Falldetails
Projektüberblick
Ein Käufer aus den Vereinigten Arabischen Emiraten (UAE) kontaktierte Alex Trading mit einem Produktbild und bat uns, ihn bei der Beschaffung von Schaumstoff-Polierpads aus China zu unterstützen.
Der Käufer benötigte mehr als einen Lieferantenkontakt. Für das Projekt mussten wir geeignete Bezugsquellen ermitteln, die Produktanforderung kommunizieren, Angebote einholen, Einkaufsbedingungen verhandeln und die Bestellung bis zum Versand koordinieren.
Während des Einkaufsprozesses änderte sich die benötigte Menge. Deshalb mussten auch die ursprünglichen Lieferantenpreise und die Vereinbarungen zur Auftragsabwicklung überprüft werden.
Kundenanforderung
Der Kunde bat uns zunächst um Unterstützung bei folgenden Aufgaben:
- Das benötigte Produkt finden
- Geeignete Lieferanten ermitteln
- Angebote von Lieferanten anfordern
- Einkaufsbedingungen verhandeln
- Dem Kunden ein bestätigtes Angebot vorlegen
- Bestellung und Versand koordinieren
Der Kunde stellte ein Produktbild als erste Referenz bereit.
Unser Team strukturierte die verfügbaren Angaben zur Anforderung und nutzte sie, um relevante Lieferanten in China anzusprechen.
Lieferantensuche und Angebot
Wir kontaktierten Lieferanten, die die angefragten Polierpads liefern konnten, und teilten ihnen die Anforderungen des Käufers mit.
Nach Eingang der Lieferantenangebote prüften wir die verfügbaren Einkaufsbedingungen und erstellten das Angebot für den Kunden.
Zu diesem Zeitpunkt beruhte die ursprüngliche Preisgestaltung des Lieferanten auf einer höheren erwarteten Bestellmenge.
Der nachgelagerte Kunde unseres Auftraggebers reduzierte jedoch später die benötigte Menge.
Die endgültige Bestellung wurde auf 25 Stück angepasst.
Da sich die Menge geändert hatte, konnten die bisherigen Einkaufsbedingungen nicht einfach übernommen werden. Preise und zugehörige Auftragsbedingungen mussten vor dem Kauf erneut mit dem Lieferanten bestätigt werden.
Koordination der geänderten Bestellung
Änderungen der Bestellmenge kommen bei internationalen Beschaffungsprojekten häufig vor, können aber mehr als nur den Stückpreis beeinflussen.
Bei dieser Bestellung erforderte die geringere Menge zusätzliche Abstimmung zu folgenden Punkten:
- Preisgestaltung des Lieferanten
- Auftragsbedingungen
- Bedingungen der Rechnungsstellung
- Abholvereinbarungen
- Lieferkoordination
Wir betrachteten das ursprüngliche Angebot nicht als endgültig, sondern setzten die Kommunikation mit dem Lieferanten auf Grundlage der aktualisierten Anforderung des Käufers fort.
So konnte der Kunde die kleinere Bestellung weiterverfolgen, während die Einkaufs- und Logistikvereinbarungen mit dem tatsächlichen Versandplan abgestimmt blieben.
Abholung und Warenkonsolidierung
Der Käufer hatte bereits eigene Logistikvereinbarungen und konnte die Abholung über seinen Transportdienstleister organisieren.
Anstatt diese kleine Bestellung separat ins Ausland zu versenden, wurden die Waren zunächst zu einer anderen Fabrik geliefert, bei der bereits eine separate Produktcharge des Käufers auf den Versand wartete.
Die Polierpads konnten anschließend mit der übrigen Fracht des Käufers zusammengeführt werden.
Daraus ergab sich ein praktikablerer Versandablauf:
Lieferant → Anderer Lieferant/andere Fabrik des Käufers → Warenkonsolidierung → Internationaler Transport
Unsere Aufgabe bestand darin, die Einkaufsseite zu koordinieren und sicherzustellen, dass sich die Bestellung mit dem bestehenden Logistikplan des Käufers verbinden ließ.
Die Vereinbarung knüpfte auch an unsere weiter gefasste Unterstützung bei Inspektion, Lagerabwicklung und Versand an, bei der die Beschaffungsabwicklung mit Abholung, Warenkonsolidierung und Versandplanung verbunden werden muss.
Ergebnis
Die endgültige Bestellung über 25 Polierpads wurde erfolgreich abgeschlossen und versandt.
Nach dem ursprünglichen Angebot waren im Projekt mehrere Anpassungen erforderlich, insbesondere weil sich die benötigte Menge während des Einkaufsprozesses geändert hatte.
Durch die fortlaufende Koordination mit dem Lieferanten sowie die Abstimmung von Preisen, Abholung und Lieferung halfen wir dem Käufer, die Bestellung von einem Produktbild und der ersten Beschaffungsanfrage bis zum abgeschlossenen Versand voranzubringen.
Was dieses Projekt zeigt
Auch kleine Beschaffungsaufträge können einen erheblichen Koordinationsaufwand erfordern.
Die Suche nach einem Lieferanten ist nur ein Teil des Prozesses. Änderungen bei Mengen, Angebotsbedingungen, Abholvereinbarungen, Rechnungsanforderungen und Konsolidierungsplänen können beeinflussen, ob sich eine Bestellung reibungslos abwickeln lässt.
Für Käufer im Ausland, die Produkte aus China beschaffen, kann ein lokales Team, das diese Einzelheiten koordiniert, die Lieferantensuche mit dem tatsächlichen Einkaufs- und Versandprozess verbinden helfen.