चीनी आपूर्तिकर्ताओं के लिए RFQ कैसे तैयार करें

कोटेशन के लिए अनुरोध, या RFQ, एक चीनी आपूर्तिकर्ता से "सर्वोत्तम कीमत" मांगने वाले संदेश से कहीं अधिक है। एक अच्छा RFQ आपूर्तिकर्ता को उसी उत्पाद की कीमत, मात्रा, गुणवत्ता स्तर, पैकेजिंग और डिलीवरी आवश्यकताओं के बारे में पर्याप्त जानकारी देता है जिनकी आपको वास्तव में आवश्यकता होती है।

यह मायने रखता है क्योंकि दो आपूर्तिकर्ता ऐसे कारणों से बहुत भिन्न कीमतें उद्धृत कर सकते हैं जिनका उनकी दक्षता से कोई लेना-देना नहीं है। कोई भिन्न सामग्री, पैकेजिंग स्तर, मात्रा, वितरण अवधि या उत्पादन कार्यक्रम मान सकता है। एक संरचित RFQ, कोटेशन आने से पहले उन अंतरों को कम कर देता है, जिससे प्रतिक्रियाओं की समीक्षा करना और तुलना करना आसान हो जाता है।

RFQ क्या है?

RFQ का मतलब कोटेशन के लिए अनुरोध है। यह किसी आपूर्तिकर्ता से किसी परिभाषित उत्पाद या ऑर्डर की आवश्यकता के लिए मूल्य निर्धारण और वाणिज्यिक जानकारी प्रदान करने के लिए खरीदार का अनुरोध है।

एक उपयोगी RFQ आम तौर पर चार बुनियादी सवालों के जवाब देता है:

• खरीदार वास्तव में क्या चाहता है?
• खरीदार को कितना चाहिए?
• कौन सी गुणवत्ता, पैकेजिंग और अनुपालन आवश्यकताएँ लागू होती हैं?
• खरीदार को सामान की जरूरत कहां और कब पड़ती है?

लक्ष्य प्रत्येक पूछताछ के लिए एक लंबा क्रय दस्तावेज़ बनाना नहीं है। लक्ष्य आपूर्तिकर्ताओं को समान वाणिज्यिक और तकनीकी जानकारी देना है ताकि उनकी प्रतिक्रियाओं की तुलना समान के आधार पर की जा सके।

उन खरीदारों के लिए जो अभी भी आपूर्तिकर्ता शॉर्टलिस्ट बना रहे हैं, हमारी मार्गदर्शिका चीनी आपूर्तिकर्ताओं को ढूंढना और तुलना करना RFQ भेजे जाने से पहले आपूर्तिकर्ता-चयन चरण को कवर करती है।

यदि विस्तृत RFQ अभी भी अपूर्ण उत्तर देता है, तो पहले पुष्टि करें कि आपूर्तिकर्ता इस उत्पाद, अनुकूलन और वास्तविक प्रथम-ऑर्डर मात्रा को संभालने के लिए इच्छुक और सक्षम है। उन आवश्यकताओं को उजागर करें जिन पर आप समझौता नहीं कर सकते हैं, यदि आवश्यक हो तो निरीक्षण पहुंच भी शामिल है। यथार्थवादी होने पर ही वॉल्यूम दोहराएँ बताएं; प्रतिक्रिया आकर्षित करने के लिए बड़े ऑर्डर का वादा न करें। यह संक्षिप्त फिट जांच यह तय करने में मदद करती है कि किसे पूरी जानकारी देनी है; संपूर्ण विनिर्देश अंतिम कोटेशन का आधार बना हुआ है।

एक स्पष्ट उत्पाद विशिष्टता के साथ प्रारंभ करें

उत्पाद विवरण RFQ की नींव है। यदि आपूर्तिकर्ता को यह अनुमान लगाना है कि उत्पाद क्या है, तो कोटेशन गलत सामग्री, आयाम, फिनिश या उत्पादन विधि पर आधारित हो सकता है।

एक मानक उत्पाद के लिए, RFQ की आवश्यकता हो सकती है:

• उत्पाद का नाम और मॉडल
• संदर्भ फ़ोटो या उत्पाद लिंक
• मुख्य आयाम
• सामग्री
• रंग या समापन
• आवश्यक मात्रा
• कोई महत्वपूर्ण कार्यात्मक आवश्यकता

कस्टम या औद्योगिक उत्पादों के लिए, जहां प्रासंगिक हो, अधिक सटीक जानकारी शामिल करें:

• तकनीकी चित्र
• सामग्री ग्रेड
• सहनशीलता
• भूतल उपचार
• निर्माण विधि
• प्रदर्शन आवश्यकताएँ
• परीक्षण आवश्यकताएँ

उदाहरण के लिए, "स्टेनलेस स्टील ब्रैकेट" किसी विश्वसनीय कोटेशन के लिए बहुत व्यापक हो सकता है। आपूर्तिकर्ता को क्या उद्धृत करना है, यह तय करने से पहले स्टील ग्रेड, आयाम, मोटाई, सतह खत्म, अनुप्रयोग और अपेक्षित मात्रा की आवश्यकता हो सकती है।

केवल RFQ को अधिक पेशेवर दिखाने के लिए तकनीकी विवरण न जोड़ें। वे विवरण जोड़ें जो आपूर्तिकर्ता की लागत, उत्पादन पद्धति या आवश्यकता को पूरा करने की क्षमता को महत्वपूर्ण रूप से बदल सकते हैं।

संदर्भ फोटो से स्पष्ट RFQ तक

क्या आपके पास केवल एक संदर्भ फ़ोटो है? फोटो से शुरुआत करें और जो आप पहले से जानते हैं। वर्णन करें कि क्या मेल खाना चाहिए, अज्ञात विवरण को "पुष्टि करने के लिए" के रूप में चिह्नित करें, और आपूर्तिकर्ता से पूछें कि आगे किस जानकारी की आवश्यकता है। संपर्क करने से पहले आपको नीचे दी गई प्रत्येक वस्तु को पूरा करने की आवश्यकता नहीं है।

टूल-सेट फ़ोटो को कॉन्फ़िगरेशन संक्षिप्त में बदलें

आपके मन में जो लेआउट है उसे दिखाने के लिए फोटो का उपयोग करें, फिर पुष्टि करने के लिए आवश्यक टूल को विवरण से अलग करें।

कैंटन फेयर में प्रदर्शन के लिए खींचे गए टूल सेट। फोटो एक कॉन्फ़िगरेशन संदर्भ है; आपूर्ति की गई वस्तुओं और विशिष्टताओं को अलग से पुष्टि की आवश्यकता है।

फोटो क्या दिखाता है: फिट किए गए स्थानों में व्यवस्थित विभिन्न हाथ उपकरणों के साथ एक खुला कैरी केस।

यह किसकी पुष्टि नहीं कर सकता: इस फोटो से सटीक सामग्री, उपकरण आकार, सामग्री, इन्सुलेशन रेटिंग और प्रमाणन की पुष्टि नहीं की जा सकती है। हैंडल के रंग विद्युत सुरक्षा स्थापित नहीं करते हैं।

आप पहले क्या साझा कर सकते हैं: इच्छित कार्य का वर्णन करें। किसी भी ज्ञात उपकरण प्रकार और आकार, जोड़ने या हटाने के लिए आइटम, और केस और पैकेजिंग के लिए प्राथमिकताएं साझा करें। अनिर्णीत वस्तुओं को "पुष्टि करने के लिए" के रूप में चिह्नित करें।

आपूर्तिकर्ता से क्या पूछना है: आकार, केस लेआउट और पैकेजिंग विवरण के साथ एक आइटमयुक्त कॉन्फ़िगरेशन सूची मांगें। यदि कोई इन्सुलेशन या प्रमाणन आवश्यकता आपके उपयोग पर लागू होती है, तो पूछें कि प्रस्तावित उपकरणों के लिए क्या साक्ष्य उपलब्ध है।

एक संदेश जिसे आप अपना सकते हैं

हम संदर्भ फोटो के समान लेआउट वाले टूल सेट की तलाश कर रहे हैं। इच्छित उपयोग: [वर्णन करें]। ज्ञात उपकरण/आकार: [सूची, या पुष्टि करने के लिए]। केस/पैकेजिंग प्राथमिकताएँ: [वर्णन करें, या पुष्टि करें]। कृपया एक आइटमयुक्त कॉन्फ़िगरेशन प्रस्तावित करें और पुष्टि करने के लिए आवश्यक किसी भी विवरण की पहचान करें।

फ़्लैंज फ़ोटो को कनेक्शन ब्रीफ में बदलें

एक समान उपस्थिति एक प्रारंभिक संदर्भ है। उस कनेक्शन को समझाएं जो फ्लैंज में फिट होना चाहिए और ज्ञात आवश्यकताओं को खुले प्रश्नों से अलग करना चाहिए।

कैंटन फेयर में प्रदर्शन के लिए खींचे गए फ़्लैंज। दृश्य आकार और चिह्न संदर्भ हैं, किसी ऑर्डर के लिए सत्यापित विनिर्देश नहीं।

फोटो क्या दिखाता है: केंद्रीय उद्घाटन, बोल्ट छेद और दृश्यमान चेहरों के साथ धातु के फ्लैंज।

यह किसकी पुष्टि नहीं कर सकता: इस फोटो से आवश्यक आयाम, सामग्री ग्रेड, लागू मानक और दबाव रेटिंग स्थापित नहीं की जा सकती। दिखाई देने वाले चिह्नों को संबंधित ड्राइंग या उत्पाद दस्तावेज़ों से जांचने की आवश्यकता है।

आप पहले क्या साझा कर सकते हैं: एप्लिकेशन और मेटिंग कनेक्शन का वर्णन करें। मौजूदा ड्राइंग या ज्ञात इंटरफ़ेस आयाम, साथ ही आपके पास पहले से मौजूद कोई भी मानक या सामग्री आवश्यकता साझा करें। अज्ञात वस्तुओं को खुला छोड़ दें; पूछें कि आगे किस ड्राइंग या माप की आवश्यकता है।

आपूर्तिकर्ता से क्या पूछें: आपूर्तिकर्ता से ड्राइंग संशोधन और प्रस्तावित मानक, आयाम, सामग्री और दबाव रेटिंग की पहचान करने के लिए कहें। किसी भी विचलन के लिए लिखित में अनुरोध करें, और अंतिम कोटेशन पर भरोसा करने से पहले अनसुलझे कनेक्शन विवरण की पुष्टि करें।

एक संदेश जिसे आप अपना सकते हैं

हमें [एप्लिकेशन/मेटिंग कनेक्शन] के लिए एक फ्लैंज की आवश्यकता है। फोटो उस सामान्य रूप को दर्शाता है जो हमारे मन में है। उपलब्ध ड्राइंग या इंटरफ़ेस आयाम: [संलग्न / सूची / पुष्टि करने के लिए]। ज्ञात मानक/सामग्री आवश्यकताएँ: [सूची/पुष्टि करने के लिए]। कृपया अभी भी आवश्यक जानकारी की पहचान करें और पुष्टि के लिए एक विशिष्टता प्रस्तावित करें।

पंखे और डक्ट की तस्वीरों को उपयोग-और-स्थापना संक्षिप्त में बदलें

शुरुआत इस बात से करें कि उपकरण का उपयोग कहां किया जाएगा और इसे कैसे फिट होना चाहिए। पंखे और डक्ट की आवश्यकताओं की अलग-अलग पुष्टि करें, फिर यदि उनका एक साथ उपयोग किया जाना है तो अनुकूलता की जांच करें।

कैंटन फेयर में खींचे गए पंखे और लचीले-डक्ट डिस्प्ले, यहां अलग आवश्यकता उदाहरण के रूप में दिखाए गए हैं। उनके विनिर्देशों और एक साथ उपयोग के लिए उपयुक्तता की पुष्टि की जानी बाकी है।

फोटो क्या दिखाता है: एक समर्थन फ्रेम वाला एक पंखा, और एक अलग डिस्प्ले जिसमें पंखे और लचीली नलिकाएं हैं। उन्हें एक साथ प्रदर्शित करने से यह पुष्टि नहीं होती है कि वे एक सुमेलित प्रणाली बनाते हैं।

यह किसकी पुष्टि नहीं कर सकता: तस्वीरें वायु प्रवाह, दबाव, बिजली, शोर, विद्युत आपूर्ति आवश्यकताओं या पंखे से डक्ट की अनुकूलता स्थापित नहीं करती हैं।

आप पहले क्या साझा कर सकते हैं: उपयोग और स्थापना वातावरण, उपलब्ध स्थान, कनेक्शन आवश्यकताओं और उपलब्ध विद्युत आपूर्ति का वर्णन करें। कोई भी ज्ञात प्रदर्शन लक्ष्य साझा करें. डक्ट के लिए, ज्ञात कनेक्शन आयाम और रूटिंग आवश्यकताएं जोड़ें; पुष्टि करने के लिए अज्ञात को छोड़ दें।

आपूर्तिकर्ता से क्या पूछें: अपने उपयोग के लिए प्रासंगिक प्रस्तावित मॉडल, आयाम, विद्युत आवश्यकताएं और प्रदर्शन डेटा मांगें। यदि पंखे और डक्ट का उपयोग एक साथ किया जाएगा, तो आपूर्तिकर्ता से प्रस्तावित संयोजन के कनेक्शन और अपेक्षित प्रदर्शन की पुष्टि करने के लिए कहें।

एक संदेश जिसे आप अपना सकते हैं

हमें [उपयोग/स्थापना वातावरण] के लिए एक पंखे और/या डक्ट की आवश्यकता है। उपलब्ध स्थान और कनेक्शन: [वर्णन करें / पुष्टि करें]। विद्युत आपूर्ति: [कहें / पुष्टि करें]। ज्ञात प्रदर्शन लक्ष्य: [सूची / पुष्टि करने के लिए]। कृपया उपयुक्त उपकरण प्रस्तावित करें और विनिर्देश की पुष्टि करने से पहले आवश्यक स्थापना या प्रदर्शन विवरण की पहचान करें।

राज्य मात्रा और ऑर्डर पैटर्न

मात्रा इकाई मूल्य से अधिक प्रभावित करती है। यह MOQ, टूलींग, उत्पादन योजना, पैकेजिंग और आपूर्तिकर्ता की बोली लगाने की इच्छा को बदल सकता है।

कम से कम, आपूर्तिकर्ता को बताएं:

• यदि किसी नमूने की आवश्यकता हो तो नमूना मात्रा
• प्रारंभिक आदेश मात्रा
• यदि ज्ञात हो तो अपेक्षित दोहराव-आदेश मात्रा
• यदि प्रासंगिक हो तो अनुमानित वार्षिक मात्रा
• मात्रा सीमा जब अंतिम राशि निश्चित नहीं होती है

जब परियोजना का अभी भी मूल्यांकन किया जा रहा हो तो आपको सटीक मात्रा का आविष्कार करने की आवश्यकता नहीं है। एक सीमा आमतौर पर आपूर्तिकर्ता को अनुमान लगाने के लिए छोड़ने से बेहतर होती है।

उदाहरण के लिए:

प्रारंभिक आदेश: 1,000 इकाइयाँ अपेक्षित दोहराव क्रम: 3,000-5,000 इकाइयाँ लक्ष्य वार्षिक मात्रा: लगभग 10,000 इकाइयाँ

इससे आपूर्तिकर्ता को यह समझाने के लिए पर्याप्त संदर्भ मिल जाता है कि क्या अलग-अलग मात्रा में मूल्य निर्धारण में बदलाव होता है।

गुणवत्ता और अनुपालन आवश्यकताओं को परिभाषित करें

कम कोटेशन तभी उपयोगी है जब आपूर्तिकर्ता सही गुणवत्ता स्तर का कोटेशन दे रहा हो।

उन आवश्यकताओं को बताएं जो उत्पादन या स्वीकृति को प्रभावित कर सकती हैं, जैसे:

• सामग्री या ग्रेड
• उत्पाद मानक
• निरीक्षण आवश्यकताएँ
• आवश्यक परीक्षण रिपोर्ट
• प्रमाणीकरण आवश्यकताएँ
• गंतव्य-बाज़ार आवश्यकताएँ
• क्रेता-विशिष्ट गुणवत्ता मानक

विनियमित या विनिर्देश-संवेदनशील बाजारों में प्रवेश करने वाले उत्पादों के लिए, कोटेशन तैयार होने से पहले ज्ञात आवश्यकताओं को शामिल करें। एक आपूर्तिकर्ता उत्पाद बनाने में सक्षम हो सकता है लेकिन फिर भी गंतव्य बाजार के लिए आवश्यक दस्तावेज़ या परीक्षण प्रदान करने में असमर्थ हो सकता है।

आपको RFQ के अंदर प्रत्येक अनुपालन प्रश्न पर निर्णय लेने की आवश्यकता नहीं है। महत्वपूर्ण बिंदु यह है कि आपूर्तिकर्ता को वह बताएं जो पहले से ज्ञात है और पहचानें कि किस चीज़ की अभी भी पुष्टि की आवश्यकता है।

पैकेजिंग और लेबलिंग आवश्यकताओं की व्याख्या करें

कीमत पर सहमति होने के बाद पैकेजिंग को अक्सर एक विवरण के रूप में माना जाता है, लेकिन यह कोटेशन को महत्वपूर्ण रूप से बदल सकता है।

इसके लिए प्रासंगिक आवश्यकताएँ शामिल करें:

• व्यक्तिगत या आंतरिक पैकेजिंग
• बाहरी कार्टन
• सुरक्षात्मक सामग्री
• खुदरा पैकेजिंग
• फूस
• लेबल
• बारकोड
• शिपिंग चिह्न
• कार्टन चिह्न

सादे निर्यात डिब्बों को उद्धृत करने वाला आपूर्तिकर्ता मुद्रित खुदरा पैकेजिंग, कस्टम इंसर्ट, सुरक्षात्मक फोम, या व्यक्तिगत लेबल को उद्धृत करने वाले आपूर्तिकर्ता की तुलना में कम कीमत दे सकता है।

इस कारण से, कोटेशन की तुलना करने से पहले उस पैकेजिंग का वर्णन करें जिसकी आपको वास्तव में आवश्यकता है।

नमूना आवश्यकताएँ शामिल करें

यदि कोई नमूना निर्णय प्रक्रिया का हिस्सा है, तो इसे एक अलग बातचीत के रूप में मानने के बजाय RFQ में आवश्यकता बताएं।

स्पष्ट करें:

• नमूना मात्रा
• नमूना लागत
• नमूना लीड टाइम
• क्या नमूना प्रस्तावित उत्पादन सामग्री का उपयोग करता है
• क्या टूलींग या अनुकूलन शामिल है
• क्या थोक ऑर्डर के विरुद्ध नमूना लागत वापसी योग्य है

एक नमूना बाद के उत्पादन के लिए एक स्पष्ट संदर्भ बिंदु भी बनना चाहिए। थोक उत्पादन में जाने से पहले, खरीदार समीक्षा कर सकते हैं किसी नमूने को मंजूरी देने से पहले क्या जांचना चाहिए।

RFQ को पूर्ण नमूना-अनुमोदन प्रक्रिया को दोहराने की आवश्यकता नहीं है। इसे केवल अपेक्षित नमूना प्रक्रिया को इतना स्पष्ट बनाने की आवश्यकता है कि आपूर्तिकर्ता इसे लगातार उद्धृत करें।

गंतव्य और वितरण आवश्यकता बताएं

एक आपूर्तिकर्ता यह जाने बिना कि माल कहां जा रहा है और किस डिलीवरी व्यवस्था की उम्मीद है, एक सार्थक डिलीवरी कोटेशन प्रदान नहीं कर सकता है।

शामिल करें:

• गंतव्य देश
• गंतव्य शहर, बंदरगाह, या गोदाम जहां प्रासंगिक हो
• आवश्यक डिलीवरी तिथि या लक्ष्य शिपिंग तिथि
• यदि पहले से ज्ञात हो तो पसंदीदा शिपिंग विधि
• पसंदीदा इन्कोटर्म

उदाहरण के लिए, EXW और FOB समतुल्य कोटेशन अनुरोध नहीं हैं, और वितरित मूल्य में जिम्मेदारियां शामिल हो सकती हैं जो EXW मूल्य में नहीं होती हैं।

FOB, EXW, CIF, और DAP चीन आपूर्तिकर्ता कोटेशन को कैसे प्रभावित करते हैं, इसकी विस्तृत व्याख्या के लिए, अनुरोध करने के लिए किस कोटेशन आधार का निर्णय लेने से पहले FOB, EXW, CIF, और DAP की तुलना करें।

महत्वपूर्ण RFQ सिद्धांत सरल है: जहां भी संभव हो, आपूर्तिकर्ताओं को उसी आधार पर बोली लगाने के लिए कहें।

आपूर्तिकर्ताओं से भाव तोड़ने के लिए कहें

केवल एक इकाई मूल्य के बारे में न पूछें।

एक उपयोगी RFQ आपूर्तिकर्ताओं से निम्नलिखित उपलब्ध कराने के लिए कह सकता है:

• इकाई मूल्य
• MOQ
• नमूना लागत
• टूलींग या मोल्ड लागत
• पैकेजिंग लागत यदि अलग हो
• लीड टाइम
• भुगतान की शर्तें
• मूल्य वैधता अवधि
• डिलिवरी अवधि
• स्थानीय डिलीवरी लागत जहां लागू हो
• कोई अन्य आवश्यक या वैकल्पिक शुल्क

आप आपूर्तिकर्ता से यह पहचानने के लिए भी कह सकते हैं कि उद्धृत मूल्य में क्या शामिल है और क्या नहीं।

यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है जब आपूर्तिकर्ता विभिन्न धारणाओं का उपयोग करते हैं। एक आपूर्तिकर्ता पैकेजिंग को शामिल कर सकता है जबकि दूसरा इसे एक विकल्प के रूप में मानता है। एक वितरित व्यवस्था का कोटेशन दे सकता है जबकि दूसरा कारखाने से कोटेशन दे सकता है।

जवाब आने पर केवल प्रति इकाई कीमत वाला कॉलम न देखें। कीमत के अलावा किन बातों पर चीनी आपूर्तिकर्ताओं के कोटेशन की तुलना करें, इसके लिए चरणबद्ध तरीका अपनाएँ।

प्रत्येक आपूर्तिकर्ता से समान प्रश्न पूछें

यदि लक्ष्य आपूर्तिकर्ताओं की तुलना करना है, तो प्रत्येक शॉर्टलिस्ट किए गए आपूर्तिकर्ता के लिए समान RFQ का उपयोग करें।

एक साधारण टेम्पलेट में शामिल हो सकते हैं:

तालिका को कामकाजी संक्षिप्त जानकारी के रूप में उपयोग करें: एक अव्यवस्थित फ़ील्ड UNKNOWN को चिह्नित करें और पूछें कि इसे अंतिम रूप देने के लिए क्या आवश्यक है। आपूर्तिकर्ताओं से वर्तमान अनुलग्नक संस्करण का संदर्भ लेते हुए, प्रत्येक आवश्यकता को पूरा होने, विचलन, लंबित पुष्टि, या प्रस्तावित विकल्प के रूप में चिह्नित करने के लिए कहें। मौन पुष्टि नहीं है. अनुत्तरित या परस्पर विरोधी वस्तुओं की सूची बनाते हुए एक संक्षिप्त अनुवर्ती भेजें, उत्तर तिथि का अनुरोध करें और उत्तर मिलने तक उन्हें खुला रखें। यदि स्पष्टीकरण के बाद भी कोई आवश्यक आवश्यकता अनसुलझी रह जाती है, तो अनुपालन का अनुमान लगाने के बजाय उस आपूर्तिकर्ता को अंतिम तुलना से बाहर रखें।

इसका मतलब यह नहीं है कि प्रत्येक आपूर्तिकर्ता को समान शब्दों का उपयोग करना चाहिए। इसका मतलब है कि कोटेशनों के पीछे व्यावसायिक धारणाएँ सुसंगत होनी चाहिए।

RFQ से क्या जोड़ें

जब केवल पाठ ही पर्याप्त न हो तो अनुलग्नक अस्पष्टता को कम करने में मदद करते हैं।

उत्पाद के आधार पर, संलग्न करें:

• उत्पाद तस्वीरें
• तकनीकी चित्र
• उत्पाद विशिष्टताएँ
• संदर्भ नमूने या नमूना तस्वीरें
• पैकेजिंग संदर्भ
• कलाकृति को लेबल करें
• मौजूदा गुणवत्ता मानक
• परीक्षण या प्रमाणन आवश्यकताएँ
• प्रासंगिक उत्पाद लिंक

अनुलग्नकों को व्यवस्थित रखें. एक आपूर्तिकर्ता को यह पहचानने में सक्षम होना चाहिए कि कौन सी फ़ाइल वर्तमान विनिर्देश है और कौन सी फ़ाइलें केवल संदर्भ सामग्री हैं।

यदि कोई आपूर्तिकर्ता लिखित विशिष्टताओं के बावजूद ड्राइंग मांगता है, तो पूछें कि उसे किस विवरण का आकलन करने की आवश्यकता है: आयाम, लेआउट, कलाकृति, या अन्य उत्पादन आवश्यकता। सहमत हों कि किस फ़ाइल की आवश्यकता है और कौन सा संस्करण कोटेशन को नियंत्रित करता है; यह न मानें कि अनुरोध यह साबित करता है कि आपूर्तिकर्ता ने आपके विवरण को नजरअंदाज कर दिया है।

यदि कोई आवश्यकता अभी भी खुली है, तो स्पष्ट रूप से कहें। उदाहरण के लिए:

पैकेजिंग फाइनल नहीं हुई है। कृपया मानक निर्यात पैकेजिंग को अलग से उद्धृत करें और कस्टम खुदरा पैकेजिंग के लिए लागत अंतर की पहचान करें।

यह आपूर्तिकर्ता को चुपचाप एक धारणा चुनने के लिए छोड़ देने से अधिक उपयोगी है।

सामान्य RFQ गलतियाँ

सबसे आम RFQ समस्याएं आमतौर पर साधारण चूक हैं।

केवल "सर्वोत्तम मूल्य" के लिए पूछ रहे हैं

परिभाषित विशिष्टता और वाणिज्यिक आधार के बिना, आपूर्तिकर्ता कम कीमत लौटा सकता है जो वास्तविक आवश्यकता से मेल नहीं खाती है।

मात्रा नहीं बता रहा

मात्रा MOQ, इकाई मूल्य, टूलींग, पैकेजिंग और उत्पादन योजना को बदल सकती है।

सामग्री या गुणवत्ता को खुला छोड़ना

जब तक आवश्यकता स्पष्ट न हो, आपूर्तिकर्ता कम लागत वाली सामग्री या प्रक्रिया का चयन कर सकता है।

पैकेजिंग की अनदेखी

पैकेजिंग उत्पाद की लागत और शिपिंग लागत दोनों को प्रभावित कर सकती है।

गंतव्य को अस्पष्ट छोड़ना

फ़ैक्टरी मूल्य और वितरित मूल्य अलग-अलग प्रश्नों का उत्तर देते हैं।

विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं को अलग-अलग आवश्यकताएँ भेजना

यह बाद की तुलना को अविश्वसनीय बनाता है क्योंकि आपूर्तिकर्ता वास्तव में उसी परियोजना को उद्धृत नहीं कर रहे थे।

नमूना और थोक आवश्यकताओं का मिश्रण

एक नमूना विशेष हैंडलिंग या एक अलग उत्पादन प्रक्रिया का उपयोग कर सकता है। बताएं कि नमूना क्या दर्शाता है।

विभिन्न Incoterms की तुलना करना जैसे कि वे समान थे

कीमत केवल इसलिए कम दिख सकती है क्योंकि खरीदार पर अधिक जिम्मेदारी बनी रहती है।

उत्पाद को परिभाषित करने से पहले कीमत पूछना

यदि आपूर्तिकर्ता को विनिर्देश का अनुमान लगाना हो तो तेज़ कोटेशन उपयोगी नहीं है।

यह पूछे बिना कि इसका क्या मतलब है, "सभी शामिल" को स्वीकार करना

आपूर्तिकर्ताओं से कोटेशन के पीछे की प्रमुख लागतों, जिम्मेदारियों और बहिष्करणों को समझाने के लिए कहें।

RFQ प्रतिक्रियाओं को आपूर्तिकर्ता तुलना में कैसे बदलें

आरएफक्यू वापस आने के बाद, तुरंत सबसे कम कीमत वाला कोटेशन न चुनें।

इस क्रम का प्रयोग करें:

1. जांचें कि क्या प्रत्येक आपूर्तिकर्ता ने समान उत्पाद विनिर्देश उद्धृत किया है।
2. मात्रा और MOQ मान्यताओं की पुष्टि करें।
3. सामग्री, पैकेजिंग और गुणवत्ता आवश्यकताओं की जाँच करें।
4. डिलीवरी शर्तों और गंतव्य मान्यताओं को सामान्य बनाएं।
5. लुप्त जानकारी या बहिष्करण की पहचान करें।
6. आपूर्तिकर्ताओं की रैंकिंग करने से पहले स्पष्टीकरण प्रश्न पूछें।
7. उसी आधार पर व्यावसायिक शब्दों की तुलना करें।
8. सबसे मजबूत आपूर्तिकर्ताओं को नमूना या सत्यापन चरण में ले जाएं।

इसलिए RFQ का उद्देश्य केवल कीमतें प्राप्त करना नहीं है। यह अगला निर्णय आसान बनाने के लिए है.

जब चीन-पक्ष का समर्थन मदद करता है

एक अच्छी तरह से तैयार RFQ भ्रम को कम कर सकता है, लेकिन आपूर्तिकर्ता के उत्तर अभी भी अधूरे, असंगत या व्याख्या करने में कठिन हो सकते हैं।

जब खरीदारों को सहायता की आवश्यकता हो तो चीन-पक्ष का समर्थन उपयोगी हो सकता है:

• आपूर्तिकर्ता चीनी भाषा में स्पष्ट उत्तर देता है
• यह पुष्टि करना कि कोटेशन में क्या शामिल है
• आपूर्तिकर्ताओं से अनुपलब्ध तकनीकी या व्यावसायिक विवरण के लिए पूछना
• कई आपूर्तिकर्ताओं से प्रतिक्रियाओं की तुलना करना
• कोटेशन चरण के बाद नमूना अनुरोधों का समन्वय करना
• अगले प्रोजेक्ट चरण के दौरान आपूर्तिकर्ता संचार का पालन करें

उन खरीदारों के लिए जिनके पास पहले से ही आपूर्तिकर्ता विकल्प हैं लेकिन उन्हें चीन में व्यावहारिक संचार और कोटेशन अनुवर्ती की आवश्यकता है, व्यापार संचालन समर्थन उन प्रश्नों को जारी रखने में मदद कर सकता है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

मुझे किसी चीनी आपूर्तिकर्ता को RFQ में कौन सी जानकारी शामिल करनी चाहिए?

कम से कम, उत्पाद विनिर्देश, मात्रा, गुणवत्ता की आवश्यकताएं, पैकेजिंग, गंतव्य, वितरण आवश्यकता और कोटेशन आइटम शामिल करें जिन्हें आप आपूर्तिकर्ता से अलग करना चाहते हैं।

क्या मुझे प्रत्येक आपूर्तिकर्ता को वही RFQ भेजना चाहिए?

हाँ. प्रत्येक शॉर्टलिस्ट किए गए आपूर्तिकर्ता के लिए समान मूल आवश्यकताओं का उपयोग करें ताकि कोटेशन की तुलना समान के आधार पर की जा सके।

यदि मुझे अभी तक सटीक मात्रा का पता नहीं है तो क्या होगा?

एक यथार्थवादी सीमा दें या अपेक्षित ऑर्डर पैटर्न समझाएं। आपूर्तिकर्ता को अनुमान लगाने के लिए छोड़ने की तुलना में एक सीमा अधिक उपयोगी है।

क्या मुझे RFQ में पैकेजिंग आवश्यकताओं को शामिल करना चाहिए?

हां, जब भी पैकेजिंग उत्पाद की लागत, शिपिंग लागत, लेबलिंग या ऑर्डर स्वीकृति को प्रभावित कर सकती है।

क्या मुझे FOB, EXW, CIF, या DAP मांगना चाहिए?

आपूर्तिकर्ताओं से उस आधार पर कोटेशन देने के लिए कहें जो आपकी खरीद प्रक्रिया के लिए उपयुक्त हो, और सुनिश्चित करें कि जब आप उनकी कीमतों की तुलना करने की योजना बनाते हैं तो प्रत्येक आपूर्तिकर्ता उसी आधार का उपयोग करता है।

क्या मैं केवल उत्पाद फ़ोटो के साथ RFQ भेज सकता हूँ?

आप तस्वीरों से शुरुआत कर सकते हैं, विशेष रूप से मानक उत्पादों के लिए, लेकिन स्पष्ट विनिर्देश आमतौर पर अधिक उपयोगी और तुलनीय कोटेशन उत्पन्न करते हैं।

अंतिम टेकअवे

एक अच्छा RFQ आपूर्तिकर्ता का काम आसान बनाता है और खरीदार का निर्णय स्पष्ट करता है।

आपूर्तिकर्ताओं से ऑर्डर की कीमत पूछने से पहले उत्पाद, मात्रा, गुणवत्ता, पैकेजिंग, गंतव्य, वितरण शर्तें और कोटेशन प्रारूप को परिभाषित करें। शॉर्टलिस्ट किए गए आपूर्तिकर्ताओं के लिए समान RFQ का उपयोग करें, उनसे यह पहचानने के लिए कहें कि क्या शामिल है और क्या बाहर रखा गया है, और ऑफ़र की तुलना करने से पहले छूटी हुई जानकारी का समाधान करें।

लक्ष्य यथाशीघ्र न्यूनतम संख्या प्राप्त करना नहीं है। लक्ष्य ऐसे कोटेशन प्राप्त करना है जो एक अच्छे आपूर्तिकर्ता निर्णय का समर्थन करने के लिए समान खरीद आवश्यकता का अच्छी तरह से वर्णन करते हैं।