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Antes de cargar un contenedor en China, confirme la lista de mercancías, el lugar de carga, los contactos responsables y las cuestiones que deben resolverse antes de la expedición. Durante la carga, registre las cajas reales y su estado. Después, concilie la lista de bultos, el número de contenedor, el número de precinto y el registro de traspaso.
Utilice la siguiente lista para asignar pruebas y decisiones antes de que llegue el camión. Es un registro operativo del alcance de carga acordado, no una prueba de calidad del producto, estiba segura, despacho aduanero o aceptación por el transportista.
Asigne pruebas y decisiones por fase de carga
| Fase | Qué comprobar y registrar | Quién debería confirmar la tarea acordada | Si algo no coincide |
|---|---|---|---|
| Antes de cargar | Lista de bultos vigente; mercancía aprobada y retenida; marcas y estado de las cajas; dirección, cita y contactos de carga | El proveedor o almacén aporta los registros; el comprador designa un contacto para decidir; el equipo de carga y el transitario confirman los preparativos | Resuelva las faltas de mercancía, los embalajes dañados o las instrucciones poco claras antes de cargar la mercancía afectada |
| Contenedor vacío | Número y tipo de contenedor; estado visible del interior, suelo y puertas; dudas sobre su idoneidad | El equipo de carga comprueba dentro de su competencia y remite las dudas al proveedor del contenedor o al transitario | Registre la duda y solicite instrucciones; no suponga que una foto demuestra la idoneidad |
| Durante la carga | Recuento real de cajas por SKU o proveedor; secuencia de carga; estado visible; fotos vinculadas a referencias de mercancía | El equipo de carga registra el trabajo; el comprador o contacto designado decide las desviaciones comerciales | Detenga el trabajo afectado, identifique las cajas y acuerde la corrección o exclusión |
| Antes de precintar y salir | Lista final de mercancías; exclusiones pendientes; referencias del contenedor y precinto; retenciones sin resolver | El equipo de carga informa; el contacto autorizado confirma las instrucciones de mercancía; el transitario confirma los requisitos de transporte | Concilie las diferencias y avise a las partes pertinentes antes de la expedición |
| Traspaso | Versión final de la lista de bultos, números de contenedor y precinto, hora de carga, destinatario y acuse | El almacén o proveedor y el transitario designado intercambian el registro acordado | Conserve el aviso de discrepancia y la versión corregida; no sobrescriba el hecho original |
Estas funciones de coordinación son propuestas que deben acordarse con las partes. No determinan la responsabilidad contractual ni sustituyen las obligaciones aplicables del embalador, el cargador, el transportista o la terminal.
Prepare una instrucción de carga antes de que llegue el camión
Confirme la dirección exacta, el contacto del lugar, la cita, el tipo de contenedor y quién estará presente. Envíe al equipo de carga la lista de bultos vigente, la mercancía aprobada, la retenida, la agrupación por SKU, los requisitos fotográficos y el contacto del comprador que tomará decisiones.
Compruebe las cajas por SKU o proveedor, las marcas de expedición, los daños o la humedad visibles, las etiquetas, las dimensiones y los pesos declarados o medidos. Identifique claramente la fuente de cada cifra. Contar cajas cerradas no confirma las unidades que contienen.
Con varios proveedores, termine la recepción, el reembalaje y la correspondencia entre cajas antiguas y nuevas antes de cargar. Consulte cómo consolidar mercancías de varios proveedores en China para ese proceso previo; esta lista empieza con la mercancía propuesta para la carga.
Si necesita inspeccionar la calidad del producto o del embalaje, acuerde por separado el alcance y el momento mediante la lista de inspección previa al envío. Las fotos de carga no deben presentarse como resultado de inspección.
Coteje el contenedor y documente la carga
Coteje el número del contenedor con la reserva o la instrucción de recogida y fotografíe su identificación. Pida al equipo de carga responsable que compruebe el estado visible del contenedor antes de cargar y que comunique dudas sobre daños, contaminación, humedad, puertas o suelo. Un comprador que revisa fotos a distancia no debe certificar su idoneidad.
Acuerde con personal competente un plan de embalaje y sujeción específico para la carga. Proteja los productos frágiles, tenga en cuenta la distribución del peso y las mercancías incompatibles, y comunique los requisitos especiales de manipulación antes de empezar. No improvise un diseño de trincaje, un límite de apilado o un umbral de carga útil a partir de esta lista general. Consulte el Código CTU de la OMI/OIT/CEPE para orientaciones sobre embalaje y sujeción; es una guía mundial no obligatoria y sigue siendo necesario comprobar las normas aplicables y los requisitos específicos de la carga.
Solicite fotos del interior vacío y de la identificación del contenedor, de la mercancía y las etiquetas antes de cargar, de las fases relevantes, de la carga completa antes del cierre, de las puertas cerradas y del precinto colocado con su número legible. Vincule las fotos a la fecha de carga, el contenedor y las referencias de mercancía. Evite pedir a los trabajadores que entren en una zona insegura solo para conseguir una imagen.
Resuelva las incidencias de cantidad o embalaje antes de la expedición
Utilice un único aviso de discrepancia para la mercancía afectada:
- Identifique proveedor, pedido, SKU, marcas de cajas, versión de la lista de bultos y problema observado. Registre por separado las cantidades de cajas previstas y realmente observadas.
- Conserve las fotos originales y el registro del recuento. Retenga las cajas afectadas o detenga la parte correspondiente de la carga mientras las partes responsables evalúan la incidencia.
- Pida al proveedor o almacén una propuesta de corrección, reembalaje, exclusión o plan de carga revisado. Obtenga las instrucciones del comprador y las aprobaciones técnicas o de transporte necesarias; registre las consecuencias de coste y plazo antes de autorizar trabajo adicional.
- Vuelva a comprobar la corrección terminada, actualice la lista final y conserve la versión anterior y la decisión. Informe al transitario si cambian los datos de mercancía, el peso, la reserva o los plazos límite.
No reduzca silenciosamente la cantidad prevista para ajustarla al recuento, no cargue cajas retenidas porque nadie haya respondido ni suponga que quien comunica un daño debe pagarlo. Separe las preguntas de quién aprueba la actuación, quién paga inicialmente y quién asume el coste final.
Concilie contenedor, precinto, peso y documentos
Antes de salir, compare la lista final de bultos y la factura comercial con la carga real, el número de contenedor, el precinto, el destino y los datos del destinatario. Confirme con el transitario designado los plazos documentales y las retenciones sin resolver. Un precinto intacto registra una referencia de cierre; no demuestra el número de cajas, la calidad del producto ni el levante aduanero.
En los contenedores cargados sujetos a los requisitos aplicables del Convenio SOLAS, el cargador es responsable de aportar la masa bruta verificada (VGM). La explicación de la OMI sobre VGM la distingue de una anotación ordinaria del peso de mercancía: la VGM es una condición para cargar a bordo, no un derecho a hacerlo. Confirme con el transitario o transportista el cargador responsable, el procedimiento de verificación aceptado, el contacto para presentarla y el plazo. No cambie la etiqueta de un total no verificado de la lista de bultos para llamarlo VGM.
Si se sustituye un precinto, conserve el número original, el nuevo, el motivo, la hora, el responsable y el registro de avisos. Solicite instrucciones de las partes autorizadas antes de cambiarlo; pueden aplicarse controles aduaneros o del transportista. No elimine el registro original del precinto al editar.
Copie el registro de traspaso de la carga
Referencias del envío / pedido: [rellenar]. Dirección, fecha y hora de carga: [rellenar]. Versiones finales de la lista de bultos y factura: [rellenar]. Cajas realmente cargadas por proveedor / SKU: [rellenar]. Cajas retenidas, faltantes, excluidas o dañadas y referencias de decisiones: [rellenar o indicar ninguna]. Número y tipo de contenedor: [rellenar]. Número de precinto y referencia de foto legible: [rellenar]. Referencias de pruebas de carga y sujeción / límites registrados de las comprobaciones: [rellenar]. Fuente del peso y responsabilidad / estado de presentación de VGM, cuando proceda: [rellenar]. Retenciones, requisitos documentales o de transporte pendientes: [rellenar o indicar ninguno]. Parte que entrega, parte que recibe, hora y acuse: [rellenar].
Esta plantilla ayuda a la comunicación. Un registro de carga o un acuse de recogida no establece por sí solo la aceptación del producto, la transferencia de todos los riesgos contractuales ni el permiso para transportar las mercancías.
Para el siguiente paso de coordinación, utilice la lista de traspaso al transitario y al agente de transporte.
Cómo puede ayudar Alex Trading Group
Alex Trading Group puede apoyar la recepción en almacén, el reembalaje, la consolidación, la preparación de la carga, el seguimiento de la carga de contenedores y la planificación del envío, cuando corresponda.
Si las mercancías están listas o casi listas en China, envíe los datos del proveedor y la lista de bultos, la información de las cajas, el destino, los datos del transitario, el calendario de carga y las retenciones conocidas. Confirme el alcance real y los preparativos para su envío.
Preguntas frecuentes
¿El seguimiento de la carga del contenedor equivale a una inspección del producto?
No. El seguimiento registra la preparación y el proceso de carga acordados. La inspección del producto y del embalaje necesita su propio alcance, comprobaciones y resultados.
¿Qué ocurre si el recuento de cajas difiere de la lista de bultos?
Registre ambas cifras e identifique la mercancía afectada. Detenga el trabajo afectado, concilie la discrepancia, obtenga instrucciones autorizadas y conserve los registros originales y corregidos antes de la expedición.
¿Las fotos de carga o un número de precinto demuestran que el envío está autorizado?
No. Documentan partes del proceso de carga. Los requisitos aduaneros, del transportista, de la terminal y otros aplicables necesitan confirmación por separado.
¿El peso bruto de la lista de bultos es automáticamente la VGM?
No. Confirme el procedimiento de verificación y presentación aplicable. No describa un total no verificado del peso de mercancía como masa bruta verificada.
