Butiran pandangan
Penghantar fret China atau agensi penghantaran memerlukan fail penghantaran yang boleh digunakan, bukan beberapa senarai pembungkusan yang bercanggah. Sebelum serahan, kenal pasti siapa yang menyediakan setiap item, siapa yang menyemaknya, versi mana yang diterima oleh penghantar, dan apa yang masih memerlukan keputusan pembeli.
Pertahankan empat langkah berbeza: meminta anggaran penghantaran, memberi arahan tempahan, mengesahkan penerimaan maklumat, dan meluluskan pelepasan kargo. Menyelesaikan satu tidak secara automatik meluluskan yang lain.
Untuk proses pesanan yang lebih luas, lihat aliran kerja import pesanan pertama kami.
Setuju skop sebelum menghantar arahan
Istilah 'penghantar fret' dan 'agensi penghantaran' boleh menerangkan skop perkhidmatan yang berbeza. Sahkan siapa yang mengendalikan pengambilan, penerimaan gudang, penggabungan, pemuatan, dokumen pengangkutan, penyelarasan eksport/kastam, insurans, pengendalian destinasi, dan penghantaran akhir, jika berkenaan. Catat pengecualian dan hubungan yang bertanggungjawab bagi setiap perkhidmatan yang dipersetujui.
Catat syarat perdagangan yang dipersetujui, nama tempat atau pelabuhan, dan edisi yang terpakai. Ringkasan Incoterms 2020 ICC menerangkan peranan mereka dalam tanggungjawab pembeli/penjual. Peraturan dan lokasi bernama adalah rujukan untuk serahan; ia tidak menggantikan skop pesanan yang dipersetujui atau arahan penghantaran bertulis. Minta pihak yang berkaitan menjelaskan sebarang jurang sebelum langkah terjejas diteruskan.
Jangan anda anggap bahawa penghantar fret sedang memeriksa kualiti produk atau bahawa pasukan perolehan/sokongan menyediakan penghantaran, ejen kastam, atau insurans. Sahkan perkhidmatan ini secara berasingan dengan penyedia yang bertanggungjawab.
Bangun satu daftar serahan
Gunakan satu rujukan penghantaran dan versi bertarikh untuk fail. Peranan di bawah adalah petanda untuk mengalih kerja di bawah perjanjian sedia ada, bukan kontrak baru yang menetapkan tugas universal. Namakan penyedia sebenar, pemeriksa, dan penerima bagi setiap item; setuju kepada pengagihan berbeza secara eksplisit jika diperlukan.
| Perkara | Pihak yang menyediakan | Pihak yang menyemak dalam skop dipersetujui | Status penerimaan / versi |
|---|---|---|---|
| Pesanan dan orang hubungan | Pembeli menyediakan rujukan pesanan dan orang hubungan yang dilantik. Pembekal menyediakan alamat serta orang hubungan di tempat pengambilan | Pembeli menyemak identiti pesanan. Penghantar fret mengesahkan orang hubungan operasi dan butiran akses | Penerima, versi, tarikh diterima dan soalan yang belum dijawab |
| Produk / SKU / kuantiti | Pembekal menyediakan senarai kargo terperinci dan unit setiap karton | Pembeli atau pemeriksa yang dilantik memadankan senarai dengan pesanan. Gudang melaporkan percanggahan semasa penerimaan dalam skopnya | Draf atau disahkan, percanggahan dan pihak yang bertanggungjawab |
| Karton / ukuran / berat | Pembekal memberikan bilangan dan ukuran karton, berat kasar dan bersih serta unit ukuran. Gudang atau pemeriksa memberikan ukuran semula jika dipersetujui | Penghantar fret menyemak data yang diperlukan untuk sebut harga atau tempahan. Lantik pemeriksa untuk pengesahan fizikal jika perlu | Anggaran atau disahkan, tarikh dan sumber ukuran, serta versi yang digantikan |
| Pembungkusan / label / nota kargo | Pembekal menyediakan bukti pembungkusan dan label serta maklumat kargo yang berkaitan | Pembeli atau pemeriksa yang dilantik menyemak syarat yang diluluskan. Penghantar fret mengesahkan maklumat yang diperlukan untuk laluan dan pengangkut | Versi diluluskan atau pembetulan belum selesai, serta pengesahan penerimaan |
| Status pemeriksaan / pelepasan barang | Pemeriksa menyediakan laporan dalam skopnya. Pembeli memaklumkan keputusan dan syarat yang belum dipenuhi | Pembeli menyemak keputusan pemeriksaan. Pembekal menangani pembetulan. Penghantar fret menerima arahan terkini untuk menahan atau melepaskan barang | Menunggu, pembetulan, pemeriksaan semula atau langkah seterusnya yang dibenarkan, bersama rujukan keputusan |
| Dokumen / arahan penghantaran | Pembekal dan pembeli memberikan maklumat dokumen yang dipersetujui. Penghantar fret menyediakan draf dokumen pengangkutan seperti yang dipersetujui | Pihak yang dinamakan memadankan butiran kargo dengan dokumen. Pengimport atau ejen kastam mengesahkan keperluan di destinasi | Draf atau muktamad, versi, penyemak, butiran yang belum tersedia dan pengesahan penerimaan |
| Masa / penerimaan / tempahan | Pembekal memberikan status kesediaan barang. Gudang mengesahkan aturan penerimaan. Penghantar fret memberikan jadual cadangan dan status tempahan | Pembeli dan pihak berkaitan menyemak langkah yang saling bergantung dan membenarkan tindakan seterusnya yang dipersetujui | Tarikh cadangan atau disahkan, rujukan tempahan jika ada dan sebarang penahanan yang masih berkuat kuasa |
"Diterima" bermaksud penerima yang dinamakan mengesahkan versi tersebut. Ia tidak bermaksud penerima telah mengesahkan kargo fizikal, menerima kualiti produk, atau meluluskan pelepasan. Simpan keputusan tersebut dalam medan masing-masing.
Anggaran label sebelum meminta harga pengangkutan
Untuk anggaran awal, tandakan bilangan kotak, ukuran, berat, isi padu dan status siap sebagai diperanggarkan di mana sahaja ia tidak disahkan. Sertakan unit, deskripsi produk/SKU, lokasi pengambilan, destinasi, mod cadangan, sebut dagang/nama tempat, dan ciri kargo yang berkaitan seperti bateri, cecair, magnet, kepecahan, atau pakej berlebihan. Tanya kepada penghantar fret apa butiran tambahan yang ia perlukan untuk laluan dan pengangkutan.
Minta harga dengan andaian, perkhidmatan termasuk dan tidak termasuk, tempoh keberlakuan, dan sebarang syarat untuk semakan semula. Anggaran berdasarkan data pakej awal bukan merupakan tempahan disahkan atau jaminan caj akhir.
Sebelum mengarahkan tempahan, dapatkan data kargo semasa dan status siap, kenal pasti anggaran yang tinggal, dan minta penghantar fret mengesahkan apa yang boleh ia tempah atas asas tersebut serta sebarang syarat. Dapatkan arahan berkuasa pembeli di bawah susunan sedia ada. Catat pengesahan tempahan secara berasingan daripada permintaan; jangan huraikan ruang atau pelayaran sebagai disahkan sehingga penghantar fret mengesahkannya.
Semak dokumen terhadap versi kargo yang sama
Sambungkan senarai pembungkusan dan invois perdagangan kepada rujukan penghantaran dan data kargo item semasa. Semak deskripsi produk, kuantiti, bilangan kotak, tanda, ukuran, dan berat merentasi rekod yang berkaitan; kenal pasti siapa mesti membetulkan setiap ketidaksepadan. Tanya siapa menyediakan dan menyemak draf baki muatan (B/L) atau waybawa udara serta bila butiran penerima mesti disahkan.
Panduan dokumen eksport lazim oleh Pentadbiran Perdagangan Antarabangsa Amerika Syarikat menerangkan dokumen seperti invois komersial, senarai pembungkusan dan dokumen pengangkutan. Gunakannya sebagai penerangan umum tentang jenis dokumen. Keperluan khusus bagi barang dari China atau bagi sesuatu destinasi bergantung pada kargo, laluan dan destinasi. Sahkan keperluan itu dengan pengimport, penghantar fret dan ejen kastam mengikut keadaan.
Senaraikan sebarang dokumen asal yang diperlukan, laporan produk/sijil, butiran import/cukai, atau dokumentasi label dengan penyedia, penyemak, dan tarikh akhir. Tandakan item bersyarat "jika diperlukan" sehingga kebolehlaksanaan disahkan. Kod HS yang dicadangkan oleh pembekal adalah input untuk semakan, bukan keputusan klasifikasi akhir.
Jika kargo atau dokumen berubah, hentikan langkah yang terjejas
Jika bilangan kotak, ukuran, berat, label, kuantiti, atau dokumen tidak bersetuju:
- Kenal pasti versi yang bertentangan dan kargo/langkah yang terjejas. Katakan kepada pihak berkaitan untuk menghentikan langkah tersebut sambil ketidaksepadan diselesaikan; catat tahan dan pengakuan penerima.
- Tanya pembekal, gudang, atau pemeriksa yang bertanggungjawab bagi pengiraan semula, pengukuran semula, dokumen yang betul, atau bukti lain yang dipersetujui. Simpan versi asal dan rekod apa yang berubah serta siapa yang menyemaknya.
- Tanya kepada penghantar fret sama ada perubahan itu menjejaskan harga, tempahan, pengambilan, dokumen pengangkutan, atau masa. Kenal pasti pemilik tindakan dan keputusan pembeli yang diperlukan; jangan anda anggap bahawa sebut harga awal atau arahan merangkumi perubahan tersebut.
- Terbitkan versi penggantian bersempadan tarikh kepada penerima yang terjejas. Dapatkan pengesahan bahawa ia menggantikan versi sebelumnya dan rekod sebarang sebut harga/pengesahan tempahan yang telah ditukar. Teruskan hanya apabila semakan yang diperlukan dan keputusan bertulis untuk langkah tersebut direkodkan.
Contohnya, jika jumlah kotak akhir berbeza dengan anggaran, jangan tinggalkan anggaran dalam fail tempahan. Selaraskan kuantiti dan senarai pembungkusan, hantar data yang disahkan dengan perubahan yang dikenal pasti dengan jelas, dan dapatkan pengesahan terkini daripada penghantar fret serta sebarang kelulusan pembeli yang diperlukan. Jangan menggantikan lampiran lama secara senyap.
Bawa penahanan semakan dan penerimaan ke dalam serahan
Rekod sama ada semakan sedang menunggu, pembetulan masih terbuka, semakan semula diperlukan, atau pembeli telah mengizinkan langkah seterusnya. Mempunyai laporan tidak bermaksud pembeli menerima hasilnya. Jaga syarat bayaran dan pelepasan yang dipersetujui supaya kelihatan; tempahan atau slot pengambilan tidak menghapuskan syarat tersebut. Lihat panduan semakan sebelum penghantaran.
Untuk beberapa pembekal, sepakat lokasi penerimaan, hubungan, susunan penghantaran, pengenalan pembekal/SKU, dan cara melaporkan perbezaan sebelum barang tiba. Gunakan panduan pengumpulan kami untuk penerimaan dan pembungkusan semula, serta senarai semak muatan kontena untuk rekod muatan. Daftar serahan harus merujuk rekod tersebut bukannya menyalin prosedur mereka.
Bagaimana Alex Trading Group boleh membantu
Dalam skop yang dipersetujui, Alex Trading Group boleh membantu mengikuti pembekal, menjelaskan status pengeluaran dan pembungkusan, mengkoordinasi semakan, penerimaan gudang, pemeriksaan kotak, pembungkusan semula, pengumpulan, persediaan muatan, dan serahan penghantaran di China. Semak perolehan terus dari kilang semasa memilih pembekal, sokongan pelaksanaan perdagangan untuk butiran pembekal yang belum diselesaikan, atau sokongan semakan, gudang, dan penghantaran ] sebelum barang bergerak.
Pembekal, pembeli, penghantar fret dan Alex kekal dengan tanggungjawab masing-masing yang dipersetujui. Penyelarasan oleh Alex tidak menggantikan kelulusan pembeli, skop pengangkutan penghantar fret atau nasihat khusus destinasi daripada pakar yang bertanggungjawab. Kerja tambahan dan perubahan memerlukan kebenaran pihak yang berkenaan.
Untuk hantar butiran penghantaran anda, masukkan hubungan pembekal, senarai produk, data kotak semasa sama ada anggaran atau disahkan, destinasi, hubungan penghantar fret, status semakan/penahanan, versi fail terkini, dan soalan atau keputusan yang perlu diselesaikan.
Soalan Lazim
Adakah penghantar fret sama dengan ejen perolehan?
Tidak. Penghantaran kebanyakannya berkaitan pergerakan barang dan dokumen; sokongan perolehan atau pelaksanaan perdagangan mungkin menangani pembekal, pengeluaran, semakan, dan persediaan gudang dalam skop yang dipersetujui. Sahkan siapa yang melaksanakan setiap tugas.
Bolehkah saya meminta sebut harga penghantaran sebelum pembungkusan akhir?
Ya, tandai data awal sebagai anggaran dan minta andaian serta syarat penambahbaikan. Sahkan data semasa dan arahan yang diperlukan sebelum tempahan; permintaan sebut harga tidak mengizinkan tempahan atau pelepasan kargo.
Apa yang perlu saya lakukan jika senarai pembungkusan dan jumlah kotak berbeza?
Tangguhkan langkah yang terjejas, kenal pasti pihak yang menyemak, padankan rekod kargo dengan dokumen dan keluarkan versi gantian bertarikh. Sebelum meneruskan kerja, dapatkan pengesahan penerimaan, pengesahan tempahan atau harga yang disemak jika diperlukan, dan keputusan pembeli yang berkaitan.
Adakah pengesahan penghantar fret bermaksud barang diluluskan?
Tidak. Penerimaan fail, pengesahan fizikal, penerimaan semakan, dan arahan pelepasan pembeli adalah status berasingan. Rekod setiap satu secara eksplisit.
