洞察の詳細
中国の運送業者または配送代理店は、複数の矛盾する梱包リストではなく、使用可能な出荷ファイルを必要としています。引き渡す前に、各品目を誰が提供し、誰がチェックするか、フォワーダーが受け取ったバージョン、およびまだ購入者の決定が必要なものは何かを特定します。
運賃見積りのリクエスト、予約の指示、情報の受領確認、貨物のリリースの承認という 4 つのステップを区別してください。 1 つを完了しても、他のものは自動的に承認されません。
より広範な注文プロセスについては、最初の注文のインポートワークフローを参照してください。
指示を送信する前に範囲に同意する
「貨物運送業者」と「配送業者」は、異なるサービス範囲を表すことができます。該当する場合、集荷、倉庫での受け取り、混載、積み込み、輸送書類、輸出/通関の調整、保険、目的地での取り扱い、最終配送を誰が担当するかを確認します。除外事項と、合意された各サービスの責任者の連絡先を記録します。
合意した貿易条件、指定地または指定港、適用する版を記録してください。ICCのIncoterms 2020の概要では、買い手と売り手の責任における各条件の役割を説明しています。条件と指定地は引き継ぎの際の参照情報です。注文で合意した作業範囲や、書面での輸送指示も確認してください。不明な点は、関係する工程に進む前に当事者に確認しましょう。
運送業者が製品の品質をチェックしているとか、調達/サポートチームが貨物、通関仲介、保険を提供しているなどとは考えないでください。これらのサービスについては、担当プロバイダーに別途ご確認ください。
引き継ぎ台帳を一つにまとめる
出荷番号を統一し、資料には版の日付を記載してください。以下は、既存の取り決めに沿って担当を決めるための例です。一律の義務を定める新たな契約ではありません。項目ごとに、実際の提供者、確認者、受領者を明記し、分担を変える場合は当事者間で明示的に合意してください。
| 項目 | 提供者と提供内容 | 合意範囲内での確認担当 | 受領・版の記録 |
|---|---|---|---|
| 発注情報と連絡先 | 買い手は発注番号と指定連絡先、サプライヤーは集荷先の住所と連絡先を提供 | 買い手は対象の注文、フォワーダーは実務担当者と集荷先への入場方法などを確認 | 受領者、版、受領日、未回答事項 |
| 製品・SKU・数量 | サプライヤーは品目別の貨物明細とカートンごとの入数を提供 | 買い手または指定の確認担当者が注文と照合し、倉庫は担当範囲内で荷受け時の差異を報告 | 草案または確定、差異の内容と対応担当 |
| カートン・寸法・重量 | サプライヤーは個数、寸法、総重量・正味重量と単位を提供し、倉庫または確認担当者は合意済みの再計測結果を提供 | フォワーダーは見積もり・予約に必要なデータを確認。現物確認が必要なら担当者を指定 | 概算または確定、計測日と情報源、差し替え前の版 |
| 梱包・ラベル・貨物情報 | サプライヤーは梱包とラベルの証拠資料、関連する貨物情報を提供 | 買い手または指定担当者は承認済み要件と照合。フォワーダーはルートや運送会社に必要な情報を確認 | 承認済みの版または未修正事項、受領確認 |
| 検品と出荷許可 | 検品担当者は担当範囲の報告書、買い手は判断と未充足の条件を提示 | 買い手は結果を確認し、サプライヤーは是正に対応。フォワーダーは現時点の保留または出荷許可の指示を受領 | 保留、是正、再検品、承認された次工程のいずれかと判断記録 |
| 書類と出荷指示 | サプライヤーと買い手は合意した書類作成用の情報を、フォワーダーは合意に従って輸送書類の草案を提供 | 指定担当者は貨物と書類を照合し、輸入者または通関業者は仕向地特有の要件を確認 | 草案・最終版の区分、版、確認者、不足項目、受領確認 |
| 日程・荷受け・予約 | サプライヤーは出荷準備状況、倉庫は荷受け手配、フォワーダーは候補日程と予約状況を提示 | 買い手と関係者は前提条件を確認し、合意した次の作業を承認 | 候補日または確定日、予約済みなら予約番号、継続中の保留事項 |
「受信」とは、指定された受信者がそのバージョンを確認したことを意味します。これは、受取人が物理的な貨物を確認したこと、受け入れられた製品の品質、または承認されたリリースを意味するものではありません。それらの決定はそれぞれの分野で行ってください。
運賃見積もりを依頼する前に概算値を明示する
初期見積もりとして、カートン数、寸法、重量、容積、および準備状況が確認されていない場合は、見積もりどおりにマークします。ユニット、製品/SKU の説明、集荷場所、目的地、提案されたモード、取引条件/指定場所、およびバッテリー、液体、磁石、壊れやすさ、特大梱包などの関連する貨物の特性が含まれます。運送業者に、ルートと運送業者に関して追加で必要な詳細を尋ねてください。
前提条件、含まれるサービスと除外されるサービス、有効性、および改訂の条件を含む価格をリクエストします。予備の梱包データに基づく見積もりは、予約が確定したものではなく、最終料金を保証するものでもありません。
予約を指示する前に、最新の貨物データと出荷準備状況をそろえ、まだ概算の項目を明示してください。そのデータで何を予約できるか、どんな条件が付くかをフォワーダーに確認し、既存の取り決めに沿って買い手から正式な予約指示を受けてください。依頼と予約確認は別々に記録し、フォワーダーの確認が届くまでは積載枠や船便を確定扱いにしないでください。
書類を同じ貨物バージョンと照合してください
パッキングリストとコマーシャルインボイスを出荷参照と現在の貨物明細データにリンクします。関連する記録全体で製品の説明、数量、カートン数、マーク、寸法、重量を確認します。各不一致を誰が修正する必要があるかを特定します。誰が船荷証券または航空貨物運送状の草案を提供およびレビューするのか、また受取人の詳細をいつ確認する必要があるのかを尋ねます。
米国際貿易局の共通輸出書類ガイドでは、コマーシャルインボイス、パッキングリスト、輸送書類などの書類について説明しています。これは、中国発または目的地固有のコンプライアンスチェックリストではなく、書類の種類の一般的な説明として使用してください。要件は貨物、ルート、目的地によって異なります。必要に応じて輸入業者、運送業者、通関業者に確認してください。
必要な原産地文書、製品報告書/証明書、輸入者/税金の詳細、または提供者、審査者、期限を記載したラベル文書をリストします。適用性が確認されるまで、条件付き項目に「必要な場合」とマークを付けます。サプライヤーが提案する HS コードは、最終的な分類決定ではなく、検討のための入力情報です。
貨物や書類が変更された場合、影響を受けるステップを一時停止します
カートン数、寸法、重量、ラベル、数量、または書類が一致しない場合:
- 競合するバージョンと影響を受けるカーゴ/ステップを特定します。不一致が解決されるまでそのステップを一時停止するよう関係者に伝えます。保留と受信者の確認を記録します。
- 責任のあるサプライヤー、倉庫、またはチェッカーに、合意された再カウント、再測定、修正された文書、またはその他の証拠を求めてください。元のバージョンを保存し、何が変更されたか、誰がチェックしたかを記録します。
- 変更が価格、予約、集荷、輸送書類、またはタイミングに影響するかどうかを運送業者に問い合わせてください。アクションの所有者と必要な購入者の決定を特定します。以前の見積書や指示に変更が含まれているとは考えないでください。
- 影響を受ける受信者に日付付きの代替バージョンを 1 つ発行します。以前のバージョンを置き換えるという承認を取得し、修正された見積/予約確認を記録します。そのステップに必要なチェックと承認された決定が記録された場合にのみ再開します。
たとえば、最終的なカートン数が見積もりと異なる場合は、予約ファイルに見積もりを残さないでください。数量と梱包リストを調整し、変更を明確に示した確認済みデータを送信し、運送業者の最新の承認と必要な購入者の承認を取得します。古いアタッチメントを黙って交換しないでください。
検査と受領保留を引き渡しに持ち込む
検品待ち、是正未完了、再検品が必要、買い手が次工程を承認済みのいずれかを記録してください。検品報告書の受領と、買い手による結果の承認は別です。合意済みの支払い条件と出荷許可条件を明示し、予約や集荷枠を確保した場合も条件を引き継いでください。出荷前検品ガイドも参照してください。
複数のサプライヤーの場合は、受け取り場所、連絡先、配送手配、サプライヤー/SKU の識別、商品到着前に不一致が報告される方法について合意します。受け取りと再梱包については混載ガイドを、積み込み記録についてはコンテナ積み込みチェックリストをご利用ください。ハンドオフレジスタは、その手順を複製するのではなく、これらのレコードを参照する必要があります。
Alex Trading Group がどのように役立つか
合意された範囲内で、Alex Trading Group はサプライヤーのフォロー、生産と梱包の状況の明確化、検査の調整、倉庫での受け取り、カートンチェック、再梱包、混載、積み込み準備、中国での出荷の引き渡しを支援します。サプライヤーを選択する際の工場直接調達、未解決のサプライヤー詳細に対する取引執行サポート、または商品の移動前の検査、倉庫、出荷サポートを検討します。
サプライヤー、バイヤー、フォワーダー、および Alex は、合意された責任を保持します。アレックスの調整は、購入者の承認、フォワーダーの輸送範囲、または責任ある専門家からの目的地固有のアドバイスに代わるものではありません。追加の作業や変更には関連する承認が必要です。
出荷の詳細を送信するには、サプライヤーの連絡先、製品リスト、現在のカートンデータと見積か確認済みか、目的地、運送業者の連絡先、検査/保留ステータス、最新のファイルバージョン、解決が必要な質問や決定事項を含めます。
よくある質問
貨物運送業者は調達代行業者と同じですか?
いいえ。転送は主に荷物の移動と書類に関係します。調達または取引実行のサポートは、合意された範囲内でサプライヤー、生産、検査、倉庫の準備に対応する場合があります。各タスクを誰が行うかを確認します。
最終梱包前に運賃の見積もりを依頼できますか?
はい、暫定データを推定値としてラベル付けし、仮定と修正条件を尋ねます。予約前に現在のデータと必要な指示を確認してください。見積もりリクエストは予約や貨物のリリースを承認するものではありません。
パッキングリストとカートン数が異なる場合はどうすればよいですか?
影響を受けるステップを一時停止し、責任のあるチェッカーを特定し、貨物と書類を照合して、日付の付いた代替バージョンを発行します。再開する前に、承認を取得し、修正された予約/価格の確認と購入者の決定を必要とします。
フォワーダーの受領確認は出荷承認を意味しますか？
いいえ。資料の受領、現物の確認、検品結果の承認、買い手による出荷許可の指示は、それぞれ別に記録してください。
