Szczegóły realizacji
Przegląd projektu
Kupujący z ZEA skontaktował się z Alex Trading, przesyłając zdjęcie produktu i prosząc o pomoc w zakupie piankowych padów polerskich w Chinach.
Potrzebował czegoś więcej niż kontaktu do dostawcy. Projekt wymagał znalezienia odpowiednich źródeł, przekazania wymagań dotyczących produktu, zebrania ofert, negocjacji warunków zakupu i koordynacji zamówienia aż do wysyłki.
W trakcie zakupu zmieniła się potrzebna ilość. Oznaczało to konieczność ponownego przeglądu pierwotnych cen dostawcy i ustaleń dotyczących realizacji.
Wymagania klienta
Początkowo klient poprosił o pomoc w:
- Znalezieniu wymaganego produktu
- Wskazaniu odpowiednich dostawców
- Uzyskaniu ofert dostawców
- Negocjowaniu warunków zakupu
- Przekazaniu klientowi potwierdzonej oferty
- Koordynacji zamówienia i wysyłki
Klient dostarczył zdjęcie produktu jako początkowy punkt odniesienia.
Nasz zespół uporządkował dostępne wymagania i na ich podstawie skontaktował się z odpowiednimi dostawcami w Chinach.
Wyszukiwanie dostawców i oferta
Skontaktowaliśmy się z dostawcami mogącymi dostarczyć wymagane pady polerskie i przekazaliśmy potrzeby kupującego.
Po otrzymaniu ofert sprawdziliśmy dostępne warunki zakupu i przygotowaliśmy ofertę dla klienta.
Na tym etapie początkowa cena dostawcy opierała się na większej oczekiwanej ilości zamówienia.
Jednak odbiorca naszego klienta później zmniejszył potrzebną ilość.
Ostatecznie zamówienie zmieniono na 25 sztuk.
Ponieważ ilość się zmieniła, nie można było po prostu przenieść wcześniejszych warunków zakupu. Przed zakupem trzeba było ponownie potwierdzić z dostawcą cenę i związane z nią warunki zamówienia.
Koordynacja zmienionego zamówienia
Zmiany ilości są częste w międzynarodowych projektach zakupowych, ale mogą wpływać na więcej niż cenę jednostkową.
W tym zamówieniu mniejsza ilość wymagała dodatkowej koordynacji:
- Cen dostawcy
- Warunków zamówienia
- Warunków fakturowania
- Ustaleń odbioru
- Koordynacji dostawy
Zamiast uznać pierwszą ofertę za ostateczną, kontynuowaliśmy rozmowy z dostawcą na podstawie zaktualizowanych wymagań kupującego.
Pozwoliło to klientowi zrealizować mniejsze zamówienie, zachowując zgodność ustaleń zakupowych i logistycznych z rzeczywistym planem wysyłki.
Odbiór i konsolidacja
Kupujący miał już własne ustalenia logistyczne i mógł zorganizować odbiór przez swojego usługodawcę transportowego.
Zamiast wysyłać to niewielkie zamówienie osobno za granicę, towary najpierw dostarczono do innej fabryki, w której na wysyłkę czekała już oddzielna partia produktów kupującego.
Pady polerskie można było następnie połączyć z pozostałym ładunkiem kupującego.
Powstała w ten sposób praktyczniejsza ścieżka wysyłki:
Dostawca → Inny dostawca/fabryka kupującego → Konsolidacja ładunku → Transport międzynarodowy
Nasza rola polegała na koordynacji zakupu i dopilnowaniu, aby zamówienie połączyło się z istniejącym planem logistycznym kupującego.
Rozwiązanie to wiązało się również z naszym szerszym wsparciem kontroli, magazynowania i wysyłki, gdzie realizację zakupów trzeba połączyć z odbiorem, konsolidacją i planowaniem wysyłki.
Wynik
Ostateczne zamówienie 25 padów polerskich pomyślnie zrealizowano i wysłano.
Po pierwotnej ofercie projekt wymagał kilku zmian, zwłaszcza z powodu zmniejszenia ilości w trakcie zakupów.
Kontynuując koordynację dostawcy, ceny, odbioru i dostawy, pomogliśmy kupującemu przejść od zdjęcia produktu i pierwszego zapytania do zakończonej wysyłki.
Co pokazuje ten projekt
Niewielkie zamówienia zakupowe nadal mogą wymagać znacznej koordynacji.
Znalezienie dostawcy to tylko część procesu. Zmiany ilości, warunków oferty, ustaleń odbioru, wymagań fakturowania i planów konsolidacji mogą wpływać na sprawność realizacji zamówienia.
Dla zagranicznych kupujących produkty w Chinach lokalny zespół koordynujący te szczegóły może pomóc połączyć wyszukiwanie dostawców z rzeczywistym zakupem i wysyłką.