Thông tin chi tiết
1. Tăng cường hiệu quả: Tự động hóa các tác vụ thường lệ
Một trong những lợi ích trước mắt nhất của AI trong mua sắm là khả năng tự động hóa các công việc thường ngày, tốn thời gian. Các hoạt động như đối chiếu hóa đơn, xử lý đơn hàng và liên lạc với nhà cung cấp có thể được xử lý hiệu quả bởi các hệ thống do AI điều khiển. Việc tự động hóa này giúp giảm gánh nặng cho các nhóm mua sắm, cho phép họ tập trung vào các hoạt động có giá trị cao như tìm nguồn cung ứng chiến lược và quản lý mối quan hệ nhà cung cấp.
Các công cụ AI có thể giúp trích xuất các trường hóa đơn, so sánh hồ sơ và gắn cờ những điểm khác biệt để xem xét. Cờ là một câu hỏi để điều tra chứ không phải bằng chứng gian lận và một kết quả đầu ra dường như hoàn chỉnh vẫn có thể có lỗi. Kiểm tra số tiền, ngày tháng, tên nhà cung cấp và chi tiết thanh toán quan trọng so với các tài liệu gốc. Chỉ sử dụng các công cụ và thỏa thuận chia sẻ dữ liệu được phê duyệt cho thông tin liên quan.
2. Nâng cao hiểu biết sâu sắc: Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Bộ phận thu mua thường bị choáng ngợp bởi dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như nhà cung cấp, xu hướng thị trường và nhu cầu nội bộ. Các công cụ AI có thể sàng lọc lượng thông tin khổng lồ này, cung cấp những hiểu biết sâu sắc có thể hành động để hướng dẫn việc ra quyết định tốt hơn.
Ví dụ: phân tích do AI điều khiển có thể đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp dựa trên dữ liệu lịch sử, phản hồi của khách hàng và các chỉ số hiệu suất chính (KPI) khác. Điều này giúp các nhóm mua sắm xác định các nhà cung cấp hoạt động tốt nhất, đánh giá rủi ro và đàm phán các điều khoản có lợi hơn dựa trên dữ liệu cứng thay vì trực giác. Đối với người mua tìm nguồn cung ứng từ Trung Quốc, loại phân tích này có thể hỗ trợ quá trình thực tế tìm kiếm và so sánh các nhà cung cấp Trung Quốc.
AI có thể tóm tắt thông tin thị trường có sẵn và giúp nhóm liệt kê các câu hỏi để nghiên cứu thêm. Kiểm tra nguồn, ngày tháng và mức độ liên quan của từng tuyên bố quan trọng. Dự báo được tạo ra không phải là bằng chứng cho thấy sự thay đổi giá hoặc gián đoạn nguồn cung sẽ xảy ra và nó không nên thay thế báo giá hiện tại của nhà cung cấp hoặc xác nhận trực tiếp về tình hình sản xuất.
3. Tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp: Sự tham gia được cá nhân hóa
Quản lý quan hệ nhà cung cấp (SRM) hiệu quả là trọng tâm tạo nên sự thành công của bất kỳ chiến lược mua sắm nào. Công nghệ AI tạo điều kiện cho sự tương tác dựa trên dữ liệu, cá nhân hóa hơn với các nhà cung cấp, thúc đẩy quan hệ đối tác hợp tác mạnh mẽ hơn, nhiều hơn.
Các hệ thống được hỗ trợ bởi AI có thể theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp và xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn, cho phép liên lạc và giải quyết chủ động. Hơn nữa, AI có thể giúp các chuyên gia thu mua xác định các nhà cung cấp mới, đánh giá năng lực của họ và thậm chí dự đoán các rủi ro hoặc cơ hội tiềm ẩn trong tương lai dựa trên dữ liệu lịch sử. Trong thực tế tìm nguồn cung ứng từ Trung Quốc, người mua có thể kết hợp phân tích này với quy trình có cấu trúc dành cho so sánh các loại nhà cung cấp Trung Quốc.
Sử dụng AI để cải thiện sự hợp tác của nhà cung cấp cũng có thể nâng cao kết quả đàm phán. Bằng cách tận dụng dữ liệu để đánh giá hiệu suất của nhà cung cấp, nhóm mua sắm có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đàm phán các điều khoản có lợi hơn. Đối với các dự án tìm nguồn cung ứng tại Trung Quốc, cách tiếp cận dựa trên dữ liệu này cũng có thể giúp người mua so sánh báo giá của nhà cung cấp Trung Quốc ngoài mức giá, giảm chi phí và cải thiện độ tin cậy của chuỗi cung ứng.
4. Ra quyết định chiến lược: AI là lợi thế cạnh tranh
Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, các tổ chức có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, sáng suốt sẽ có vị thế tốt hơn để đạt được lợi thế cạnh tranh. AI trao quyền cho các nhóm mua sắm đưa ra các quyết định mang tính chiến lược và dài hạn hơn dựa trên phân tích dữ liệu toàn diện.
Đối với một đơn đặt hàng ở Trung Quốc, một ứng dụng hữu ích là sắp xếp các báo giá theo cùng tiêu đề và xác định các câu trả lời còn thiếu. Người mua vẫn phải xác nhận các thông số kỹ thuật, loại trừ, thời gian giao hàng và năng lực của nhà cung cấp. Tên nhà cung cấp, chứng chỉ hoặc điểm rủi ro do AI tạo ra chỉ là thông tin ban đầu cần xác minh. Các thông tin đó không chứng minh nhà cung cấp đủ điều kiện hay dự báo được việc nhà cung cấp sẽ không thực hiện được đơn hàng. Việc kiểm tra nguồn tương tự cũng được áp dụng khi xem xét các tuyên bố về tính bền vững. Đối với nghiên cứu nhà cung cấp phía Trung Quốc, người mua cũng có thể xem xét hỗ trợ tìm nguồn cung ứng trực tiếp tại nhà máy.
AI cũng có thể cung cấp những hiểu biết sâu sắc có giá trị về các hoạt động bền vững, giúp các nhóm mua sắm lựa chọn nhà cung cấp phù hợp với mục tiêu bền vững và các sáng kiến trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp (CSR). Bằng cách kết hợp dữ liệu về môi trường, xã hội và quản trị (ESG) vào quá trình ra quyết định, AI có thể giúp các tổ chức xây dựng chuỗi cung ứng bền vững và có đạo đức hơn.
5. Tương lai của hoạt động mua sắm: Tích hợp AI và hơn thế nữa
Các công cụ AI có thể hỗ trợ nhiều nhiệm vụ mua sắm hơn khi sản phẩm và quy trình công việc phát triển. Kiểm tra mọi mục đích sử dụng được đề xuất dựa trên hồ sơ và quyết định mà nó sẽ xử lý. Tự động hóa rộng hơn phụ thuộc vào dữ liệu phù hợp, tích hợp hệ thống và đánh giá hiệu quả; nó không nên được giả định từ mô tả sản phẩm hoặc dự đoán về công nghệ trong tương lai.
Hơn nữa, vai trò của AI trong việc mua sắm không chỉ liên quan đến công nghệ mà còn liên quan đến những người đứng sau quy trình này. Các chuyên gia mua sắm sẽ ngày càng trở thành những người ra quyết định chiến lược, tận dụng các công cụ AI để đưa ra quyết định tốt hơn, thúc đẩy giá trị và thúc đẩy sự đổi mới. Tương lai của hoạt động mua sắm sẽ là nơi mà chuyên môn của con người và khả năng AI phối hợp chặt chẽ với nhau để tạo ra các chiến lược mua sắm linh hoạt, dựa trên dữ liệu và tiết kiệm chi phí.
Kết luận
Đối với người mua làm việc với Alex Trading Group, bản tóm tắt AI có thể là điểm khởi đầu cho các câu hỏi cần hỏi nhà cung cấp. Nó không thay thế việc kiểm tra nhà cung cấp đã thỏa thuận, phê duyệt mẫu, kiểm tra hoặc quyết định thương mại của người mua. Bắt đầu với một nhiệm vụ có thể kiểm tra được kết quả, lưu giữ hồ sơ nguồn và chỉ đánh giá thời gian tiết kiệm được sau khi kết quả đã được xem xét.
