รายละเอียดข้อมูลเชิงลึก
การขอใบเสนอราคาหรือ RFQ เป็นมากกว่าข้อความขอ "ราคาที่ดีที่สุด" จากซัพพลายเออร์จีน RFQ ที่ดีจะให้ข้อมูลที่เพียงพอแก่ซัพพลายเออร์ในการตั้งราคาผลิตภัณฑ์ ปริมาณ ระดับคุณภาพ บรรจุภัณฑ์ และข้อกำหนดในการจัดส่งที่คุณต้องการจริงๆ
สิ่งนี้สำคัญเนื่องจากซัพพลายเออร์สองรายสามารถเสนอราคาที่แตกต่างกันมากด้วยเหตุผลที่ไม่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพของพวกเขาเลย อาจใช้วัสดุ ระดับบรรจุภัณฑ์ ปริมาณ ระยะเวลาการส่งมอบ หรือกำหนดการผลิตที่แตกต่างกัน RFQ ที่มีโครงสร้างจะช่วยลดความแตกต่างเหล่านั้นก่อนที่ใบเสนอราคาจะมาถึง ทำให้การตอบกลับตรวจสอบและเปรียบเทียบได้ง่ายขึ้น
RFQ คืออะไร?
RFQ ย่อมาจากการขอใบเสนอราคา เป็นคำขอของผู้ซื้อสำหรับซัพพลายเออร์ในการให้ข้อมูลราคาและข้อมูลเชิงพาณิชย์สำหรับผลิตภัณฑ์ที่กำหนดไว้หรือข้อกำหนดในการสั่งซื้อ
RFQ ที่มีประโยชน์มักจะตอบคำถามพื้นฐานสี่ข้อ:
- ผู้ซื้อต้องการอะไรกันแน่?
- ผู้ซื้อต้องการเท่าไหร่?
- ข้อกำหนดด้านคุณภาพ บรรจุภัณฑ์ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดใดบ้าง
- ผู้ซื้อต้องการสินค้าที่ไหนและเมื่อไหร่?
เป้าหมายไม่ใช่การสร้างเอกสารการจัดซื้อที่ยาวสำหรับการสอบถามทุกครั้ง เป้าหมายคือการให้ข้อมูลทางการค้าและทางเทคนิคแก่ซัพพลายเออร์ เพื่อให้สามารถเปรียบเทียบคำตอบของพวกเขาได้บนพื้นฐานที่เหมือนกัน
สำหรับผู้ซื้อที่ยังคงสร้างรายชื่อซัพพลายเออร์ที่ต้องการ คำแนะนำของเราเกี่ยวกับ การค้นหาและเปรียบเทียบซัพพลายเออร์ของจีน ครอบคลุมขั้นตอนการคัดเลือกซัพพลายเออร์ก่อนที่จะส่ง RFQ
หาก RFQ โดยละเอียดยังคงให้การตอบกลับที่ไม่สมบูรณ์ ก่อนอื่นให้ยืนยันว่าซัพพลายเออร์เต็มใจและสามารถจัดการผลิตภัณฑ์นี้ การปรับแต่ง และปริมาณการสั่งซื้อครั้งแรกตามจริง เน้นย้ำข้อกำหนดที่คุณไม่สามารถประนีประนอมได้ รวมถึงการเข้าถึงการตรวจสอบหากจำเป็น ระบุปริมาณการทำซ้ำเมื่อสมจริงเท่านั้น อย่าสัญญาว่าจะมีคำสั่งซื้อจำนวนมากขึ้นเพื่อดึงดูดการตอบรับ การตรวจสอบแบบสั้นนี้ช่วยตัดสินใจว่าใครควรบรรยายสรุปได้ครบถ้วน ข้อมูลจำเพาะที่สมบูรณ์ยังคงเป็นพื้นฐานสำหรับการเสนอราคาขั้นสุดท้าย
เริ่มจากข้อกำหนดสินค้าที่ชัดเจน
รายละเอียดสินค้าเป็นรากฐานของ RFQ หากซัพพลายเออร์ต้องเดาว่าเป็นผลิตภัณฑ์อะไร ใบเสนอราคาอาจขึ้นอยู่กับวัสดุ ขนาด ผิวสำเร็จ หรือวิธีการผลิตที่ไม่ถูกต้อง
สำหรับผลิตภัณฑ์มาตรฐาน RFQ อาจต้องการ:
- ชื่อผลิตภัณฑ์และรุ่น
- รูปภาพอ้างอิงหรือลิงค์ผลิตภัณฑ์
- ขนาดหลัก
- วัสดุ
- สีหรือลักษณะพื้นผิว
- จำนวนที่ต้องการ
- ข้อกำหนดการทำงานที่สำคัญใดๆ
สำหรับผลิตภัณฑ์ตามสั่งหรือผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม ให้ระบุข้อมูลที่แม่นยำยิ่งขึ้นตามที่เกี่ยวข้อง:
- แบบทางเทคนิค
- วัสดุเกรด
- ค่าความคลาดเคลื่อนที่ยอมรับได้
- การปรับสภาพพื้นผิว
- วิธีการผลิต
- ข้อกำหนดด้านประสิทธิภาพ
- ข้อกำหนดการทดสอบ
ตัวอย่างเช่น "ฉากยึดสแตนเลส" อาจกว้างเกินไปสำหรับการเสนอราคาที่เชื่อถือได้ ซัพพลายเออร์อาจต้องการเกรดเหล็ก ขนาด ความหนา พื้นผิว การใช้งาน และปริมาณที่คาดหวัง ก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะเสนอราคาอย่างไร
อย่าเพิ่มรายละเอียดทางเทคนิคเพียงเพื่อทำให้ RFQ ดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น เพิ่มรายละเอียดที่สามารถเปลี่ยนแปลงต้นทุน วิธีการผลิต หรือความสามารถในการปฏิบัติตามข้อกำหนดของซัพพลายเออร์ได้อย่างมีนัยสำคัญ
จากภาพถ่ายอ้างอิงสู่ RFQ ที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
มีเพียงรูปถ่ายอ้างอิง? เริ่มต้นด้วยภาพถ่ายและสิ่งที่คุณรู้อยู่แล้ว อธิบายสิ่งที่ต้องตรงกัน ทำเครื่องหมายรายละเอียดที่ไม่รู้จักว่า "เพื่อยืนยัน" และถามซัพพลายเออร์ว่าข้อมูลใดบ้างที่จำเป็นต่อไป คุณไม่จำเป็นต้องกรอกทุกรายการด้านล่างก่อนทำการติดต่อ
เปลี่ยนรูปถ่ายชุดเครื่องมือให้เป็นบทสรุปการกำหนดค่า
ใช้ภาพถ่ายเพื่อแสดงเค้าโครงที่คุณมีอยู่ จากนั้นแยกเครื่องมือที่คุณต้องการออกจากรายละเอียดเพื่อยืนยัน
ชุดเครื่องมือที่ถ่ายจัดแสดงในงานแคนตันแฟร์ ภาพถ่ายเป็นข้อมูลอ้างอิงการกำหนดค่า รายการและข้อมูลจำเพาะที่ให้มาต้องได้รับการยืนยันแยกต่างหาก
สิ่งที่เห็นในภาพ: กระเป๋าหิ้วแบบเปิดที่มีเครื่องมือช่างต่างๆ จัดวางในพื้นที่พอดี
สิ่งที่ยืนยันไม่ได้: ไม่สามารถยืนยันเนื้อหา ขนาดเครื่องมือ วัสดุ ระดับฉนวน และการรับรองที่แน่นอนได้จากรูปภาพนี้ สีของด้ามจับไม่ได้สร้างความปลอดภัยทางไฟฟ้า
สิ่งที่คุณแชร์ได้ก่อน: อธิบายงานที่ตั้งใจไว้ แบ่งปันประเภทและขนาดเครื่องมือที่ทราบ รายการที่จะเพิ่มหรือลบ และความต้องการเกี่ยวกับกล่องเครื่องมือและบรรจุภัณฑ์ ทำเครื่องหมายรายการที่ยังไม่ได้ตัดสินใจเป็น "เพื่อยืนยัน"
สิ่งที่ต้องถามซัพพลายเออร์: ขอรายการการกำหนดค่าแยกรายการพร้อมขนาด เค้าโครงเคส และรายละเอียดบรรจุภัณฑ์ หากข้อกำหนดด้านฉนวนหรือการรับรองใช้กับการใช้งานของคุณ ให้สอบถามว่ามีหลักฐานอะไรบ้างสำหรับเครื่องมือที่นำเสนอ
ข้อความที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้
เรากำลังมองหาชุดเครื่องมือที่มีเค้าโครงคล้ายกับรูปภาพอ้างอิง วัตถุประสงค์การใช้งาน: [อธิบาย]. เครื่องมือ/ขนาดที่ทราบ: [รายการหรือเพื่อยืนยัน] ความต้องการเกี่ยวกับกล่องเครื่องมือ/บรรจุภัณฑ์: [อธิบาย หรือ เพื่อยืนยัน] โปรดเสนอการกำหนดค่าแยกรายการและระบุรายละเอียดใดๆ ที่เราต้องยืนยัน
เปลี่ยนภาพถ่ายแปลนเป็นบทสรุปการเชื่อมต่อ
ลักษณะที่คล้ายกันคือการอ้างอิงเริ่มต้น อธิบายความเชื่อมโยงของหน้าแปลนต้องพอดี และแยกแยะข้อกำหนดที่ทราบจากคำถามปลายเปิด
หน้าแปลนถ่ายภาพที่จัดแสดงในงานแคนตันแฟร์ รูปร่างและเครื่องหมายที่มองเห็นได้เป็นข้อมูลอ้างอิง ไม่ใช่ข้อกำหนดที่ผ่านการตรวจสอบสำหรับคำสั่งซื้อ
สิ่งที่ในภาพแสดง: หน้าแปลนโลหะที่มีช่องเปิดตรงกลาง รูสลัก และผิวหน้าสัมผัสที่มองเห็นได้
สิ่งที่ไม่สามารถยืนยันได้: ไม่สามารถกำหนดขนาด เกรดวัสดุ มาตรฐานที่เกี่ยวข้อง และพิกัดแรงดันที่ต้องการได้จากรูปภาพนี้ เครื่องหมายที่มองเห็นได้จำเป็นต้องตรวจสอบกับแบบร่างหรือเอกสารผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
ข้อมูลที่ส่งได้ก่อน: อธิบายการใช้งานและจุดเชื่อมต่อที่ต้องประกบกัน ส่งแบบที่มีหรือขนาดส่วนเชื่อมต่อที่ทราบ พร้อมมาตรฐานหรือข้อกำหนดวัสดุที่มี ระบุรายการที่ยังไม่ทราบไว้ และถามว่าต้องใช้แบบหรือวัดขนาดใดเพิ่มเติม
สิ่งที่ควรถามซัพพลายเออร์: ขอให้ซัพพลายเออร์ระบุการแก้ไขแบบร่างและมาตรฐาน ขนาด วัสดุ และพิกัดแรงดันที่เสนอ ขอให้ระบุจุดที่แตกต่างจากข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษร และยืนยันรายละเอียดการเชื่อมต่อที่ยังไม่ได้รับการแก้ไขก่อนที่จะใช้ใบเสนอราคาสุดท้าย
ข้อความที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้
เราต้องการหน้าแปลนสำหรับ [การใช้งาน / จุดเชื่อมต่อที่ต้องประกบ] ภาพถ่ายแสดงรูปแบบทั่วไปที่ต้องการ แบบหรือขนาดจุดเชื่อมต่อที่มี: [แนบ / ระบุ / รอยืนยัน] มาตรฐาน/วัสดุที่ทราบ: [ระบุ / รอยืนยัน] โปรดบอกข้อมูลที่ยังต้องการและเสนอข้อกำหนดเพื่อให้ยืนยัน
เปลี่ยนรูปถ่ายพัดลมและท่อเป็นสรุปการใช้งานและการติดตั้ง
เริ่มจากสถานที่ที่จะใช้อุปกรณ์และวิธีติดตั้งอุปกรณ์ ยืนยันข้อกำหนดของพัดลมและท่อแยกกัน จากนั้นตรวจสอบความเข้ากันได้ว่าจะใช้ร่วมกันหรือไม่
ภาพการจัดแสดงพัดลมและท่ออ่อนในงาน Canton Fair ใช้เป็นตัวอย่างความต้องการคนละรายการ ข้อกำหนดและความเหมาะสมที่จะใช้ร่วมกันยังต้องยืนยัน
สิ่งที่อยู่ในภาพแสดง: พัดลมที่มีโครงรองรับ และพื้นที่จัดแสดงแยกต่างหากที่มีพัดลมและท่อแบบยืดหยุ่น การแสดงรายการเหล่านั้นพร้อมกันไม่ได้ยืนยันว่ารายการเหล่านั้นสร้างระบบที่ตรงกัน
สิ่งที่ยืนยันไม่ได้: ภาพถ่ายไม่ได้กำหนดการไหลของอากาศ ความดัน พลังงาน เสียง ข้อกำหนดด้านแหล่งจ่ายไฟ หรือความเข้ากันได้ของพัดลมกับท่อ
สิ่งที่คุณแชร์ได้ก่อน: อธิบายสภาพแวดล้อมการใช้งานและการติดตั้ง พื้นที่ว่าง ความต้องการในการเชื่อมต่อ และแหล่งจ่ายไฟฟ้าที่มีอยู่ แบ่งปันเป้าหมายประสิทธิภาพที่ทราบ สำหรับท่อ ให้เพิ่มมิติการเชื่อมต่อที่ทราบและความต้องการในการกำหนดเส้นทาง ปล่อยให้ไม่ทราบเพื่อยืนยัน
สิ่งที่ต้องถามซัพพลายเออร์: ขอรุ่น ขนาด ข้อกำหนดทางไฟฟ้า และข้อมูลประสิทธิภาพที่เกี่ยวข้องกับการใช้งานของคุณ หากจะใช้พัดลมและท่อร่วมกัน โปรดขอให้ซัพพลายเออร์ยืนยันการเชื่อมต่อและประสิทธิภาพที่คาดหวังของการผสมผสานที่เสนอ
ข้อความที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้
เราต้องการพัดลมและ/หรือท่อสำหรับ [สภาพแวดล้อมการใช้งาน / การติดตั้ง] พื้นที่ว่างและการเชื่อมต่อ: [อธิบาย / เพื่อยืนยัน] แหล่งจ่ายไฟ: [สถานะ / เพื่อยืนยัน] เป้าหมายประสิทธิภาพที่ทราบ: [รายการ / เพื่อยืนยัน] โปรดเสนออุปกรณ์ที่เหมาะสมและระบุรายละเอียดการติดตั้งหรือประสิทธิภาพที่จำเป็นก่อนยืนยันข้อกำหนด
ระบุปริมาณและรูปแบบการสั่งซื้อ
ปริมาณมีผลมากกว่าราคาต่อหน่วย โดยสามารถเปลี่ยนMOQ เครื่องมือ การวางแผนการผลิต บรรจุภัณฑ์ และความเต็มใจในการเสนอราคาของซัพพลายเออร์
อย่างน้อยที่สุด ให้แจ้งซัพพลายเออร์ว่า:
- ปริมาณตัวอย่างหากต้องการตัวอย่าง
- ปริมาณการสั่งซื้อเริ่มต้น
- คาดว่าจะมีปริมาณการสั่งซื้อซ้ำหากทราบ
- ปริมาณประจำปีโดยประมาณหากเกี่ยวข้อง
- ช่วงปริมาณเมื่อปริมาณสุดท้ายไม่คงที่
คุณไม่จำเป็นต้องประดิษฐ์ปริมาณที่แน่นอนเมื่อโครงการยังอยู่ในระหว่างการประเมิน โดยปกติแล้วช่วงจะดีกว่าปล่อยให้ซัพพลายเออร์เดา
ตัวอย่างเช่น:
การสั่งซื้อครั้งแรก: 1,000 หน่วย คาดว่าจะมีคำสั่งซื้อซ้ำ: 3,000–5,000 หน่วย เป้าหมายปริมาณต่อปี: ประมาณ 10,000 หน่วย
ข้อมูลนี้ช่วยให้ซัพพลายเออร์มีบริบทเพียงพอที่จะอธิบายว่าราคามีการเปลี่ยนแปลงในปริมาณที่ต่างกันหรือไม่
กำหนดข้อกำหนดด้านคุณภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนด
ใบเสนอราคาที่ต่ำจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อซัพพลายเออร์เสนอราคาในระดับคุณภาพที่ถูกต้องเท่านั้น
ระบุข้อกำหนดที่อาจส่งผลต่อการผลิตหรือการยอมรับ เช่น:
- วัสดุหรือเกรด
- มาตรฐานสินค้า
- ข้อกำหนดในการตรวจสอบ
- รายงานการทดสอบที่จำเป็น
- ข้อกำหนดการรับรอง
- ข้อกำหนดของตลาดปลายทาง
- มาตรฐานคุณภาพเฉพาะผู้ซื้อ
สำหรับผลิตภัณฑ์ที่เข้าสู่ตลาดที่มีการควบคุมหรือตลาดที่มีความละเอียดอ่อน ให้ระบุข้อกำหนดที่ทราบก่อนที่จะจัดทำใบเสนอราคา ซัพพลายเออร์อาจจะสามารถผลิตสินค้าได้แต่ยังคงไม่สามารถจัดเตรียมเอกสารหรือทดสอบที่ตลาดปลายทางต้องการได้
คุณไม่จำเป็นต้องตัดสินใจทุกคำถามเกี่ยวกับการปฏิบัติตามข้อกำหนดภายใน RFQ จุดสำคัญคือการแจ้งให้ซัพพลายเออร์ทราบถึงสิ่งที่ทราบแล้วและระบุสิ่งที่ยังต้องการการยืนยัน
อธิบายข้อกำหนดด้านบรรจุภัณฑ์และการติดฉลาก
บรรจุภัณฑ์มักจะถือเป็นรายละเอียดหลังจากตกลงราคาแล้ว แต่สามารถเปลี่ยนใบเสนอราคาได้อย่างมีนัยสำคัญ
รวมข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องสำหรับ:
- บรรจุภัณฑ์ส่วนบุคคลหรือภายใน
- กล่องด้านนอก
- วัสดุป้องกัน
- บรรจุภัณฑ์ขายปลีก
- พาเลท
- ป้ายกำกับ
- บาร์โค้ด
- เครื่องหมายการจัดส่งสินค้า
- เครื่องหมายกล่อง
ซัพพลายเออร์ที่เสนอราคากล่องส่งออกธรรมดาอาจผลิตราคาที่ต่ำกว่าซัพพลายเออร์ที่เสนอราคาบรรจุภัณฑ์ขายปลีกแบบพิมพ์ วัสดุจัดวางสินค้าภายในที่สั่งทำ โฟมป้องกัน หรือฉลากแต่ละอัน
ด้วยเหตุผลดังกล่าว โปรดอธิบายบรรจุภัณฑ์ที่คุณต้องการจริงๆ ก่อนที่จะเปรียบเทียบใบเสนอราคา
รวมข้อกำหนดตัวอย่าง
หากตัวอย่างเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการตัดสินใจ ให้ระบุข้อกำหนดใน RFQ แทนที่จะถือเป็นการสนทนาแยกต่างหาก
ชี้แจง:
- ปริมาณตัวอย่าง
- ค่าตัวอย่าง
- เวลานำตัวอย่าง
- ไม่ว่าตัวอย่างจะใช้วัสดุการผลิตที่นำเสนอหรือไม่
- ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับเครื่องมือหรือการปรับแต่งหรือไม่
- ไม่ว่าค่าตัวอย่างจะสามารถขอคืนได้หรือไม่สำหรับคำสั่งซื้อจำนวนมาก
ตัวอย่างควรเป็นจุดอ้างอิงที่ชัดเจนสำหรับการผลิตในภายหลัง ก่อนที่จะย้ายไปสู่การผลิตจำนวนมาก ผู้ซื้อสามารถตรวจสอบ สิ่งที่ต้องตรวจสอบก่อนอนุมัติตัวอย่าง
RFQ ไม่จำเป็นต้องทำซ้ำขั้นตอนการอนุมัติตัวอย่างทั้งหมด เพียงแต่ต้องทำให้กระบวนการตัวอย่างที่คาดหวังชัดเจนเพียงพอที่ซัพพลายเออร์จะเสนอราคาอย่างสม่ำเสมอ
ระบุปลายทางและข้อกำหนดในการจัดส่ง
ซัพพลายเออร์ไม่สามารถเสนอราคาการส่งมอบที่มีความหมายได้โดยไม่ทราบว่าสินค้ากำลังจะไปที่ใดและคาดว่าจะมีการจัดส่งแบบใด
รวม:
- ประเทศปลายทาง
- เมือง ท่าเรือ หรือคลังปลายทาง หากเกี่ยวข้อง
- วันรับสินค้าที่ต้องการหรือวันที่เป้าหมายในการส่งออก
- วิธีขนส่งที่ต้องการ หากทราบแล้ว
- Incoterm ที่ต้องการ
ตัวอย่างเช่น EXW และ FOB ไม่ใช่คำขอใบเสนอราคาที่เทียบเท่า และราคาที่ส่งมอบอาจรวมถึงความรับผิดชอบที่ราคา EXW ไม่มี
หากต้องการคำอธิบายโดยละเอียดว่า FOB, EXW, CIF และ DAP ส่งผลต่อการเสนอราคาของซัพพลายเออร์ในจีนอย่างไร ให้เปรียบเทียบ FOB, EXW, CIF และ DAP ก่อนที่จะตัดสินใจว่าจะขอใบเสนอราคาแบบใด
หลักการ RFQ ที่สำคัญนั้นเรียบง่าย: ขอให้ซัพพลายเออร์เสนอราคาบนพื้นฐานเดียวกันทุกครั้งที่เป็นไปได้
ขอให้ซัพพลายเออร์แจกแจงใบเสนอราคา
อย่าถามเพียงราคาต่อหน่วยเดียว
RFQ ที่เป็นประโยชน์สามารถขอให้ซัพพลายเออร์จัดเตรียม:
- ราคาต่อหน่วย
- MOQ
- ค่าตัวอย่าง
- ค่าเครื่องมือหรือแม่พิมพ์
- ค่าบรรจุภัณฑ์ถ้าแยก
- ระยะเวลารอคอย
- เงื่อนไขการชำระเงิน
- ระยะเวลาที่ถูกต้องของราคา
- เงื่อนไขส่งมอบ
- ค่าจัดส่งในพื้นที่หากมี
- ค่าใช้จ่ายที่จำเป็นหรือเพิ่มเติมอื่นๆ
คุณยังสามารถขอให้ซัพพลายเออร์ระบุสิ่งที่รวมอยู่และไม่รวมไว้ในราคาที่เสนอ
นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อซัพพลายเออร์ใช้สมมติฐานที่แตกต่างกัน ซัพพลายเออร์รายหนึ่งอาจรวมบรรจุภัณฑ์ในขณะที่อีกรายหนึ่งถือว่าเป็นทางเลือก คนหนึ่งอาจเสนอราคาการจัดการที่ส่งมอบ ในขณะที่อีกคนหนึ่งเสนอราคาจากโรงงาน
เมื่อได้รับคำตอบแล้ว ให้ใช้กระบวนการที่มีโครงสร้างเพื่อ เปรียบเทียบใบเสนอราคาซัพพลายเออร์ของจีนเกินกว่าราคา แทนที่จะเปรียบเทียบคอลัมน์ราคาต่อหน่วยเพียงอย่างเดียว
ถามคำถามเดียวกันกับซัพพลายเออร์ทุกราย
หากเป้าหมายคือการเปรียบเทียบซัพพลายเออร์ ให้ใช้ RFQ เดียวกันสำหรับซัพพลายเออร์ที่ได้รับคัดเลือกทุกราย
เทมเพลตอย่างง่ายอาจรวมถึง:
| รายการ | ข้อกำหนดของผู้ซื้อ |
|---|---|
| สินค้า | ชื่อผลิตภัณฑ์ รุ่น และหมายเลขอ้างอิง |
| วัสดุ | วัสดุหรือเกรดที่ต้องการ |
| ข้อมูลจำเพาะ | ขนาด แบบ พิกัดความเผื่อ หรือประสิทธิภาพ |
| ปริมาณ | คำสั่งซื้อเริ่มต้นและปริมาณการทำซ้ำที่คาดหวัง |
| บรรจุภัณฑ์ | บรรจุภัณฑ์และการติดฉลากที่จำเป็น |
| จุดหมายปลายทาง | ประเทศและจุดจัดส่ง |
| Incoterm | พื้นฐานใบเสนอราคาที่ต้องการ |
| ตัวอย่าง | ปริมาณและระยะเวลาที่ต้องการ |
| เวลานำ | เป้าหมายการผลิตหรือกำหนดการส่งมอบ |
| คุณภาพ | ข้อกำหนดในการตรวจสอบ ทดสอบ หรือการรับรอง |
| การชำระเงิน | เงื่อนไขการชำระเงินที่ต้องการหรือร้องขอ |
| เอกสาร | เอกสารทางการค้าหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่จำเป็น |
ใช้ตารางเป็นการสรุปการทำงาน: ทำเครื่องหมายในช่องที่ยังไม่ทราบแน่ชัดว่าไม่ทราบ และสอบถามว่าต้องใช้อะไรบ้างในการสรุปผล ขอให้ซัพพลายเออร์ทำเครื่องหมายข้อกำหนดแต่ละข้อว่าตรงตาม ส่วนเบี่ยงเบน รอการยืนยัน หรือทางเลือกอื่นที่เสนอ โดยอ้างอิงตามเวอร์ชันเอกสารแนบปัจจุบัน ความเงียบไม่ใช่การยืนยัน ส่งการติดตามผลสั้นๆ แสดงรายการที่ยังไม่ได้ตอบหรือขัดแย้ง ขอวันที่ตอบกลับ และเปิดไว้จนกว่าจะได้รับคำตอบ หากข้อกำหนดที่สำคัญยังคงไม่ได้รับการแก้ไขหลังจากการชี้แจง ให้แยกซัพพลายเออร์รายนั้นออกจากการเปรียบเทียบขั้นสุดท้าย แทนที่จะคาดเดาการปฏิบัติตามข้อกำหนด
นี่ไม่ได้หมายความว่าซัพพลายเออร์ทุกรายจะต้องใช้ถ้อยคำที่เหมือนกัน หมายความว่าสมมติฐานทางการค้าเบื้องหลังราคาควรสอดคล้องกัน
สิ่งที่ต้องแนบไปกับ RFQ
ไฟล์แนบช่วยลดความกำกวมเมื่อข้อความเพียงอย่างเดียวไม่เพียงพอ
ขึ้นอยู่กับผลิตภัณฑ์ ให้แนบ:
- รูปถ่ายสินค้า
- แบบทางเทคนิค
- ข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์
- ตัวอย่างอ้างอิงหรือภาพถ่ายตัวอย่าง
- การอ้างอิงบรรจุภัณฑ์
- แบบงานพิมพ์ฉลาก
- มาตรฐานคุณภาพที่มีอยู่
- ข้อกำหนดการทดสอบหรือการรับรอง
- ลิงค์ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง
จัดเก็บไฟล์แนบให้เป็นระเบียบ ซัพพลายเออร์ควรสามารถระบุได้ว่าไฟล์ใดเป็นข้อกำหนดเฉพาะปัจจุบัน และไฟล์ใดเป็นเพียงข้อมูลอ้างอิงเท่านั้น
หากซัพพลายเออร์ขอแบบร่างทั้งๆ ที่มีข้อกำหนดเป็นลายลักษณ์อักษร ให้สอบถามรายละเอียดที่ต้องประเมิน: ขนาด เค้าโครง แบบงานพิมพ์ หรือข้อกำหนดการผลิตอื่นๆ ตกลงว่าไฟล์ใดที่จำเป็น และเวอร์ชันใดที่ควบคุมการเสนอราคา อย่าถือว่าคำขอพิสูจน์ว่าซัพพลายเออร์เพิกเฉยต่อบรีฟของคุณ
หากข้อกำหนดข้อหนึ่งยังคงเปิดอยู่ ให้พูดให้ชัดเจน ตัวอย่างเช่น:
บรรจุภัณฑ์ยังไม่เสร็จสิ้น โปรดเสนอราคาบรรจุภัณฑ์ส่งออกมาตรฐานแยกต่างหาก และระบุส่วนต่างต้นทุนสำหรับบรรจุภัณฑ์ขายปลีกแบบกำหนดเอง
ซึ่งมีประโยชน์มากกว่าปล่อยให้ซัพพลายเออร์เลือกสมมติฐานอย่างเงียบๆ
ข้อผิดพลาด RFQ ทั่วไป
ปัญหา RFQ ที่พบบ่อยที่สุดมักเป็นการละเว้นอย่างง่ายๆ
ขอเฉพาะ "ราคาที่ดีที่สุด" เท่านั้น
หากไม่มีข้อกำหนดเฉพาะและพื้นฐานทางการค้าที่กำหนดไว้ ซัพพลายเออร์อาจคืนราคาต่ำที่ไม่ตรงกับข้อกำหนดที่แท้จริง
ไม่ระบุจำนวน
ปริมาณสามารถเปลี่ยนแปลงMOQ ราคาต่อหน่วย เครื่องมือ บรรจุภัณฑ์ และการวางแผนการผลิต
ปล่อยให้วัสดุหรือคุณภาพเปิดอยู่
ซัพพลายเออร์อาจเลือกวัสดุหรือกระบวนการที่มีต้นทุนต่ำกว่า เว้นแต่ข้อกำหนดจะชัดเจน
ละเลยบรรจุภัณฑ์
บรรจุภัณฑ์อาจส่งผลต่อทั้งต้นทุนสินค้าและค่าจัดส่ง
ระบุปลายทางไม่ชัดเจน
ราคาโรงงานและราคาที่จัดส่งจะตอบคำถามที่แตกต่างกัน
การส่งข้อกำหนดที่แตกต่างกันไปยังซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกัน
ซึ่งทำให้การเปรียบเทียบในภายหลังไม่น่าเชื่อถือ เนื่องจากซัพพลายเออร์ไม่ได้เสนอราคาโครงการเดียวกันจริงๆ
การผสมตัวอย่างและข้อกำหนดจำนวนมาก
ตัวอย่างอาจใช้การจัดการแบบพิเศษหรือกระบวนการผลิตอื่น ระบุสิ่งที่กลุ่มตัวอย่างควรจะเป็นตัวแทน
เปรียบเทียบ Incoterms ต่างๆ ราวกับว่าเหมือนกัน
ราคาอาจดูต่ำลงเพียงเพราะความรับผิดชอบยังคงอยู่กับผู้ซื้อมากขึ้น
สอบถามราคาก่อนกำหนดสินค้า
การเสนอราคาด่วนจะไม่มีประโยชน์หากซัพพลายเออร์ต้องเดาข้อมูลจำเพาะ
ยอมรับ "รวมทุกอย่าง" โดยไม่ถามว่าหมายความว่าอย่างไร
ขอให้ซัพพลายเออร์อธิบายต้นทุนหลัก ความรับผิดชอบ และข้อยกเว้นเบื้องหลังใบเสนอราคา
วิธีเปลี่ยนการตอบกลับ RFQ ให้เป็นการเปรียบเทียบซัพพลายเออร์
หลังจากที่ RFQ กลับมาแล้ว อย่าเลือกหมายเลขต่ำสุดทันที
ใช้ลำดับนี้:
- ตรวจสอบว่าซัพพลายเออร์แต่ละรายเสนอราคาข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์ที่เหมือนกันหรือไม่
- ยืนยันสมมติฐานปริมาณและMOQ
- ตรวจสอบข้อกำหนดด้านวัสดุ บรรจุภัณฑ์ และคุณภาพ
- ปรับเงื่อนไขการจัดส่งและสมมติฐานปลายทางให้เป็นปกติ
- ระบุข้อมูลที่ขาดหายไปหรือข้อยกเว้น
- ถามคำถามเพื่อความกระจ่างก่อนจัดอันดับซัพพลายเออร์
- เปรียบเทียบเงื่อนไขทางการค้าบนพื้นฐานเดียวกัน
- ย้ายซัพพลายเออร์ที่แข็งแกร่งที่สุดไปยังขั้นตอนการทำตัวอย่างหรือการตรวจสอบ
ดังนั้นวัตถุประสงค์ของ RFQ จึงไม่ใช่เพียงเพื่อให้ได้ราคาเท่านั้น คือทำให้การตัดสินใจครั้งต่อไปง่ายขึ้น
เมื่อการสนับสนุนฝั่งจีนช่วยเหลือ
RFQ ที่เตรียมไว้อย่างดีสามารถลดความสับสนได้ แต่การตอบกลับของซัพพลายเออร์อาจยังไม่สมบูรณ์ ไม่สอดคล้องกัน หรือตีความได้ยาก
การสนับสนุนฝั่งจีนจะมีประโยชน์เมื่อผู้ซื้อต้องการความช่วยเหลือ:
- ชี้แจงซัพพลายเออร์ตอบกลับเป็นภาษาจีน
- ยืนยันว่าใบเสนอราคารวมอะไรบ้าง
- สอบถามซัพพลายเออร์เกี่ยวกับรายละเอียดทางเทคนิคหรือเชิงพาณิชย์ที่ขาดหายไป
- เปรียบเทียบการตอบรับจากซัพพลายเออร์หลายราย
- ประสานงานคำขอตัวอย่างหลังจากขั้นตอนการเสนอราคา
- ติดตามการสื่อสารของซัพพลายเออร์ในระหว่างขั้นตอนโครงการถัดไป
สำหรับผู้ซื้อที่มีตัวเลือกซัพพลายเออร์อยู่แล้ว แต่ต้องการการสื่อสารเชิงปฏิบัติและการติดตามผลใบเสนอราคาในประเทศจีน การสนับสนุนการดำเนินการทางการค้า สามารถช่วยให้คำถามเหล่านั้นดำเนินต่อไปได้
คำถามที่พบบ่อย
ฉันควรรวมข้อมูลใดใน RFQ ให้กับซัพพลายเออร์ในจีน
อย่างน้อยที่สุด ให้ระบุข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์ ปริมาณ ข้อกำหนดด้านคุณภาพ บรรจุภัณฑ์ ปลายทาง ข้อกำหนดในการจัดส่ง และรายการใบเสนอราคาที่คุณต้องการให้ซัพพลายเออร์แยกออก
ฉันควรส่ง RFQ เดียวกันไปยังซัพพลายเออร์ทุกรายหรือไม่
ใช่ ใช้ข้อกำหนดหลักเดียวกันสำหรับซัพพลายเออร์ทุกรายที่ได้รับการคัดเลือก เพื่อให้สามารถเปรียบเทียบใบเสนอราคาได้แบบเหมือนกัน
จะเกิดอะไรขึ้นหากฉันยังไม่ทราบปริมาณที่แน่นอน?
ให้ช่วงที่สมจริงหรืออธิบายรูปแบบการสั่งซื้อที่คาดหวัง ช่วงมีประโยชน์มากกว่าปล่อยให้ซัพพลายเออร์เดา
ฉันควรรวมข้อกำหนดด้านบรรจุภัณฑ์ไว้ใน RFQ หรือไม่
ใช่ เมื่อใดก็ตามที่บรรจุภัณฑ์อาจส่งผลต่อต้นทุนผลิตภัณฑ์ ค่าจัดส่ง การติดฉลาก หรือการยอมรับคำสั่งซื้อ
ฉันควรขอ FOB, EXW, CIF หรือ DAP หรือไม่
ขอให้ซัพพลายเออร์เสนอราคาตามเกณฑ์ที่เหมาะสมกับกระบวนการซื้อของคุณ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าซัพพลายเออร์ทุกรายใช้เกณฑ์เดียวกันเมื่อคุณวางแผนที่จะเปรียบเทียบราคา
ฉันสามารถส่ง RFQ ที่มีเฉพาะรูปถ่ายผลิตภัณฑ์ได้หรือไม่
คุณสามารถเริ่มต้นด้วยรูปถ่าย โดยเฉพาะสำหรับผลิตภัณฑ์มาตรฐาน แต่ข้อกำหนดที่ชัดเจนกว่ามักจะให้ราคาที่เป็นประโยชน์และเปรียบเทียบได้มากกว่า
ข้อสรุปสำคัญ
RFQ ที่ดีทำให้งานของซัพพลายเออร์ง่ายขึ้น และการตัดสินใจของผู้ซื้อชัดเจนยิ่งขึ้น
กำหนดผลิตภัณฑ์ ปริมาณ คุณภาพ บรรจุภัณฑ์ ปลายทาง เงื่อนไขการจัดส่ง และรูปแบบใบเสนอราคา ก่อนที่จะขอให้ซัพพลายเออร์กำหนดราคาสำหรับคำสั่งซื้อ ใช้ RFQ เดียวกันสำหรับซัพพลายเออร์ที่ได้รับการคัดเลือก ขอให้พวกเขาระบุสิ่งที่รวมอยู่และไม่รวมอยู่ และแก้ไขข้อมูลที่ขาดหายไปก่อนที่จะเปรียบเทียบข้อเสนอ
เป้าหมายไม่ใช่เพื่อให้ได้ตัวเลขต่ำสุดโดยเร็วที่สุด เป้าหมายคือการได้รับใบเสนอราคาที่อธิบายข้อกำหนดในการซื้อเดียวกันได้ดีพอที่จะสนับสนุนการตัดสินใจของซัพพลายเออร์ที่ดี
