รายละเอียดกรณีศึกษา
ภาพรวมโครงการ
ผู้ซื้อจาก UAE ติดต่อ Alex Trading พร้อมภาพสินค้า และขอให้เราช่วยจัดหาแผ่นโฟมขัดจากจีน
ผู้ซื้อต้องการมากกว่าช่องทางติดต่อซัพพลายเออร์ โครงการต้องให้เราค้นหาแหล่งสินค้าที่เหมาะสม สื่อสารความต้องการสินค้า รวบรวมใบเสนอราคา เจรจาเงื่อนไขจัดซื้อ และประสานคำสั่งซื้อจนถึงการจัดส่ง
ระหว่างการจัดซื้อ ปริมาณที่ต้องการเปลี่ยนไป จึงต้องทบทวนราคาซัพพลายเออร์และแผนการดำเนินคำสั่งซื้อเดิมด้วย
ความต้องการของลูกค้า
ในเบื้องต้น ลูกค้าขอให้เราช่วยในเรื่องต่อไปนี้:
- ค้นหาสินค้าที่ต้องการ
- ค้นหาซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม
- ขอใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์
- เจรจาเงื่อนไขการจัดซื้อ
- เสนอราคาที่ได้รับการยืนยันแล้วให้ลูกค้า
- ประสานคำสั่งซื้อและการจัดส่ง
ลูกค้าให้ภาพสินค้าเป็นข้อมูลอ้างอิงเริ่มต้น
ทีมเราจัดระเบียบข้อมูลความต้องการที่มี และใช้ติดต่อซัพพลายเออร์ที่เกี่ยวข้องในจีน
การค้นหาซัพพลายเออร์และเสนอราคา
เราติดต่อซัพพลายเออร์ที่สามารถจัดหาแผ่นขัดตามที่ต้องการ และสื่อสารความต้องการของผู้ซื้อ
หลังรับใบเสนอราคาจากซัพพลายเออร์ เราทบทวนเงื่อนไขจัดซื้อที่มีให้เลือกและจัดทำใบเสนอราคาให้ลูกค้า
ในขั้นตอนนี้ ราคาซัพพลายเออร์เริ่มต้นอิงปริมาณคำสั่งซื้อที่คาดไว้มากกว่าในภายหลัง
อย่างไรก็ตาม ลูกค้าปลายทางของลูกค้าได้ลดปริมาณที่ต้องการลงในเวลาต่อมา
คำสั่งซื้อสุดท้ายปรับเป็น 25 ชิ้น
เนื่องจากปริมาณเปลี่ยนไป จึงไม่สามารถใช้เงื่อนไขจัดซื้อเดิมต่อได้โดยอัตโนมัติ ต้องยืนยันราคาและเงื่อนไขคำสั่งซื้อที่เกี่ยวข้องกับซัพพลายเออร์อีกครั้งก่อนดำเนินการซื้อ
การประสานคำสั่งซื้อที่เปลี่ยนแปลง
การเปลี่ยนปริมาณคำสั่งซื้อพบได้บ่อยในโครงการจัดหาระหว่างประเทศ แต่ผลกระทบอาจมากกว่าราคาต่อหน่วย
สำหรับคำสั่งซื้อนี้ ปริมาณที่ลดลงต้องประสานเพิ่มเติมเรื่อง:
- ราคาซัพพลายเออร์
- เงื่อนไขคำสั่งซื้อ
- เงื่อนไขการออกใบแจ้งหนี้
- การจัดการรับสินค้า
- การประสานส่งมอบ
แทนที่จะถือว่าใบเสนอราคาเดิมเป็นข้อสรุปสุดท้าย เราสื่อสารกับซัพพลายเออร์ต่อโดยอิงความต้องการล่าสุดของผู้ซื้อ
วิธีนี้ทำให้ลูกค้าดำเนินคำสั่งซื้อปริมาณน้อยลงได้ โดยให้การจัดซื้อและการจัดการโลจิสติกส์สอดคล้องกับแผนจัดส่งจริง
การรับสินค้าและรวมสินค้า
ผู้ซื้อมีการจัดการโลจิสติกส์ของตนเองอยู่แล้ว และสามารถจัดรถรับสินค้าผ่านผู้ให้บริการขนส่งของตน
แทนที่จะส่งคำสั่งซื้อขนาดเล็กนี้ไปต่างประเทศแยกต่างหาก สินค้าถูกส่งไปยังโรงงานอีกแห่งก่อน ซึ่งผู้ซื้อมีสินค้าอีกชุดหนึ่งรอจัดส่งอยู่แล้ว
จากนั้นจึงสามารถรวมแผ่นขัดกับสินค้าอื่นของผู้ซื้อได้
ทำให้เกิดขั้นตอนจัดส่งที่เหมาะกับงานจริงมากขึ้น:
ซัพพลายเออร์ → ซัพพลายเออร์/โรงงานอีกรายของผู้ซื้อ → รวมสินค้า → ขนส่งระหว่างประเทศ
บทบาทของเราคือประสานฝั่งจัดซื้อ และให้คำสั่งซื้อเชื่อมต่อกับแผนโลจิสติกส์ที่ผู้ซื้อมีอยู่
การจัดการนี้ยังเชื่อมกับการสนับสนุนตรวจสินค้า คลังสินค้า และการจัดส่งในภาพรวมของเรา เมื่อการดำเนินงานจัดหาต้องเชื่อมกับการรับสินค้า การรวมสินค้า และการวางแผนจัดส่ง
ผลลัพธ์
คำสั่งซื้อสุดท้ายจำนวน 25 แผ่นขัด ดำเนินการแล้วเสร็จและส่งออกจากต้นทางเรียบร้อย
โครงการมีการปรับหลายอย่างหลังใบเสนอราคาเดิม โดยเฉพาะเพราะปริมาณที่ต้องการเปลี่ยนระหว่างการจัดซื้อ
ด้วยการประสานซัพพลายเออร์ ราคา การรับสินค้า และการส่งมอบอย่างต่อเนื่อง เราช่วยให้ผู้ซื้อพัฒนาคำสั่งซื้อจากภาพสินค้าและคำขอจัดหาเบื้องต้นไปจนจัดส่งแล้วเสร็จ
สิ่งที่โครงการนี้แสดงให้เห็น
คำสั่งซื้อจัดหาขนาดเล็กก็อาจต้องประสานงานมาก
การหาซัพพลายเออร์เป็นเพียงส่วนหนึ่งของกระบวนการ การเปลี่ยนปริมาณ เงื่อนไขใบเสนอราคา การจัดการรับสินค้า ข้อกำหนดออกใบแจ้งหนี้ และแผนรวมสินค้า ล้วนมีผลว่าคำสั่งซื้อจะดำเนินไปได้ราบรื่นหรือไม่
สำหรับผู้ซื้อจากต่างประเทศที่จัดหาสินค้าจากจีน การมีทีมในพื้นที่ประสานรายละเอียดเหล่านี้ช่วยเชื่อมการค้นหาซัพพลายเออร์กับกระบวนการจัดซื้อและจัดส่งจริงได้