tính tương thích nếu chúng được sử dụng cùng nhau.

Các khu trưng bày quạt và ống gió mềm được chụp tại Hội chợ Quảng Châu, được hiển thị ở đây dưới dạng ví dụ về yêu cầu riêng biệt. Thông số kỹ thuật và tính phù hợp của chúng để sử dụng cùng nhau vẫn đang được xác nhận.

Nội dung trong ảnh: Một chiếc quạt có khung đỡ và một khu trưng bày riêng chứa quạt và ống dẫn linh hoạt. Việc hiển thị chúng cùng nhau không xác nhận rằng chúng tạo thành một hệ thống phù hợp.

Điều không thể xác nhận: Các bức ảnh không thể hiện lưu lượng gió, áp suất, công suất, độ ồn, yêu cầu về nguồn điện hoặc khả năng tương thích giữa quạt với ống dẫn.

Những điều bạn có thể chia sẻ đầu tiên: Mô tả môi trường sử dụng và lắp đặt, không gian sẵn có, nhu cầu kết nối và nguồn điện sẵn có. Chia sẻ mọi mục tiêu hiệu suất đã biết. Đối với ống dẫn, hãy thêm các kích thước kết nối đã biết và nhu cầu định tuyến; để lại ẩn số để xác nhận.

Những điều cần hỏi nhà cung cấp: Yêu cầu mẫu máy, kích thước, yêu cầu về điện và dữ liệu hiệu suất được đề xuất liên quan đến việc sử dụng của bạn. Nếu quạt và ống dẫn được sử dụng cùng nhau, hãy yêu cầu nhà cung cấp xác nhận kết nối và hiệu suất dự kiến ​​của sự kết hợp được đề xuất.

Thông báo bạn có thể điều chỉnh

Chúng tôi cần một quạt và/hoặc ống dẫn cho môi trường sử dụng/lắp đặt []. Dung lượng và kết nối có sẵn: [mô tả/để xác nhận]. Nguồn điện: Trạng thái [/ để xác nhận]. Các mục tiêu hiệu suất đã biết: Danh sách [/ để xác nhận]. Vui lòng đề xuất thiết bị phù hợp và xác định chi tiết lắp đặt hoặc hiệu suất cần thiết trước khi xác nhận thông số kỹ thuật.

Nêu số lượng và kế hoạch đặt hàng

Số lượng ảnh hưởng nhiều hơn đơn giá. Nó có thể thay đổi MOQ, khuôn và đồ gá, kế hoạch sản xuất, đóng gói và mức độ sẵn lòng báo giá của nhà cung cấp.

Tối thiểu, hãy nói với nhà cung cấp:

• Số lượng mẫu nếu cần mẫu
• Số lượng đặt hàng ban đầu
• Số lượng đặt hàng lặp lại dự kiến nếu biết
• Khối lượng ước tính hàng năm nếu phù hợp
• Phạm vi số lượng khi số lượng cuối cùng không cố định

Bạn không cần phải đưa ra con số chính xác khi dự án vẫn đang được đánh giá. Một phạm vi thường tốt hơn là để nhà cung cấp đoán.

Ví dụ:

Đơn hàng ban đầu: 1.000 chiếc Đơn hàng lặp lại dự kiến: 3.000–5.000 chiếc Mục tiêu sản lượng hàng năm: khoảng 10.000 chiếc

Điều này giúp nhà cung cấp có đủ bối cảnh để giải thích liệu giá có thay đổi ở các khối lượng khác nhau hay không.

Xác định các yêu cầu về chất lượng và tuân thủ

Báo giá thấp chỉ hữu ích nếu nhà cung cấp báo giá đúng mức chất lượng.

Nêu rõ các yêu cầu có thể ảnh hưởng đến việc sản xuất hoặc nghiệm thu, chẳng hạn như:

• Vật liệu hoặc mác vật liệu
• Tiêu chuẩn sản phẩm
• Yêu cầu kiểm tra
• Báo cáo thử nghiệm cần thiết
• Yêu cầu chứng nhận
• Yêu cầu của thị trường điểm đến
• Tiêu chuẩn chất lượng dành riêng cho người mua

Đối với các sản phẩm tham gia vào các thị trường được quản lý hoặc có đặc điểm kỹ thuật nhạy cảm, hãy bao gồm các yêu cầu đã biết trước khi chuẩn bị báo giá. Nhà cung cấp có thể sản xuất ra sản phẩm nhưng vẫn không thể cung cấp tài liệu hoặc thử nghiệm mà thị trường đích yêu cầu.

Bạn không cần phải quyết định mọi câu hỏi tuân thủ trong RFQ. Điểm quan trọng là phải cho nhà cung cấp biết những gì đã biết và xác định những gì vẫn cần xác nhận.

Giải thích các yêu cầu về đóng gói và ghi nhãn

Bao bì thường được coi là một chi tiết sau khi đã thỏa thuận giá, nhưng nó có thể thay đổi đáng kể bản báo giá.

Bao gồm các yêu cầu liên quan cho:

• Bao bì cá nhân hoặc bên trong
• Thùng carton bên ngoài
• Vật liệu bảo vệ
• Bao bì bán lẻ
• Pallet
• Nhãn
• Mã vạch
• Nhãn hiệu vận chuyển
• Dấu hiệu thùng carton

Nhà cung cấp báo giá các thùng carton xuất khẩu đơn giản có thể tạo ra mức giá thấp hơn so với nhà cung cấp báo giá bao bì bán lẻ đã in, tờ chèn tùy chỉnh, bọt bảo vệ hoặc nhãn riêng.

Vì lý do đó, hãy mô tả bao bì bạn thực sự cần trước khi so sánh các báo giá.

Bao gồm các yêu cầu mẫu

Nếu mẫu là một phần của quá trình ra quyết định, hãy nêu yêu cầu trong RFQ thay vì coi đó là một cuộc trò chuyện riêng biệt.

Làm rõ:

• Số lượng mẫu
• Chi phí mẫu
• Thời gian dẫn mẫu
• Liệu mẫu có sử dụng nguyên liệu sản xuất được đề xuất hay không
• Liệu có liên quan đến công cụ hoặc tùy chỉnh hay không
• Liệu chi phí mẫu có được hoàn lại đối với đơn đặt hàng số lượng lớn hay không

Mẫu cũng phải trở thành điểm tham chiếu rõ ràng cho quá trình sản xuất sau này. Trước khi chuyển sang sản xuất số lượng lớn, người mua có thể xem lại những gì cần kiểm tra trước khi phê duyệt mẫu.

RFQ không cần lặp lại quy trình phê duyệt mẫu đầy đủ. Nó chỉ cần làm cho quy trình lấy mẫu dự kiến ​​đủ rõ ràng để các nhà cung cấp báo giá một cách nhất quán.

nêu yêu cầu về điểm đến và giao hàng

Nhà cung cấp không thể đưa ra báo giá giao hàng có ý nghĩa nếu không biết hàng hóa sẽ đi đâu và dự kiến sắp xếp giao hàng như thế nào.

Bao gồm:

• Nước đến
• Thành phố đích, cảng hoặc kho hàng nếu có liên quan
• Ngày cần nhận hàng hoặc ngày dự kiến gửi hàng
• Phương thức vận chuyển ưa thích nếu đã biết
• Ưu tiên Incoterm

Ví dụ: EXW và FOB không phải là các yêu cầu báo giá tương đương và giá giao có thể bao gồm các trách nhiệm mà giá EXW không có.

Để có giải thích chi tiết về cách FOB, EXW, CIF và DAP ảnh hưởng đến báo giá của nhà cung cấp Trung Quốc, hãy so sánh FOB, EXW, CIF và DAP trước khi quyết định yêu cầu cơ sở báo giá nào.

Nguyên tắc RFQ quan trọng rất đơn giản: yêu cầu nhà cung cấp báo giá trên cùng một cơ sở bất cứ khi nào có thể.

Yêu cầu nhà cung cấp tách riêng từng khoản trong báo giá

Đừng chỉ yêu cầu một đơn giá duy nhất.

Một RFQ hữu ích có thể yêu cầu nhà cung cấp cung cấp:

• Đơn giá
• MOQ
• Chi phí mẫu
• Chi phí khuôn hoặc đồ gá
• Chi phí đóng gói nếu tách riêng
• Thời gian thực hiện
• Điều khoản thanh toán
• Thời hạn hiệu lực của giá
• Điều kiện giao hàng
• Chi phí giao hàng nội địa nếu có
• Bất kỳ khoản phí bắt buộc hoặc tùy chọn nào khác

Bạn cũng có thể yêu cầu nhà cung cấp xác định những gì được bao gồm và loại trừ khỏi mức giá đã báo.

Điều này đặc biệt quan trọng khi các nhà cung cấp sử dụng các giả định khác nhau. Một nhà cung cấp có thể bao gồm bao bì trong khi nhà cung cấp khác coi đó là một lựa chọn. Một người có thể báo giá một thỏa thuận được giao trong khi một người khác báo giá từ nhà máy.

Sau khi nhận được phản hồi, hãy sử dụng quy trình có cấu trúc để so sánh báo giá của nhà cung cấp Trung Quốc ngoài mức giá thay vì chỉ so sánh cột đơn giá.

Đặt những câu hỏi tương tự cho mọi nhà cung cấp

Nếu mục tiêu là so sánh các nhà cung cấp, hãy sử dụng cùng một RFQ cho mọi nhà cung cấp trong danh sách rút gọn.

Một mẫu đơn giản có thể bao gồm:

Sử dụng bảng này làm bản tóm tắt công việc: đánh dấu một trường chưa giải quyết là KHÔNG XÁC ĐỊNH và hỏi những gì cần thiết để hoàn thiện nó. Yêu cầu nhà cung cấp đánh dấu từng yêu cầu là đáp ứng, sai lệch, đang chờ xác nhận hoặc phương án thay thế được đề xuất, tham khảo phiên bản đính kèm hiện tại. Im lặng không phải là xác nhận. Gửi một bản theo dõi ngắn liệt kê các mục chưa được trả lời hoặc xung đột, yêu cầu ngày trả lời và giữ chúng ở trạng thái mở cho đến khi được trả lời. Nếu một yêu cầu thiết yếu vẫn chưa được giải quyết sau khi làm rõ, hãy loại nhà cung cấp đó ra khỏi cuộc so sánh cuối cùng thay vì đoán xem sự tuân thủ.

Điều này không có nghĩa là mọi nhà cung cấp đều phải sử dụng cách diễn đạt giống hệt nhau. Nó có nghĩa là các giả định thương mại đằng sau báo giá phải nhất quán.

Đính kèm những gì vào RFQ

Tệp đính kèm giúp giảm sự mơ hồ khi chỉ văn bản thôi là không đủ.

Tùy theo sản phẩm mà đính kèm:

• Hình ảnh sản phẩm
• Bản vẽ kỹ thuật
• Thông số kỹ thuật sản phẩm
• Mẫu tham khảo hoặc ảnh mẫu
• Tài liệu tham khảo về bao bì
• Tệp thiết kế in nhãn
• Tiêu chuẩn chất lượng hiện có
• Yêu cầu kiểm tra hoặc chứng nhận
• Liên kết sản phẩm liên quan

Giữ các tệp đính kèm có tổ chức. Nhà cung cấp phải có khả năng xác định tệp nào là thông số kỹ thuật hiện tại và tệp nào chỉ là tài liệu tham khảo.

Nếu nhà cung cấp yêu cầu bản vẽ mặc dù có thông số kỹ thuật bằng văn bản, hãy hỏi chi tiết nào họ cần đánh giá: kích thước, bố cục, thiết kế in hoặc yêu cầu sản xuất khác. Đồng ý tập tin nào là cần thiết và phiên bản nào chi phối báo giá; đừng cho rằng yêu cầu đó chứng tỏ nhà cung cấp đã bỏ qua bản tóm tắt của bạn.

Nếu một yêu cầu vẫn còn mở, hãy nói rõ ràng. Ví dụ:

Bao bì chưa được hoàn thiện. Vui lòng báo giá riêng bao bì xuất khẩu tiêu chuẩn và xác định chênh lệch chi phí cho bao bì bán lẻ tùy chỉnh.

Điều đó hữu ích hơn việc để nhà cung cấp im lặng lựa chọn một giả định.

Những lỗi RFQ thường gặp

Các vấn đề RFQ phổ biến nhất thường là những thiếu sót đơn giản.

Chỉ yêu cầu "giá tốt nhất"

Nếu không có thông số kỹ thuật và cơ sở thương mại xác định, nhà cung cấp có thể trả lại mức giá thấp không phù hợp với yêu cầu thực tế.

Không nêu rõ số lượng

Số lượng có thể thay đổi MOQ, đơn giá, khuôn và đồ gá, bao bì và kế hoạch sản xuất.

Để nguyên vật liệu hoặc chất lượng mở

Nhà cung cấp có thể chọn nguyên liệu hoặc quy trình có chi phí thấp hơn trừ khi yêu cầu rõ ràng.

Bỏ qua bao bì

Bao bì có thể ảnh hưởng đến cả giá thành sản phẩm và chi phí vận chuyển.

Không rõ đích đến

Giá xuất xưởng và giá giao hàng trả lời các câu hỏi khác nhau.

Gửi các yêu cầu khác nhau đến các nhà cung cấp khác nhau

Điều này làm cho việc so sánh sau này không đáng tin cậy vì các nhà cung cấp không thực sự báo giá cho cùng một dự án.

Trộn mẫu và yêu cầu số lượng lớn

Một mẫu có thể được xử lý đặc biệt hoặc sử dụng quy trình sản xuất khác. Nêu rõ mẫu được cho là đại diện cho điều gì.

So sánh các điều khoản Incoterms khác nhau như thể chúng giống nhau

Giá có thể trông thấp hơn đơn giản vì người mua có nhiều trách nhiệm hơn.

Hỏi giá trước khi xác định sản phẩm

Báo giá nhanh sẽ không hữu ích nếu nhà cung cấp phải đoán thông số kỹ thuật.

Chấp nhận "bao gồm tất cả" mà không hỏi điều đó có nghĩa là gì

Yêu cầu nhà cung cấp giải thích các chi phí, trách nhiệm và loại trừ chính đằng sau báo giá.

Cách biến phản hồi RFQ thành so sánh nhà cung cấp

Sau khi RFQ quay lại, đừng chọn ngay số thấp nhất.

Sử dụng trình tự này:

1. Kiểm tra xem mỗi nhà cung cấp có báo giá thông số kỹ thuật sản phẩm giống nhau hay không.
2. Xác nhận các giả định về số lượng và MOQ.
3. Kiểm tra các yêu cầu về vật liệu, bao bì và chất lượng.
4. Bình thường hóa các điều khoản giao hàng và giả định về đích đến.
5. Xác định thông tin còn thiếu hoặc loại trừ.
6. Đặt câu hỏi làm rõ trước khi xếp hạng nhà cung cấp.
7. So sánh các điều kiện thương mại trên cùng một cơ sở.
8. Chuyển các nhà cung cấp mạnh nhất sang giai đoạn lấy mẫu hoặc xác minh.

Do đó, mục đích của RFQ không chỉ là lấy giá. Đó là để đưa ra quyết định tiếp theo dễ dàng hơn.

Khi được hỗ trợ từ phía Trung Quốc

RFQ được chuẩn bị tốt có thể làm giảm sự nhầm lẫn nhưng phản hồi của nhà cung cấp vẫn có thể không đầy đủ, không nhất quán hoặc khó diễn giải.

Hỗ trợ từ phía Trung Quốc có thể hữu ích khi người mua cần trợ giúp:

• Trả lời làm rõ của nhà cung cấp bằng tiếng Trung
• Xác nhận báo giá bao gồm những gì
• Yêu cầu nhà cung cấp cung cấp các chi tiết kỹ thuật hoặc thương mại còn thiếu
• So sánh phản hồi từ một số nhà cung cấp
• Phối hợp các yêu cầu mẫu sau giai đoạn báo giá
• Tuân theo thông tin liên lạc của nhà cung cấp trong bước dự án tiếp theo

Đối với những người mua đã có các lựa chọn về nhà cung cấp nhưng cần theo dõi thông tin liên lạc và báo giá thực tế ở Trung Quốc, hỗ trợ thực hiện giao dịch có thể giúp tiếp tục những câu hỏi đó.

Câu hỏi thường gặp

Tôi nên đưa thông tin gì vào RFQ cho nhà cung cấp Trung Quốc?

Tối thiểu, bao gồm thông số kỹ thuật của sản phẩm, số lượng, yêu cầu chất lượng, bao bì, điểm đến, yêu cầu giao hàng và các mục báo giá mà bạn muốn nhà cung cấp tách biệt.

Tôi có nên gửi cùng một RFQ cho mọi nhà cung cấp không?

Vâng. Sử dụng các yêu cầu cốt lõi giống nhau cho mọi nhà cung cấp trong danh sách rút gọn để có thể so sánh các báo giá trên cơ sở tương tự.

Nếu tôi chưa biết chính xác số lượng thì sao?

Đưa ra phạm vi thực tế hoặc giải thích kế hoạch đặt hàng dự kiến. Một phạm vi sẽ hữu ích hơn là để nhà cung cấp đoán.

Tôi có nên đưa các yêu cầu đóng gói vào RFQ không?

Có, bất cứ khi nào bao bì có thể ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm, chi phí vận chuyển, ghi nhãn hoặc việc chấp nhận đơn hàng.

Tôi có nên yêu cầu FOB, EXW, CIF hoặc DAP không?

Yêu cầu nhà cung cấp báo giá dựa trên cơ sở phù hợp với quy trình mua hàng của bạn và đảm bảo mọi nhà cung cấp đều sử dụng cơ sở giống nhau khi bạn dự định so sánh giá của họ.

Tôi có thể gửi RFQ chỉ có ảnh sản phẩm không?

Bạn có thể bắt đầu bằng ảnh, đặc biệt đối với các sản phẩm tiêu chuẩn, nhưng thông số kỹ thuật rõ ràng hơn thường tạo ra những báo giá hữu ích và có thể so sánh được hơn.

Bài học cuối cùng của

Một RFQ tốt giúp công việc của nhà cung cấp trở nên dễ dàng hơn và quyết định của người mua trở nên rõ ràng hơn.

Xác định sản phẩm, số lượng, chất lượng, bao bì, điểm đến, điều kiện giao hàng và hình thức báo giá trước khi yêu cầu nhà cung cấp định giá đơn hàng. Sử dụng cùng một RFQ cho các nhà cung cấp trong danh sách rút gọn, yêu cầu họ xác định những gì được bao gồm và loại trừ, đồng thời giải quyết các thông tin còn thiếu trước khi so sánh các đề nghị.

Mục tiêu không phải là đạt được số thấp nhất càng nhanh càng tốt. Mục tiêu là có được những báo giá mô tả cùng một yêu cầu mua hàng đủ tốt để hỗ trợ quyết định đúng đắn của nhà cung cấp.